M-Filesin raportointitietopalvelut mahdollistaa tietojen viennin M-Filesista ulkopuolisiin tietokantoihin (SQL Server). Järjestelmänvalvoja voi manuaalisesti määritellä vietävät tiedot tai viedä tiedot ajastetusti M-Filesista raportointikäyttöön tai muuhun käyttöön. M-Filesin raportointitietopalvelut asentuu samalla, kun asennat M-Files Server -palvelimen.
Voit varastokohtaisesti määritellä M-Files Adminissa, mitä tietoja haluat viedä raportointikäyttöön. Voit viedä tietoja myös muuhun käyttöön. Valitse Tietojen vienti ja raportointi vasemmassa puunäkymässä ja luo uusi tietojoukko, jonka haluat viedä.
Tietojoukon yleiset asetukset
Tällä välilehdellä määritellään tietojoukon nimi ja sisältö.
Uuden tietojoukon yleiset asetukset.
Nimi
Anna tietojoukkoa kuvaava nimi.
Vietävät tiedot
Määrittele, mitä kohdetyyppejä ja niiden ominaisuuksia haluat viedä ulkoiseen tietokantaan. Voit viedä muun muassa erilaisia asiakas-, projekti- ja tapahtumatietoja. Näiden tietojen perusteella voit luoda erilaisia raportteja, kuten myynti kuukausittain, tarjouskannan koko tai vaikka avoimet projektit asiakkaittain.
OLE DB -yhteysmääritys
Lisätietoja saat kohdasta Yhteys ulkoiseen tietokantaan.
Ei käytössä
Tietojoukko voidaan poistaa käytöstä merkitsemällä Ei käytössä -valintaruutu.
Tietojoukon lisäasetukset
Lisäasetukset-välilehdellä on myös hyödyllisiä asetuksia.
Uuden tietojoukon ominaisuusikkunan Lisäasetukset-välilehti.
Käyttäjän identiteetti
Valitse käyttäjä, jonka identiteettiä haluat käyttää tietojen lukemiseen M-Filesista raportointipalveluihin. Käyttäjäksi kannattaa valita ns. peruskäyttäjä, jolla ei ole laajennettuja oikeuksia. Mikäli käytät esimerkiksi omaa käyttäjäidentiteettiäsi, jolla on järjestelmänvalvojan rooli, voi asiakasohjelmiston puolella näytettäviin raportteihin päätyä sellaista tietoa, mitä ei haluta näyttää kaikille käyttäjille.
Ajastus
Käytä ajastusta, mikäli haluat, että raportteihin vietävät tiedot päivitetään tietyn väliajoin. Tietojen vienti suositellaan ajastettavaksi kerran päivässä, viikossa tai kuukaudessa tapahtuvaksi. Raportit päivitetään samalla. Mikäli et valitse ajastusta, ei tietoja päivitetä sen jälkeen, kun olet ne kerran vienyt.
Lisäksi voit luoda raportointipalveluissa erillisen päivityslinkin, jolla käyttäjä voi päivittää raportin asiakasohjelmiston puolella aina halutessaan ajan tasalle. Lisätietoja saat M-Filesin teknisestä tuesta: [email protected].
Ominaisuuden historia ja vanhat arvot
Voit määrittää ominaisuuskohtaisesti, haluatko viedä myös ominaisuuden muutoshistorian tai vanhat arvot. Jos haluat viedä ominaisuuden muutoshistorian tai vanhat arvot, mene Yleiset-välilehdelle, valitse ominaisuus, jonka historiatiedot viedään, ja napsauta Muokkaa... Valitse lopuksi Historia ja vanhat arvot -välilehti.
Voit myös viedä ominaisuuden mukana muutoshistorian tai vanhat arvot.
Vie tämän ominaisuuden muutoshistoria
Muutoshistoria lisää tiedon ominaisuuden jokaisesta arvon muutoksesta tietojoukkoon. Tämä mahdollistaa vastaamisen sellaisiin kysymyksiin, kuten: ”Mikä oli elokuussa saatujen kauppojen kokonaisarvo?”. Tällöin raportti tulkitsee muutosta Ei-tilasta Kyllä-tilaan elokuun aikana.
Vie tämän ominaisuuden vanhat arvot käyttäen näytteenottoa
Näytteenotto lisää otantahistorian ominaisuuden arvoista tietojoukkoon. Tämä mahdollistaa vastaamisen sellaisiin kysymyksiin, kuten: ”Mikä oli avointen laskujen kokonaisarvo elokuun lopussa?”. Tällöin raportin luontitoiminto laskee avointen laskujen (Ei maksettu -tilassa) kokonaisarvon tiettynä hetkenä.
Ota näyte: Voit määritellä, otetaanko näytteenotto päivän, viikon, kuukauden vai vuoden lopussa. Tällöin näyte otetaan ko. vuorokauden viimeisenä ajanhetkenä.
Lisäksi voit määritellä kuinka pitkältä ajalta haluat vielä muutoshistorian tai näytteenoton. Jos näytteenottoväli on tiheä (esim. päivittäin), kannattaa historian pituutta rajoittaa, jolla vältetään tarpeettoman suureksi paisuva tietokanta ja nopeutetaan vientitoimintoa.
Historian pituus
Voit viedä koko historian, historiatiedot tietyltä kiinteämittaiselta aikaväliltä tai tiedot alkaen tietystä päivämäärästä.