Ohjelmiston kielen vaihtaminen
M-Files-ohjelmistoa voidaan käyttää usealla eri kielellä. Kielen vaihto on helppoa, ja kieli voidaan vaihtaa käytön aikana. Voit avata Vaihda kieli -ikkunan napsauttamalla M-Filesin kuvaketta Windowsin ilmaisinalueella ja valitsemalla Asetukset > Vaihda kieli. M-Files-ohjelmisto tarjoaa automaattisesti nämä kielivaihtoehdot.
Tällöin esimerkiksi käyttäjä, joka on valinnut ohjelmiston kieleksi englannin, näkee seuraavat valinnat englanniksi: Check Out, Check In ja Workflow. Jos valittuna on suomi, samat valinnat näkyvät suomeksi: Varaa muokattavaksi, Palauta muokkauksesta ja Työnkulku.
Mikäli ohjelmistosta halutaan uusia kieliversioita, joita ei vielä ole tarjolla, tulee tästä käännöstyöstä sopia erikseen M-Filesin kanssa.
Metatietorakenteen kääntäminen
Dokumenttivaraston metatietorakenne voidaan kääntää usealle eri kielelle. Dokumenttivaraston metatietorakenteella tarkoitetaan mm. varaston kohdetyyppejä, luokkia, ominaisuusmäärittelyitä, arvolistoja, työnkulkuja jne. Esimerkiksi dokumenttiluokkien nimet, kuten Tarjous, Tilaus ja Sopimus, voidaan kääntää halutuille kielille.
Yritys voi kääntää koko metatietorakenteen itse tai käännättää sen muualla. Käännösmateriaalin käsittely on helppoa: järjestelmänvalvoja voi viedä käännösmateriaalin XML-tiedostomuodossa. Varsinaisen käännöksen voi tehdä joku muu henkilö yrityksessä, tai materiaali voidaan käännättää ammattikääntäjällä tai käännöstoimistossa. Varsinainen käännöstyö ei siis ole sidoksissa M-Files Adminiin tai sen käyttöoikeuksiin.
Metatietorakenteen kääntämisestä on erityistä etua silloin, kun yrityksellä on esimerkiksi toimintoja kahdessa tai useammassa maassa. Tällöin jokainen käyttäjä voi lisätä dokumentteja ja muita kohteita käyttämällä oman äidinkielen mukaista metatietorakennetta. Metatietorakenteen monikielisyydestä on hyötyä, jos yrityksessä on käytössä useampia yrityskieliä muusta kuin maantieteellisestä syystä.
Ohjelmistolla ja metatietorakenteella eri kieli
M-Filesin varsinaisten toimintojen lisäksi myös dokumenttivarastokohtaiset metatiedot ovat valittavissa ja muokattavissa käyttäjän valitsemalla kielellä silloin, kun myös metatietorakenne on käännetty. Mikäli metatietorakennetta ei ole käännetty eri kielille, esimerkiksi suomesta englanniksi, käyttäjän on usein vaikea hahmottaa, miksi välillä jokin tieto näkyy suomeksi ja välillä englanniksi. Ainoastaan käyttäjät, joilla on järjestelmänvalvojan oikeudet, voivat nähdä ja muokata varsinaista metatietorakenteen sisältöä.
Esimerkiksi luokka Proposal, kohdetyyppi Customer sekä ominaisuusmäärittely Document date ovat osa metatietorakennetta. Mikäli käyttäjä on valinnut ohjelmiston kieleksi suomen, mutta varsinaista metatietorakennetta ei ole käännetty suomeksi, näkee käyttäjä nämä valinnat ainoastaan englanniksi, koska ne on metatietorakenteeseen lisätty ja nimetty englanniksi.
Tällöin esimerkiksi uutta dokumenttia luotaessa osa metatietokortin tiedoista näkyy suomeksi (Lisää ominaisuus, Avaa muokattavaksi ja Luo) ja osa englanniksi (Proposal, Customer ja Project). Tämä johtuu siitä, että esimerkiksi teksti Luo on osa M-Files-ohjelmistoa, joka on käännetty suomeksi, mutta metatietorakenteeseen kuuluvaa Proposal-käsitettä ei ole vielä käännetty.
Sekä suomea että englantia sisältävä metatietokortti.