Neue Dokumentensammlung

Eine Dokumentensammlung besteht aus verschiedenen Dokumenten, die zueinander in Beziehung stehen. Im Gegensatz zu einem Mehrdateiendokument stellt jedes Element einer Dokumentensammlung ein eigenes Dokument dar und verfügt über seine eigenen Metadaten. Darüber hinaus verfügt die Dokumentensammlung unabhängig von den darin enthaltenen Dokumenten über eine Reihe gemeinsamer Metadaten. Die Dokumentendateien in einem Mehrdateiendokument verfügen hingegen über gemeinsame Dokumenteneigenschaften.

Neue Dokumentensammlungen in M-Files werden mit der Funktion Neue Dokumentensammlung erstellt. Wählen Sie zunächst eine Klasse aus, und geben Sie die gemeinsamen Metadaten für die Sammlung an. Jetzt können Sie der Sammlung mit der Funktion Mitglieder neue Elemente hinzufügen.

Beispiel für eine Dokumentsammlung: Ein Unternehmen bereitet einen Marktzulassungsantrag für ein Produkt vor. Der Marktzulassungsantrag besteht aus folgenden Einzeldokumenten: Anschreiben, Allgemeine Produktbeschreibung, Technische Produktspezifikationen, Abnahme durch die Sicherheitsbehörden sowie Geschäftsbericht. Die einzelnen Dokumente des Marktzulassungsantrages sollen auch in anderen Dokumentensammlungen sowie separat verwendet werden, sodass es sich empfiehlt, eine Dokumentensammlung für diesen Antrag zu erstellen.

Das Dialogfeld "Mitglieder der Sammlung".

Mit den Schaltflächen unten im Dialogfeld können Sie Mitglieder der Dokumentensammlung hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Wenn Sie mehrere Objekte auf einmal hinzufügen möchten, können Sie Mitglieder auch per Drag & Drop aus der Listenansicht hinzufügen.

Beim Hinzufügen einer Beziehung werden Sie von M-Files aufgefordert, das gewünschte Verhalten hinsichtlich Versionen des hinzugefügten Dokuments festzulegen. Sie können festlegen, dass sich die Beziehung immer auf die neueste oder auf die gegenwärtige Version bezieht. Im letzteren Fall wird eine weitere Bearbeitung des Dokuments nicht in dem Dokument angezeigt, das sich in der Dokumentensammlung befindet.