Dokumenttikokoelma on kokoelma toisiinsa yhteydessä olevia dokumentteja. Ero monitiedostoiseen dokumenttiin on siinä, että dokumenttikokoelman jokainen jäsen on itsenäinen dokumentti, jolla on omat metatiedot. Lisäksi dokumenttikokoelmalla on omat jäsendokumenteista riippumattomat metatiedot. Monitiedostoisessa dokumentissa sen sijaan kaikki dokumenttitiedostot jakavat dokumentin ominaisuustiedot.
Voit luoda dokumenttikokoelman M-Filesiin Uusi dokumenttikokoelma -toiminnolla. Valitse ensin luokka ja täytä dokumenttikokoelman yhteiset metatiedot. Tämän jälkeen voit liittää dokumenttikokoelmaan jäseniä Jäsenet-toiminnon avulla.
Esimerkki dokumenttikokoelmasta: Yritys valmistelee uuden tuotteen myyntilupahakemusta viranomaisille. Myyntilupahakemus koostuu seuraavista erillisistä dokumenteista: saatekirje, yleiskuvaus tuotteesta, tuotteen tekninen spesifikaatio, lausunto turvallisuusviranomaiselta ja yrityksen tilinpäätös. Myyntilupahakemus kannattaa laatia dokumenttikokoelmana, koska sen jäsendokumentteja halutaan hyödyntää myös muissa vastaavissa dokumenttikokoelmissa sekä itsenäisinä dokumentteina.
Kokoelman jäsenet -ikkuna.
Lisää, Muokkaa, Poista
Voit lisätä, muokata ja poistaa kokoelman jäsenyyksiä valintaikkunan alalaidasta löytyvien painikkeiden avulla. Jos haluat lisätä useita kohteita kerralla, voit kätevästi myös raahata ja pudottaa kohteita kokoelman jäseniksi listausnäkymästä.
Uusin versio, Tietty versio
Lisätessäsi suhteen M-Files varmistaa vielä halutun versiokäyttäytymisen koskien lisättyä dokumenttia. Voit valita suhteen osoittamaan aina kohteen uusimpaan versioon tai nykyiseen versioon. Jälkimmäisessä tapauksessa dokumentin jatkomuokkaus ei vaikuta dokumenttikokoelmassa olevaan dokumenttiin.