Automatisch ausgefüllte Metadaten

Sie können Eigenschaften festlegen, die den E-Mail-Nachrichten automatisch ausgefüllte Metadaten anhängen, wenn Sie die E-Mails durch Ziehen und Ablegen in den M-Files-Ordern in Outlook speichern. Diese Einstellungen sind ordnerspezifisch und ermöglichen es Ihnen, zahlreiche Unterordner für eine Vielzahl von Fällen einzusetzen. Die Funktion steht in Microsoft Outlook 2007, 2010, 2013 und 2016 zur Verfügung.

Anmerkung: Diese Ordner müssen als Unterordner unter den automatisch erstellten M-Files-Ordnern (bestehende Verbindungen mit Dokumentenverwaltung) hinzugefügt werden. Wenn Sie einen Ordner auf der Hauptebene erstellen, erhalten Sie einen normalen Outlook-Ordner, für den Sie keine M-Files-Eigenschaften festlegen können.

Die Funktion Eigenschaften von M-Files festlegen finden Sie in Microsoft Outlook, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten M-Files-Ordner klicken.

Eigenschaften-Dialogfeld für das Einrichten automatisch ausgefüllter und ordnerspezifischer Metadaten.

Klicken Sie auf Hinzufügen..., um die neue Eigenschaft zu definieren.

Sie können beispielsweise die Eigenschaft Projekt verwenden und bestimmen, dass diese den festen Wert Zenith Bauprojekt aufweist. So werden die Nachrichten, die in diesem Ordner abgelegt werden, automatisch mit dem Zenith Bauprojekt assoziiert. Alternativ können Sie, wenn Sie alle Stellenbewerbungen in der Klasse Stellenbewerbungen speichern möchten, die Ordnereigenschaft Klasse auswählen und deren Wert auf Stellenbewerbungen festlegen.

Sie können auch Eigenschaften für M-Files-Ordner festlegen, die aus der E-Mail-Nachricht selbst gelesen werden. In diesem Fall auf die Schaltfläche Hinzufügen... klicken und dann die Option Aus E-Mail-Nachrichten lesen sowie das gewünschte Feld vom Dropdown-Menü auswählen.

Benutzern erlauben, den Eigenschaftswert des Ordners beizubehalten

Diese Einstellung (nur sichtbar für Benutzer mit den Rechten zur Verwaltung der Allgemeinen Ansichten) fügt dem Dialogfeld Ordnereigenschaften die Spalte Beibehalten hinzu. Die Option Beibehalten steht dann allen Benutzern zur Verfügung und kann durch jeden einzelnen Benutzer kontrolliert werden. Durch Aktivierung der Option Beibehalten für eine Eigenschaft wird M-Files mitgeteilt, sich die letzten durch den Benutzer zur Verfügung gestellten Werte zu merken und dabei die ursprünglich durch den Administrator festgelegten Werte zu ignorieren.

Nehmen wir an, die Organisation steht in Verbindung zu zwei Projekten desselben Kunden und das Standardprojekt wurde als Alpha festgelegt. Der Projektmanager von Projekt Beta möchte möglicherweise die Option Beibehalten aktivieren, da das Projekt so nur ein Mal geändert werden muss. Danach erinnert sich M-Files daran, dass der Projektmanager seine E-Mails dem Projekt Beta anstatt Alpha zuweisen möchte, selbst dann, wenn das Standardprojekt als Alpha festgelegt wurde.

Berechtigungen

Die Option Berechtigungen ermöglicht es Ihnen, Benutzerrechte für die Nachrichten festzulegen, die im M-Files Ordner gespeichert werden. Nicht zu verwechseln mit den Berechtigungen zur Ansicht für allgemeine Ordner (siehe unten).

Zur Eingabe von Metadaten auffordern

Zudem können Sie festlegen, ob das Metadatenformular angezeigt wird, wenn Nachrichten in einem M-Files-Ordner abgelegt werden. Es ist ratsam, das Metadatenformular anzuzeigen, wenn Sie beim Speichern automatisch ausgefüllte Metadaten überprüfen oder ändern möchten, oder wenn Sie keine ordnerspezifischen Eigenschaften definiert haben.

Allgemeine M-Files-Ordner festlegen

Sie können auch festlegen, dass erstellte M-Files-Unterordner für alle Benutzer verfügbar sind. In diesem Fall wird der Ordner in Outlook für alle Benutzer angezeigt. Ein allgemeiner M-Files-Unterordner kann von einem Benutzer erstellt und definiert werden, der mindestens über die Berechtigung zum Verwalten allgemeiner Ansichten verfügt. Wenn der Benutzer eine Nachricht in einen allgemeinen Ordner zieht, erhält die Nachricht automatisch die für diesen allgemeinen Ordner festgelegten Metadaten (Eigenschaften).

