M-Files Web Veröffentlichungseinstellungen

Wenn die Dokumente beispielsweise für Interessengruppen oder Kunden im Internet veröffentlicht werden, ist es eine gute Idee, gewisse Objekteigenschaften zu verbergen. Hat der Benutzer zum Beispiel nur Leserechte, müssen die Funktionen für die Bearbeitung gar nicht angezeigt werden. Mithilfe der Veröffentlichungseinstellungen können den Benutzern genügend zweckmäßige Funktionen bereitgestellt werden, die den Zugriff auf die veröffentlichten Informationen und deren Verarbeitung ermöglichen und vereinfachen.

Anmerkung: Sie können die Funktion Hyperlink abrufen im Aufgabenbereich verwenden, wenn Sie von der M-Files Web Oberfläche einen Link zum Dokument senden möchten.

Website für Definition der Veröffentlichungseinstellungen (speziell für die Website und die Dokumentenverwaltung)

Sie können unterschiedliche Veröffentlichungseinstellungen speziell für die Website und die Dokumentenverwaltung festlegen, indem Sie eine separate Konfigurationswebsite verwenden.

Melden Sie sich bei der Konfigurationsseite an, indem Sie die M-Files Web URL Ihres Unternehmens (z. B. http://www.publikationen.unternehmen.de) verwenden und „/configuration.aspx“ an die Adresse anhängen. Zum Beispiel "http://www.publikationen.unternehmen.de/configuration.aspx". Wenn Sie sich im Browser bereits bei M-Files Web angemeldet haben, werden Sie von M-Files nicht dazu aufgefordert, sich erneut anzumelden.

Anmerkung: Sie müssen über Systemadministratorrechte verfügen, um die Veröffentlichungseinstellungen bearbeiten zu können.

Websitespezifische Einstellungen

In den websitespezifischen Einstellungen können Sie Optionen auswählen, die für die Konfigurationswebsite und alle Dokumentenverwaltungen der Website gelten sollen.

Die Konfigurationswebsite für Veröffentlichungseinstellungen.

Zugriff auf Konfigurationsseiten einschränken

Sie können festlegen, dass die Konfigurationsseite für einen bestimmten IP-Adressbereich zugänglich ist. Der Zugriff auf die Konfigurationswebsite wird für gewöhnlich nur innerhalb des Unternehmens zugelassen.

Anzeigeoptionen

Seitentitel: Sie können den Namen für die von Ihnen angebotene Website frei wählen. Der Standardtitel lautet „M-Files Web“.

Sprache: M-Files verwendet standardmäßig Automatisch als Sprachauswahl. Das bedeutet, dass die Sprache von M-Files Web durch die in den Browsereinstellungen festgelegte Sprache bestimmt wird. Wird die Sprache in den Browsereinstellungen von M-Files nicht unterstützt, wird die auf dem M-Files Server installierte Sprache verwendet.

Alternativ dazu können Sie eine Bestimmte Sprache festlegen, die die M-Files Web Sprache darstellt. Sind die Anleitungen Ihres Unternehmens mit Englisch benannten Funktionen verknüpft oder wenn die Benutzer in unterschiedlichen Sprachen arbeiten, können Sie Englisch als die M-Files Web Sprache festlegen. Sie können aus allen von M-Files unterstützten Sprachen auswählen.

Anmerkung: Dies gilt nur für die Sprache der Benutzeroberfläche. Für eine komplette M-Files Web Erfahrung muss die Sprache, die durch einen bestimmten Benutzer gewählt wird, vier vorausgehende Anforderungen erfüllen:

Die Dokumentenverwaltung wurde in die Zielsprache lokalisiert.
Die Sprache der Dokumentenverwaltung wurde für den Benutzer der Dokumentenverwaltung eingestellt.
Die Spracheinstellungen wurden auf Automatisch wie oben beschrieben eingestellt.
Die bevorzugten Spracheinstellungen im Browser des Benutzer wurden auf die gewünschte Sprache eingestellt. Weitere Informationen finden Sie in diesem W3C-Artikel.

Windows SSO

Bei aktivierter Windows-Authentifizierung kann der M-Files Web automatisch die Windows-Anmeldedaten verwenden. Der Administrator kann die SSO-Einstellung so konfigurieren, dass die Anmeldedaten nicht mehr eingegeben werden müssen, wenn die Benutzer mit M-Files Web navigieren.

