Alle Dokumente verfügen über einen Lebenszyklus, während dem Sie verarbeitet und bearbeitet werden. Im Rahmen dieses Lebenszyklus unterliegen sie verschiedensten Änderungen, die in die Verantwortungsbereiche unterschiedlicher Benutzer fallen. Es ist daher sehr wichtig, dass alle Beteiligten am Prozess sich ihrer Verantwortung und den einzelnen Arbeitsschritten bewusst sind.
Mithilfe der M-Files Workflows können Sie die Lebenszyklen von Dokumenten an reale Prozesse anpassen. Dabei werden die Workflows nach den Status gruppiert, die den Arbeitsschritten für ein Dokument oder ein anderes Objekt entsprechen.
Workflows können über M-Files Admin angelegt und geändert werden. Weitere Informationen zu Workflows finden Sie im Abschnitt Workflows unter Verwaltung der Dokumentenverwaltung.
Workflows und Workflow-Statuswechsel können in M-Files Desktop über die Workflow-Befehle am unteren Ende des Metadatenformulars gewählt werden.
Die Status ändern Funktion ermöglicht es Ihnen, einen Statuswechsel für das Objekt auszuwählen, um es in einen neuen Workflow-Status zu versetzen. Wenn Sie den Workflow für ein Objekt festgelegt haben, können Sie den Status auch mithilfe der entsprechenden Befehle (Name Statuswechsel) im Kontextmenü ändern. Durch Verwendung der Funktion Status ändern können Sie dem Objekt auch Kommentare beifügen, während Sie das Objekt in einen neuen Workflow-Status versetzen.
Wenn eine elektronische Signatur für den Statuswechsel definiert wurde, müssen Sie sich mit Ihrer Benutzer-ID und Ihrem Kennwort anmelden, um einen Statuswechsel vorzunehmen. Um den Status zu ändern, muss das Objekt eingecheckt sein. Die Statusänderungen mit einer Signatur können nur bei einem Objekt auf einmal durchgeführt werden.
Die elektronische Signatur bezieht sich nicht auf einen elektronischen „Fingerabdruck“. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Elektronische Signatur.