Merkintäasetukset näkyvät Alt-valikossa ja Selaa M-Filesia -käyttöliittymän vasemmassa reunassa olevalla tehtäväalueella.
Merkintöjen käyttöönotto käyttöliittymässä
- Avaa Selaa M-Filesia ja mene varastoosi.
- Paina Alt-näppäintä näppäimistöstä.
- Avaa Näkymä-valikko.
- Merkitse Näytä merkinnät -valintaruutu.
Uuden merkintäkohteen luonti
- Valitse sopivassa muodossa oleva dokumentti (esim. .doc tai .pdf).
- Varmista, että oikeanpuoleisessa sivupaneelissa on valittu Esikatselu-välilehti (eikä esimerkiksi Metatiedot-välilehti).
- Valitse Lisää merkintöjä -komento käyttöliittymän vasemmanpuoleiselta tehtäväalueelta.
Toiminto luo uuden Merkintä-kohteen dokumentin alle ja avaa merkintätyökalurivin esikatseluikkunaan. Kohde näkyy listausnäkymässä.
Merkintöjen lisääminen
Merkintätyökalurivin avulla dokumenttien osia voidaan korostaa monilla tavoilla.
Merkintätyökalurivi esikatseluikkunassa.
Voit lisätä kommentteja sekä tekstipainotuksia korostamalla, yliviivaamalla ja alleviivaamalla tekstiä. Voit myös lisätä nuolia, viivoja, suorakulmioita ja muita muotoja, kuten tekstilaatikoita, painotustarkoituksessa. Näiden elementtien lisäksi käytettävissä on kynätyökalu, johon on virheen varalta yhdistetty myös pyyhekumi. Voit myös lisätä monenlaisia leimoja, kuten ”Luonnos”, ”Hyväksytty” tai ”Lopullinen”.
Merkittyjen dokumenttien tallennus ja tulostus
Työkalurivillä on myös kuvakkeet tulostusta ja tallennusta varten. Voit käyttää näitä toimintoja merkityn dokumentin tulostamiseen tai kopion tallentamiseen henkilöille, joilla ole dokumenttivarastosi käyttöoikeuksia. Kopion tallentaminen on myös käytännöllinen tapa sisällyttää kaikki merkinnät yhteen PDF-tiedostoon.
Merkintöjen tallennus
Kun olet lopettanut merkintöjen tekemisen, voit tallentaa muutokset valitsemalla Tallenna merkinnät -asetuksen tehtäväpaneelista. Vaihtoehtoisesti voit valita toisen dokumentin, jolloin M-Files kysyy, haluatko palauttaa merkityn dokumentin muokkauksesta. Muokkaukset tallennetaan, kun dokumentti on palautettu muokkauksesta.
Merkintöjen muokkaus
- Valitse merkitty dokumentti tai merkintäkohde.
- Varmista, että Esikatselu-välilehti on käytössä.
- Valitse Muokkaa merkintöjä tehtäväpaneelista.
Toiminto avaa merkintätyökalurivin esikatseluikkunassa.
Merkintöjen näyttäminen ja piilottaminen
Kun olet valinnut merkityn dokumentin, tehtäväalueella on asetukset merkintöjen näyttämiseksi tai piilottamiseksi.
Merkinnät piilotetaan valitsemalla Piilota merkinnät tehtäväalueelta. Jos merkinnät eivät ole näkyvissä, ne saadaan näkyviin valitsemalla Näytä merkinnät.