Die automatische Authentifizierung ist standardmäßig deaktiviert, kann jedoch durch Einstellung des Werts der einmaligen Anmeldung auf Automatische Verwendung aktiviert werden. Alternativ kann die Option für einmaliges Anmelden auf der Anmeldeseite mit Auf Anmeldeseite anzeigen angezeigt werden.

M-Files-Benutzeranmeldung erzwingen

Aktivieren Sie diese Einstellung, wenn Benutzern die Windows-Anmeldeoption nicht angezeigt werden soll. Der Benutzer muss dann nicht überlegen, welche Anmeldeoption zu verwenden ist. M-Files schlägt die Anmeldung als M-Files-Benutzer vor. Auch aus Gründen der Datensicherheit kann es in einigen Fällen angeraten sein, die Windows-Anmeldung zu deaktivieren.

Anmerkung: Dies verhindert jedoch nicht, dass Sie sich mit Ihrem Windows-Benutzerkonto auf der Konfigurationswebsite anmelden müssen.

Automatische Anmeldung

Automatische Anmeldung auswählen und die Information zur Authentifizierung eingeben, falls Sie nicht wollen, dass die Benutzer Ihre Benutzer-ID für M-Files Web eingeben müssen. Dies bedeutet, dass jeder Benutzer direkt auf Dokumentenverwaltungen der Webseite zugreifen kann, sofern seine Benutzer-ID ihn dazu autorisiert.

Authentifizierung (Benutzername, Kennwort und Domäne): Wenn die automatische Anmeldung aktiviert ist, werden diese Authentifizierungsinformationen von M-Files dafür verwendet. Wenn Sie möchten, dass M-Files Benutzern standardmäßig bestimmte IDs bereitstellt, speichern Sie die Standard-IDs in den Authentifizierungsinformationen und deaktivieren Sie die automatische Anmeldung. Der Benutzer ist immer noch fähig, die anderen IDs zu verwenden, die ihm u.U. einen erweiterten webbasierten Zugriff gewähren.

Dokumentenverwaltung: Sie können zudem die Dokumentenverwaltung festlegen, mit der der Benutzer verbunden wird. Falls die Dokumentenverwaltung nicht bestimmt wird, sehen Sie sämtliche Dokumentenverwaltungen, die mit der Berechtigung zugänglich sind.

Für die Dokumentenverwaltung spezifische Einstellungen

Sie können beispielsweise Folgendes spezifizieren:

Ob die Dokumentenverwaltung über M-Files Web verfügbar sein soll.
Die Standardansicht für die Dokumentenverwaltung.
Die Konfiguration der Benutzeroberfläche der Dokumentenverwaltung.

Zugriff auf diese Dokumentenverwaltung gewähren

Wählen Sie diese Option aus, wenn der Zugriff auf die Dokumentenverwaltung über M-Files Web möglich sein soll.

Anmerkung: Für die Nutzung einer Dokumentenverwaltung muss der Benutzer stets über die Berechtigungen für die jeweilige Dokumentenverwaltung verfügen.

Standardansicht

Mit dieser Option können Sie die standardmäßig zu öffnende Ansicht festlegen. Standardmäßig wird die Home-Ansicht geöffnet.

Layout

Hier können Sie die Layout-Elemente, die in der Dokumentenverwaltung angezeigt oder ausgeblendet werden sollen, auswählen. So können Sie zum Beispiel den Aufgabenbereich ausblenden oder nur den Listenbereich einblenden.

Navigation außerhalb der Standardansicht verhindern

Durch Aktivieren der Option Navigation außerhalb der Standardansicht verhindern können Sie verhindern, dass die Navigation über die Standardansicht hinausgeht. In diesem Fall ist keine Navigation möglich, auch nicht die Breadcrumb-Navigation.

Standardsuchkriterien und -einstellungen

Sie können festlegen, ob die zuletzt von Benutzern ausgewählten Suchkriterien und -einstellungen beibehalten werden sollen oder ob Sie ein bestimmtes Kriterium und eine bestimmte Einstellung verwenden möchten. Es sind dieselben Optionen wie in M-Files Desktop verfügbar.

