Scannen und Texterkennung (OCR)

Papierdokumente können zu M-Files hinzugefügt werden, indem Sie einen Netzwerk-Scanner oder lokalen Scanner einsetzen. Weitere Informationen zum Scannen über ein Netzwerk finden Sie im Abschnitt Scanner-Quellen. Wenn Sie lokal scannen, muss der Scanner direkt mit dem Computer verbunden sein, der zum Hinzufügen der gescannten Datei zu M-Files verwendet wird. Die Scanfunktionen sind im Menü Vorgänge zu finden.

Anmerkung: Zur Integration von Scannern in M-Files Desktop werden die Technologien TWAIN und WIA verwendet. Es werden nur Scanner unterstützt, die mit einem TWAIN- oder WIA-Treiber eingerichtet werden können.

Anmerkung: Das M-Files OCR-Modul ist ein M-Files Add-on-Produkt, das gegen eine zusätzliche Gebühr erhältlich ist und für die Texterkennungsfunktionalität zwingend benötigt wird. Die Aktivierung erfolgt über einen Lizenzcode. Sie müssen auch die notwendigen Dateien für das OCR-Modul installiert haben. Siehe Aktivierung M-Files OCR-Modul für weitere Information.

Dokumente vom Scanner hinzufügen

Schritte

ALT M-Filesdrücken, um die Menüleiste anzuzeigen und die Vorgänge > Scannen und Texterkennung (OCR) > Dokument vom Scanner hinzufügen wählen...
Alternativ dazu können Sie im Listenbereich, an einer leeren Stelle rechtsklicken undScannen und Texterkennung (OCR) > Dokument vom Scanner hinzufügen... aus dem Kontextmenü auswählen.
Optionaler: Falls das Quelle auswählen Dialogfeld geöffnet wird, den Scanner aus der Liste auswählen und auf Auswählen klicken.
Scannen Sie Ihr Dokument, indem Sie die Scanner-Anwendung verwenden.
Wenn das Scannen abgeschlossen ist, erscheint das Scan-Auftrag Dialogfeld.

Eine der folgenden Optionen auswählen:

Folgende Option auswählen...	Falls Sie...
Scannen beendet	keine zusätzlichen Dokumente scannen.
Weitere Seiten in aktuelles Dokument scannen	ein weiteres Dokument scannen und mit dem zuvor gescannten Dokument kombinieren.
Ein weiteres Dokument scannen	ein weiteres Dokument scannen und nicht mit dem zuvor gescannten Dokument kombinieren.

Optionaler: Falls das Dialogfeld Konvertieren in durchsuchbares PDFeingeblendet wird, Konvertieren wählen, falls Sie das gescannte Dokumente in ein suchbare PDF-Datei konvertieren wollen. Otherwise, click Skip Conversion.
Wenn das Neue DokumentDialogfeld eingeblendet wird, die Metadaten ausfüllen und anschließend Erstellen anklicken.

Ergebnisse

Das gescannte Dokumente oder die Dokumente werden zu M-Files hinzugefügt.

Dokumente über den Scanner zu einem Mehrdateiendokument hinzufügen

Schritte

In M-Filesdas Mehrdateiendokument lokalisieren, zu dem Sie die gescannte Datei hinzufügen wollen.
Auf das Mehrdateiendokument rechtsklicken und Datei hinzufügen > Datei vom Scanner hinzufügen...aus dem Kontextmenü auswählen.
Optionaler: Falls das Quelle auswählen Dialogfeld geöffnet wird, den Scanner aus der Liste auswählen und auf Auswählen klicken.
Scannen Sie Ihr Dokument, indem Sie die Scanner-Anwendung verwenden.
Wenn das Scannen abgeschlossen ist, erscheint das Scan-Auftrag Dialogfeld.

Eine der folgenden Optionen auswählen:

Folgende Option auswählen...	Falls Sie...
Scannen beendet	keine zusätzlichen Dokumente scannen.
Weitere Seiten in aktuelles Dokument scannen	ein weiteres Dokument scannen und mit dem zuvor gescannten Dokument kombinieren.
Ein weiteres Dokument scannen	ein weiteres Dokument scannen und nicht mit dem zuvor gescannten Dokument kombinieren.

Optionaler: Falls das Dialogfeld Konvertieren in durchsuchbares PDFeingeblendet wird, Konvertieren wählen, falls Sie das gescannte Dokumente in ein suchbare PDF-Datei konvertieren wollen. Otherwise, click Skip Conversion.

Ergebnisse

Das gescannte Dokument oder Dokumente werden zum Mehrdateiendokument hinzugefügt.

Anmerkung: Das Mehrdateiendokument verfügt nur über einen Satz an Metadaten und separate Dateien, die zum Mehrdateiendokument gehören, verfügen über keine separaten Metadaten.

