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Wenn sich die interne Datenbankstruktur der Dokumentenverwaltung ändert (in der Regel bedingt durch eine Softwareaktualisierung), muss die Dokumentenverwaltung aktualisiert werden. Während einer Softwareaktualisierung wird diese automatisch für alle Dokumentenverwaltungen durchgeführt, die online sind. Ist eine Dokumentenverwaltung während einer Softwareaktualisierung offline, kann sie erst wieder verwendet werden, nachdem sie manuell aktualisiert wurde. Hierfür wird das Kontextmenü der Dokumentenverwaltung geöffnet und Aktualisieren ausgewählt.