Workflow

M-Files s'intègre facilement au processus administratifs et opérationnels de l'organisation. Il est en effet plus simple de définir et de contrôler les tâches là où se trouvent les documents qui y sont relatifs. Grâce à la gestion des workflow, les tâches routinières de l'organisation peuvent être automatisées et les actions à effectuer peuvent être affectées aux bonnes personnes au bon moment. Les utilisateurs reçoivent des notifications électroniques concernant les activités, et les responsables peuvent contrôler l'avancement des opérations et donner leur approbation lorsque nécessaire.

Parmi différents autres processus, les workflow peuvent servir à traiter les factures d'achat. Dans ce cas, les étapes de workflow peuvent inclure :

• En attente d'approbation
• Autorisée
• Refusée
• Payée

Vous pouvez définir qui est autorisé à transférer l'objet d'une étape à une autre et qui est responsable de la prochaine étape. Par exemple, l'autorisation de règlement des factures peut nécessiter l'approbation d'un responsable.

Lorsque la facture est à l'étape Approuvée, le département comptabilité est automatiquement notifié qu'une nouvelle facture est en attente. Une fois la facture réglée, elle passe à l'étape Payée.