Vous pouvez modifier les métadonnées directement en modifiant les valeurs de propriété dans la fiche de métadonnées. En plus de pouvoir modifier directement les valeurs de propriété, vous pouvez également ajouter ou supprimer des propriétés, changer des informations liées au workflow et modifier les autorisations du ou des éléments sélectionnés.
Cliquer sur une propriété de la fiche de métadonnées permet d'activer le mode modification (indiqué par le ruban orange) affichant les options Enregistrer et Abandonner. Cliquer sur le bouton Enregistrer permet d'enregistrer les modifications, de créer une nouvelle version de l'objet et de retourner à la fiche de métadonnées en mode consultation. Sélectionner Abandonner permet de retourner à la fiche de métadonnées en mode consultation sans enregistrer de modification.
M-Files renseigne automatiquement les champs Créé le et Créé par sur la base de la connexion à l'ordinateur et de l'heure actuelle. M-Files peut également remplir d'autres champs en fonction de l'emplacement de sauvegarde du document. Le champ Nom ou Titre doit être rempli, car le titre constitue le nom affiché dans les diverses listes. Un astérisque (*) près d'un champ indique que la saisie de celui-ci est obligatoire pour pouvoir créer l'objet.
Une barre d'outils s'affiche pour les propriétés pouvant présenter des fonctionnalités supplémentaires. Seules les commandes disponibles pour la propriété sélectionnée sont affichées.
Les cinq commandes de la barre d'outils : Ajouter un champ, Supprimer le champ, Rafraîchir, Ajouter la valeur et Éditer.
Vous pouvez utiliser les icônes + et - pour ajouter ou supprimer des champs dans une propriété à sélection multiple. Cela vous permet de lier un document à plusieurs propriétés, comme un nombre de projets différents.
Cela permet à l'icône Rafraîchir de mettre à jour les valeurs d'une propriété en fonction d'une liste de valeurs. De plus, vous pouvez ajouter d'autres valeurs à une propriété en sélectionnant l'icône Ajouter la valeur. Avec l'icône Éditer, vous pouvez ouvrir une boîte de dialogue vous permettant de modifier la valeur choisie.
Vous pouvez ajouter facilement des champs de métadonnées à la fiche de métadonnées en cliquant sur l'étiquette Ajouter une propriété à la fin de la liste des propriétés. Si vous souhaitez créer de nouvelles propriétés, ouvrez M-Files Admin et veuillez-vous référer aux sections Définitions de Propriétés.