Importer Fichiers et Dossiers

La commande Importer des fichiers et des dossiers vous permet de transférer facilement des fichiers vers M-Files, y compris des volumes importants. Le fait de sélectionner cette commande (Nouveau > Importer fichiers et dossiers... dans la barre de menus) permet d'ouvrir une boîte de dialogue où vous pouvez spécifier les fichiers et dossiers à importer ainsi que leur organisation.

Remarque : Vous pouvez également glisser-déposer des fichiers directement dans M-Files Desktop. Une fois le ou les fichiers déposés, M-Files réagit comme si vous étiez en train de créer un nouvel objet ou de nouveaux objets (se reporter à Créer un document).

Boîte de dialogue "Importer fichiers et dossiers".

Source

Spécifiez la source depuis laquelle vous souhaitez importer des fichiers ou des dossiers dans M-Files.

Inclure les sous-dossiers

Si vous souhaitez également importer des sous-dossiers et leur contenu, activez Inclure les sous-dossiers.

Ne pas conserver l'ancienne structure de dossiers

Si vous souhaitez transférer les fichiers dans M-Files sans conserver la structure des dossiers existants, sélectionnez Ne pas conserver l'ancienne structure de dossiers. Les documents importés apparaîtront, comme d'habitude, dans les vues M-Files classés en fonction de leurs métadonnées.

Conserver l'ancienne structure de dossiers

Lorsque vous sélectionnez Conserver l'ancienne structure de dossiers, vous pouvez également continuer à utiliser l'ancienne structure du dossier dans M-Files. Sélectionnez le dossier traditionnel dans lequel vous souhaitez importer les fichiers ou les dossiers. Pour créer un nouveau dossier traditionnel, cliquez sur Nouveau dossier. M-Files va conserver la structure de dossier des fichiers et des dossiers qui sont transférés. Vous pouvez en explorer la structure en naviguant parmi les dossiers traditionnels où vous avez transféré les objets. Les documents traditionnels apparaissent à la fois dans les dossiers traditionnels et dans les dossiers de vues M-Files classés en fonction de leurs métadonnées.

Afficher les propriétés

Si vous souhaitez spécifier les métadonnées des documents transférés, sélectionnez Afficher les métadonnées. Par exemple, si vous transférez des mémos vers M-Files, sélectionnez la classe de document Mémo dans la fiche de métadonnées, puis cliquez sur OK pour tous. Tous les documents importés seront alors rangés dans la classe Mémos.

Si vous ne sélectionnez pas cette option, tous les fichiers importés seront alors rangés dans la classe Document non classé. Ainsi, vous pouvez ajouter des métadonnées ultérieurement.

Autorisations

Spécifiez les autorisations pour les fichiers et dossiers importés. Le champ Autorisations n'est visible que si aucune autre propriété n'est définie pour les documents. Sinon, les autorisations sont définies dans la fiche de métadonnées.

Transférer des dossiers vers M-Files à l'aide de la boîte de dialogue Importer fichiers et dossiers

Étapes

Dans M-Files, appuyez sur Alt pour ouvrir la barre de menus.
Sélectionnez Nouveau > Importer Fichiers et Dossiers...
Cliquez sur ... pour sélectionner le dossier à importer.
Sélectionnez :
1. Ne pas conserver l'ancienne structure de dossiers pour rejeter l'ancienne structure du dossier que vous êtes en train d'importer.
  ou
2. Conserver l'ancienne structure de dossiers pour conserver l'ancienne structure du dossier que vous êtes en train d'importer. Vous devez sélectionner un fichier dans M-Files pour le contenu à importer. Vous pouvez créer un nouveau dossier en cliquant sur Nouveau Dossier.
Optionnelle : Décochez Afficher les métadonnées si vous ne voulez pas ajouter de métadonnées au contenu que vous êtes en train d'importer.
Cliquez sur OK.

Si vous cochez Afficher les métadonnées, réalisez les étapes allant de 7 à 9 pour chaque fichier que vous importez.

Dans la boîte de dialogue Nouveau document, sélectionnez une classe appropriée pour le fichier dans le menu déroulant Classe.
Saisissez d'autres valeurs de propriété optionnelles.
Cliquez sur Ajouter propriété afin d'ajouter des propriétés supplémentaires.
Cliquez sur Créer.

Résultats

Le dossier est importé dans M-Files. Si vous avez choisi l'option Conserver l'ancienne structure de dossiers, le dossier importé apparaît en tant que nouveau dossier traditionnel dans M-Files.