Dokument durch ein Dokument vom Scanner ersetzen

Schritte

In M-Files das Dokument lokalisieren und hervorheben, das Sie mit einem Dokument vom Scanner ersetzen wollen.
Einzelne Dokumente und Dokumente eines Mehrdateiendokuments können mit einem Dokument vom Scanner ersetzt werden.
ALT drücken, um die Menüleiste anzuzeigen und Vorgänge > Scannen und Texterkennung (OCR) > Dokument vom Scanner hinzufügen wählen... auswählen.
Alternativ dazu können Sie auf die Dokumente rechtsklicken und die Scannen und Texterkennung (OCR) > Mit Datei vom Scanner ersetzen... Funktion auswählen.
Optionaler: Falls das Quelle auswählen Dialogfeld geöffnet wird, den Scanner aus der Liste auswählen und auf Auswählen klicken.
Scannen Sie Ihr Dokument, indem Sie die Scanner-Anwendung verwenden.
Wenn das Scannen abgeschlossen ist, erscheint das Scan-Auftrag Dialogfeld.

Eine der folgenden Optionen auswählen:

Folgende Option auswählen...	Falls Sie...
Scannen beendet	keine zusätzlichen Dokumente scannen.
Weitere Seiten in aktuelles Dokument scannen	ein weiteres Dokument scannen und mit dem zuvor gescannten Dokument kombinieren.
Ein weiteres Dokument scannen	ein weiteres Dokument scannen und nicht mit dem zuvor gescannten Dokument kombinieren.

Optionaler: Falls das Dialogfeld Konvertieren in durchsuchbares PDFeingeblendet wird, Konvertieren wählen, falls Sie das gescannte Dokumente in ein suchbare PDF-Datei konvertieren wollen. Otherwise, click Skip Conversion.

Ergebnisse

Das in M-Files vorhandene Dokument wird durch ein vom Scanner stammendes Dokument ersetzt.

Texterkennung (OCR) und Durchsuchbare PDFs

Wenn das OCR-Modul von M-Files aktiviert ist, schlägt M-Files vor, die gescannte Datei nach Abschluss des Scanvorgangs per Texterkennung in eine durchsuchbare PDF-Datei zu konvertieren. Sie können die Texterkennung aktivieren oder den Vorschlag ignorieren. Sie können auch erweiterte Einstellungen für die Texterkennung definieren.

Sie können eine Bilddatei in ein suchbares PDF umwandeln. Die Texterkennung wird auf die Bilddatei angewendet, um eine Volltextsuche in der gesamten Datei zu ermöglichen. Nach der Konvertierung können Sie beispielsweise nach einem von einer Bilddatei konvertieren Vertragsdokument suchen, indem Sie bei der Suche die Namen der Vertragsparteien oder einen beliebigen, in der originalen Bilddatei enthaltenen Text, verwenden.

M-Files schlägt auch automatisch die Texterkennung vor, falls Sie eine Bilddatei nach M-Files ziehen, sofern Sie das M-Files OCR-Modul installiert haben.

Texterkennung kann für die folgenden Dateiformate durchgeführt werden: TIFF, JPEG, BMP, PNG und GIF. TIFF-Dateien, die einen Alpha-Kanal benutzen oder eine JPEG-Komprimierung werden nicht unterstützt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Durchsuchbares PDF.

Anmerkung: Wenn die Texterkennung für eine Bilddatei durchgeführt wird, die nicht gespeichert und an M-Files zurückgegeben wurde, wird die Datei nur als PDF gespeichert. Andernfalls ist die ursprüngliche Bilddatei im Versionsverlauf des Dokuments zu finden.

Bilddateien als suchbare PDF-Dateien importieren und konvertieren

Schritte

Eine Datei nach M-Files ziehen und ablegen.
Nachdem das In durchsuchbares PDF konvertieren Dialogfeld erscheint, auf Konvertieren klicken.
Durch Klicken auf Erweitert im Konvertierung in durchsuchbares PDF Dialogfeld, können Sie die Qualität der Texterkennung durch Auswahl von Optionen zur Primär- und einer Sekundärsprache verbessern, die auf der Bilddatei verwendet werden.
Nachdem die Konvertierung beendet ist, erscheint das Dialogfeld Neues Dokument erneut. Beenden Sie den Import der Bilddatei, indem Sie die Metadaten ausfüllen und klicken Sie auf Erstellen.

Die Konvertierung einer bestehenden Bilddatei in M-Files in eine durchsuchbare PDF-Datei.

Schritte

In M-Files die Bilddatei lokalisieren und hervorheben, die Sie in eine durchsuchbare PDF-Datei konvertieren wollen.
Rechtsklicken auf die Datei undScannen und Texterkennung (OCR) > In durchsuchbares PDF konvertieren... aus dem Kontextmenü auswählen.
Alternativ dazu können Sie ALT drücken, um die Menüleiste einzublenden und Vorgänge > Scannen und Texterkennung (OCR) > In durchsuchbares PDF konvertieren... auszuwählen.
Wenn das In durchsuchbares PDF konvertieren Dialogfeld erscheint, auf Konvertieren klicken, um die Bilddatei zu konvertieren.

Ergebnisse

Die Bilddatei wird in ein durchsuchbares PDF konvertiert und sämtliche Textinhalte der Bilddatei können nun durch Verwendung der Suchfunktionen M-Files gefunden werden.