Die benutzerübergreifenden Ordnereinstellungen werden einmal vorgenommen, wenn der Benutzer die Verwendung von Outlook beginnt und eine Verbindung zur Dokumentenverwaltung hergestellt ist.

Ansichtsberechtigungen für benutzerübergreifende Ordner

Sobald die Option Benutzerübergreifend aktiviert wird, erscheint die Registerkarte Berechtigungen neben jener der Metadaten. Dies ermöglicht es Ihnen, die Ansichtsberechtigungen für die benutzerübergreifenden Ordner festzulegen. Nicht zu verwechseln mit der Option Berechtigungen in der Registerkarte Metadaten (siehe oben).

Festlegen der automatisch ausgefüllten Metadaten

Schritte

In Microsoft Outlook einen bestehenden M-Files Ordner wählen oder einen neuen M-Files Ordner erstellen:

Falls Sie wollen...	Führen Sie Folgendes aus...
Sie können automatisch ausgefüllte Metadaten für einen bestehenden M-Files Ordner festlegen	Rechtsklicken auf den bestehenden M-Files Ordner in der Navigationsleiste und anschließend Eigenschaften von M-Files festlegen aus dem Kontextmenü auswählen.
Sie können automatisch ausgefüllte Metadaten für einen neuen M-Files Ordner festlegen	Auf die Dokumentenverwaltung in der Navigationsleiste rechtsklicken, Neuer Ordner... aus dem Kontextmenü auswählen, den Ordner benennen und anschließend die Enter-Taste drücken.

Das Eigenschaften Dialogfeld wird geöffnet.

Auf Hinzufügen... klicken, um die neue Eigenschaft zu definieren.
Das Eigenschaftsdefinition Dialogfeld wird geöffnet.
Aus dem Eigenschaft Dropdown-Menü eine M-Files Eigenschaft auswählen, die automatisch ausgefüllt werden soll und dann entweder:
1. Einen Festen Wert verwenden und anschließend einen Wert im Feld unten eingeben oder auswählen, falls der Eigenschaftenwert mit einem konkreten Wert ausgefüllt werden soll.
  oder
2. Aus E-Mail-Nachricht lesen wählen und ein Feld der E-Mail-Kopfzeile bestimmen, um die Information unter Verwendung des Feld Dropdown-Menüs zu lesen, falls Sie wollen, das der Eigenschaftswert mit Information ausgefüllt wird, die von der importierten E-Mail-Nachricht ausgelesen wird.
Auf OK klicken, um das Eigenschaftsdefinition Dialogfeld zu schließen.
Die automatisch ausgefüllte Eigenschaften wird der Eigenschaften Liste im Eigenschaften Dialogfeld hinzugefügt.
Optionaler: In der Eigenschaften Liste im Eigenschaften Dialogfeld das Beibehalten Kontrollkästchen einer automatisch ausgefüllten Eigenschaft auswählen, falls Sie wollen, dass M-Files immer den zuletzt eingestellten Wert für diese Eigenschaft des jeweiligen Benutzers speichert und den ursprünglichen Wert im Dialogfeld ignoriert.
Über das Berechtigungen Dropdown-Menü können Sie die Berechtigungen für Dokumente definieren, die über diesen Ordner erstellt wurden.
Optionaler: Das Zur Eingabe von Metadaten auffordern Kontrollkästchen markieren, falls das Metadatenformular angezeigt werden soll, das zur Eingabe von zusätzlichen Metadaten auffordert, wenn eine E-Mail-Nachricht in den Ordner gezogen und abgelegt wird.
Das Speichern als Typ Dropdown-Menü benutzen, um das E-Mail-Nachrichtenformat für die in diesem Ordner gespeicherten Nachrichten auszuwählen.
Optionaler: Das Kontrollkästchen Benutzerübergreifend markieren, falls dieser Ordner in Microsoft Outlook für alle Benutzer der Dokumentenverwaltung angezeigt werden soll.
Falls die Benutzerübergreifend Option aktiviert ist, können Sie die Benutzer in der Berechtigungen Registerkarte festlegen, die diesen Ordner sehen dürfen.

Ergebnisse

Falls eine E-Mail-Nachricht in den Microsoft Outlook Ordner gezogen und abgelegt wird, für die Sie die Option Automatisch ausgefüllte Metadaten gewählt haben, wird die Nachricht mit den automatisch ausgefüllten Metadaten in M-Files gespeichert.