Navigation in der Dokumentenverwaltung

Sie können das oberste Menü (Neu, Vorgänge und Einstellungen) und/oder die Breadcrumb-Navigation anzeigen oder ausblenden.

Anmerkung: Wenn M-Files Web im Modus „Nur Listenbereich“ angezeigt wird, werden die Objekt-Metadaten und die Suchfunktionen vor den Benutzern verborgen. Dadurch können die Benutzer lediglich die Objekte lesen und bearbeiten, die gemäß ihren Berechtigungen im Listenbereich angezeigt werden.

Steuerelemente der Dokumentenverwaltung

Diese Einstellungen ermöglichen es Ihnen, zu steuern, welche Funktionen für die Benutzer der Dokumentenverwaltung verfügbar sein sollen.

Einstellungen der Ansicht speichern. Wenn mehrere Benutzer dieselbe Benutzer-ID verwenden (beispielsweise bei der automatischen Anmeldung), ist es empfehlenswert, das Speichern der Spalteneinstellungen zu verhindern.

Workflow-Verknüpfung in der Eigenschaftenleiste.
Aufforderung zum Auschecken. Wenn die M-Files Web Benutzer schreibgeschützten Zugriff und keine Berechtigung zum Bearbeiten haben, ist es nicht nötig, das Dialogfeld Auschecken anzuzeigen.

Ausgeblendete Eigenschaften. Einige Eigenschaften können für externe Benutzer ausgeblendet sein. In diesen Fällen wird die (ausgeblendete) Information in der Eigenschaftsleiste oder im Metadatenformular angezeigt. Es wird empfohlen, die (ausgeblendete) Informationen auszublenden.
Aufforderung zum Statuswechsel.

Suchbegriffe speichern.
Kontextmenü.
Erweiterte Suche.
In rechter Leiste suchen. Mit dieser Option können die Suchfunktionen im rechten Bereich aktiviert werden.

Vorgänge im Aufgabenbereich

Die Optionen in den Aufgabenbereich-Einstellungen ermöglicht es Ihnen, zu entscheiden, welche Verknüpfungen im Aufgabenbereich angezeigt werden sollen.

Anmerkung: Falls Sie die NEU Befehle ausblenden, können die Benutzer keine neue Objekte erstellen. Zusätzlich dazu können Sie durch Ausblenden der Anzeigen und Bearbeiten Befehle auch verhindern, dass diese über das Kontextmenü zugänglich sind.

Beispiel: Die Darstellung von M-Files Web ändern

Schritte

Die M-Files Web Konfigurationsseite öffnen, indem Sie zuerst die URL http://<Ihre M-Files Web-Domäne>/configuration.aspx in Ihrem Webbrowser und dann Ihre Anmeldedaten eingeben, falls Sie sich nicht bereits angemeldet haben.
Falls Sie sich bereits angemeldet haben, werden Sie direkt zur Konfigurationsseite umgeleitet. Andernfalls öffnet sich die Konfigurationsseite nach der Anmeldeseite.
In der hierarchischen Ansicht links unter den Für die Dokumentenverwaltung spezifische Einstellungen die erweiterten Einstellungen der Dokumentenverwaltung erweitern, die Sie ändern wollen, indem Sie auf den Pfeil klicken, der vor dem Symbol betreffenden Dokumentenverwaltung steht.
Durch Klicken auf den Ordner neben der ausgewählten Dokumentenverwaltung in der linken hierarchischen Ansicht, die Kategorie auswählen, die Sie ändern wollen.
1. Den Steuerelemente Ordner auswählen, falls Sie einzelne M-Files Web Steuerelemente der Benutzeroberfläche verbergen oder einblenden wollen.
  oder
2. Den Aufgabenbereich Ordner auswählen, falls Sie einzelne M-Files Web Elemente des Aufgabenbereichs verbergen oder einblenden wollen.
Die Anzeigen oder Zulassen Optionsschaltfläche für jene Elemente auswählen, die sie aktivieren wollen.
Falls Sie beispielsweise die Abmelden Schaltfläche im Arbeitsbereich anzeigen wollen, die Arbeitsbereich Einstellungen aufrufen und dort Anzeigen für die Abmelden Optionen auswählen.
Die Ausblenden oder Nicht zulassen Optionsschaltfläche für jene Elemente markieren, die Sie deaktivieren wollen.