M-Files Berichtsdatendienste ermöglicht den Datenexport aus M-Files in externe Datenbanken (SQL Server). Der Administrator kann festlegen, welche Daten manuell oder nach Zeitplan für die Berichterstellung oder zu anderen Zwecken aus M-Files exportiert werden. Die Funktionen von M-Files Berichtsdatendienste werden zusammen mit M-Files Server installiert.
In M-Files Admin können Sie festlegen, welche Daten aus welcher Dokumentenverwaltung für die Berichterstellung exportiert werden sollen. Sie können Daten auch zu anderen Zwecken exportieren. Wählen Sie Datenexport und Berichterstellung aus der hierarchischen Ansicht auf der linken Seite, und erstellen Sie einen neuen zu exportierenden Datensatz.
Allgemeine Einstellungen für den Datensatz
Diese Registerkarte ermöglicht es Ihnen, den Namen und Inhalt des Datensatzes zu definieren.
Allgemeine Eigenschaften für einen neuen Datensatz.
Name
Geben Sie einen aussagefähigen Namen für den Datensatz an.
Zu exportierende Daten
Legen Sie die Objekte und deren Eigenschaften fest, die Sie in die externe Datenbank exportieren möchten. Sie können unterschiedliche Kunden-, Projekt- und Ereignisdaten usw. exportieren. Mit diesen Daten können Sie zahlreiche verschiedene Berichte erstellen, zum Beispiel Verkäufe pro Monat, Größe der Angebotsbasis oder offene Projekte nach Kunden gegliedert.
OLE DB-Verbindungszeichenfolge
Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Verbindung mit einer externen Datenbank.
Deaktiviert
Der Datensatz kann durch Auswahl des Kontrollkästchens Deaktiviert deaktiviert werden.
Erweiterte Einstellungen für den Datensatz
Die Registerkarte Erweitert enthält darüber hinaus einige nützliche Einstellungen.
Die Registerkarte "Erweitert" des Eigenschaften-Dialogfelds für einen neuen Datensatz.
Benutzeridentität
Wählen Sie einen Benutzer aus, dessen Identität Sie verwenden möchten, um Daten aus M-Files in den Berichtsdienst einzulesen. Dazu verwenden Sie am Besten die Identität eines „normalen“ Benutzers ohne erweiterte Rechte. Wenn Sie beispielsweise Ihre eigene Identität verwenden und die Rolle des Systemadministrators haben, kann es passieren, dass Daten, die nicht für alle Benutzer bestimmt sind, von der Clientsoftware in Berichten angezeigt werden.
Ablaufplanung
Verwenden Sie die Ablaufplanung, wenn Sie die in Berichte exportierten Daten in bestimmten Intervallen aktualisieren möchten. Es wird empfohlen, den Datenexport einmal pro Tag, Woche oder Monat zu planen. Gleichzeitig werden die Berichte aktualisiert. Wenn Sie keine Ablaufplanung auswählen, werden die Daten nach dem Export nicht aktualisiert.
Sie können im Berichtsdienst auch eine separate Aktualisierungsverknüpfung erstellen, sodass der Benutzer den Bericht je nach Bedarf in der Clientsoftware aktualisieren kann. Weitere Informationen erhalten Sie vom technischen Support von M-Files: [email protected].
Eigenschaftsverlauf und ältere Werte
Sie können für jede Eigenschaft festlegen, ob der Änderungsverlauf oder die alten Werte der Eigenschaft ebenfalls exportiert werden sollen. Falls Sie den Änderungsverlauf der Eigenschaften oder alte Werte exportieren wollen, öffnen Sie die Registerkarte Allgemein und wählen Sie die Verlaufsdatenoptionen aus, die Sie exportieren wollen, bevor Sie den Vorgang durch Klicken auf Bearbeiten... bestätigen. Wählen Sie anschließend die Registerkarte Verlauf und ältere Werte aus.
Sie können auch den Änderungsverlauf oder die älteren Werte zusammen mit der Eigenschaft exportieren.
Änderungsverlauf dieser Eigenschaft exportieren
Der Änderungsverlauf fügt dem Datensatz für jede Änderung des Eigenschaftswerts einen Eintrag hinzu. So können Fragen wie die folgende beantwortet werden: „Wie hoch war der Gesamtwert der Geschäfte, die im August abgeschlossen wurden?“ Im Bericht wird die Änderung vom Status Nein zum Status Ja während des Monats August ausgewertet.
Ältere Werte dieser Eigenschaft mithilfe von Sampling exportieren
Sampling fügt dem Datensatz den Sampling-Verlauf dieser Eigenschaft hinzu. So können Fragen wie die folgende beantwortet werden: „Wie hoch war der Gesamtwert offener Rechnungen am Ende des Monats August?“ Bei der Berichterstellung wird dann der Gesamtwert der offenen Rechnungen mit dem Status (Nicht bezahlt) zu einem bestimmten Zeitpunkt berechnet.
Sampling am: Sie können festlegen, ob das Sampling am Ende des Tages, der Woche, des Monats oder des Jahres ausgeführt werden soll. Dann wird das Beispiel vom letzten Moment des besagten Tages entnommen.
Sie können den Zeitraum für den Änderungsverlauf bzw. das Sampling festlegen. Wenn das Sampling häufig (z. B. täglich) erfolgt, sollte der Verlaufszeitraum eingeschränkt werden, um die Datenbank nicht unnötig zu vergrößern und die Geschwindigkeit der Exportfunktion zu erhöhen.
Verlaufsdauer
Sie können den vollständigen Verlauf, die Verlaufsdaten für einen angegebenen festen Zeitraum oder Daten ab einem bestimmten Datum exportieren.