| M-Files Desktopin perustoiminnot / Toiminnot-valikko | |
Sähköpostin liitetiedostojen sijasta voit jakaa yksittäisiä tiedostoja lukemista ja muokkausta varten Microsoft OneDrivessa myös henkilöille, joilla ei ole M-Files-käyttäjätiliä. Tällöin muokkaajalla/lukijalla ei tarvitse olla myöskään Windows Live ID -tunnusta.
Tiedosto voidaan jakaa näillä toiminnoilla kohdassa Jakaminen, sähköposti ja PDF: Jaa OneDriven kautta tai Jaa OneDriven kautta PDF:nä. Tiedostot voidaan jakaa alkuperäisessä muodossaan (esimerkiksi .docx) tai PDF-tiedostoina.
Linkki voidaan lähettää täyspitkässä tai lyhennetyssä muodossa. Lyhennetty muoto on miellyttävämpi käyttää, mutta luottamuksellisten tiedostojen kanssa kannattaa käyttää täyspitkää muotoa. Kaikki, joilla on pääsy linkkiin, voivat lukea ja muokata tiedostoa. Voit myös kopioida linkin valintaikkunasta muuhun käyttöön.
Voit hallita jaettuja tiedostoja OneDrive-tilisi kautta (https://onedrive.live.com/). Aiemmin jaetut tiedostot ja nykyiset kahdennetut tiedostot kannattaa poistaa aika ajoin.
Jos haluat jakaa esim. esitteitä ja hinnastoja siten, että jaetut versiot päivittyvät automaattisesti, kannattaa tällaiseen julkaisuun käyttää yhteistoimintaa eri varastojen välillä.
Tätä toimintoa käyttämällä M-Files luo uuden sähköpostiviestin, jossa on linkki tiedostoon. Vastaanottajalla on oltava M-Files-varaston ja tiedoston käyttöoikeus.
Voit lähettää tiedoston suoraan PDF-muodossa, jolloin tiedosto muutetaan ennen lähetystä PDF-muotoon. Kun PDF on valmis, M-Files luo uuden sähköpostiviestin PDF-tiedoston kera. Voit myös lähettää tiedoston alkuperäisessä muodossaan valitsemalla Lähetä kopio sähköpostitse. Molemmissa tapauksissa tiedosto liitetään sähköpostin liitetiedostoksi ilman linkitystä M-Filesiin.
Voit tallentaa tiedoston suoraan PDF-muotoon M-Filesin toimintoja käyttämällä. Tällöin tiedostoa ei tarvitse erikseen avata, vaan voit tehdä tallennuksen M-Filesissa käyttämällä toimintoa Tallenna PDF:ksi.
Mikäli olet tallentamassa yksitiedostoisesta dokumentista PDF:ää, M-Files luo uuden PDF-muodossa olevan dokumentin ja metatietokortin. Mikäli tallennat monitiedostoisessa dokumentissa olevasta tiedostosta PDF:n, tarjoaa M-Files oletuksena tallennusta samaan monitiedostoiseen dokumenttiin.
Voit myös muuntaa tiedoston PDF:ksi. Tällöin alkuperäinen tiedosto (esim. Word-muodossa oleva doc-tiedosto) korvataan vastaavalla PDF-tiedostolla.
Voit käyttää toimintoa Muunna PDF:ksi (lisää erillisen tiedoston), kun haluat pitää alkuperäisen version ja tehdä siitä PDF-tiedoston. Jos yksitiedostoinen dokumentti muunnetaan tällä toiminnolla, M-Files muuntaa sen monitiedostoiseksi dokumentiksi PDF-muuntamisen yhteydessä.