M-Files Reporting Data Services permet d'exporter des données depuis M-Files vers des bases de données externes (SQL Server). L'administrateur peut spécifier manuellement les données qui seront exportées ou, sur une base planifiée, depuis M-Files pour l'établissement de rapports ou autre utilisation. Les commandes de M-Files Reporting Data Service sont installées conjointement avec le serveur M-Files.
Dans M-Files Admin, vous pouvez spécifier par coffre les données que vous souhaitez exporter pour l'établissement de rapports. Vous pouvez également exporter les données à d'autres fins. Sélectionnez Exportation de Données et Rapports sur la vue de l'arborescence à gauche et créez un nouveau lot de données à exporter.
Paramètres généraux du lot de données
Cet onglet vous permet de définir le nom et le contenu du lot de données.
Paramètres généraux du nouveau lot de données.
Nom
Donner un nom descriptif pour le lot de données.
Données à exporter
Spécifiez les types d'objets et leurs propriétés que vous souhaitez exporter vers la base de données externe. Vous pouvez exporter différentes données de client, projet, évènement etc. En exploitant ces données, vous pouvez créer divers rapports, par exemple sur les ventes mensuelles, sur la taille de la base de propositions, ou sur les projets ouverts par le client.
Chaîne de connexion OLE DB
Pour davantage d'informations, veuillez-vous reporter à Connexion à une Base de Données Externe.
Désactivée
Vous pouvez désactiver le lot de données en cochant la case Désactivée.
Paramètres avancés du lot de données
L'onglet Avancé contient également quelques réglages utiles.
L'onglet "Avancé" de la boîte de dialogue des propriétés du nouveau lot de données.
Identité d'utilisateur
Sélectionnez un utilisateur dont vous souhaitez utiliser l'identité pour pouvoir lire les données issues de M-Files dans les services d'établissement de rapports. L'utilisateur le plus approprié est un utilisateur "régulier" ne disposant d'aucun droit étendu. Si vous utilisez, par exemple, votre propre identité d'utilisateur associée à des droits d'administration système, les données que vous souhaitez préserver de l'ensemble des utilisateurs risquent alors de se retrouver dans les rapports affichés par le logiciel client.
Planification
Utilisez la planification si vous souhaitez mettre à jour les données exportées vers les rapports à certains intervalles. Il est recommandé de planifier l'exportation de données à effectuer une fois par jour / semaine / mois. Les rapports sont mis à jour simultanément. Si vous ne sélectionnez pas la planification, les données ne seront pas mises à jour après l'exportation.
Vous pouvez également créer un lien de mise à jour distinct dans les services d'établissement de rapports de sorte que l'utilisateur puisse mettre à jour le rapport dans le logiciel client le cas échéant. Pour obtenir davantage d'informations, veuillez contacter le service technique M-Files : [email protected].
Historique des propriétés et anciennes valeurs
Vous pouvez spécifier par propriété si oui ou non les anciennes valeurs ou l'historique des modifications de la propriété doivent également être exportés. Si vous souhaitez exporter les anciennes valeurs ou l'historique des modifications de la propriété, allez sur l'onglet Général, sélectionnez la propriété dont vous souhaitez exporter les données d'historique et cliquez sur Modifier... Enfin, sélectionnez l'onglet Historique et anciennes valeurs .
Vous pouvez également exporter également l'historique des modifications ou les anciennes valeurs avec la propriété.
Exporter l'historique des modifications de cette propriété
L'historique des modifications ajoute au lot de données une entrée pour chaque modification de la valeur de la propriété. Cela permet de répondre aux questions du type : "Quelle était la valeur totale des offres clôturées au mois d'août ?" Le rapport interprète le passage de l'état Non l'état Ouidurant le mois d'août.
Exporter les anciennes valeurs de cette propriété sous forme d'échantillons
L'échantillonnage ajoute l'historique des échantillons de cette propriété au lot de données. Cela permet de répondre aux questions du type : "Quelle était la valeur totale des factures impayées à la fin du mois d'août ?" La génération de rapports calcule alors la valeur totale des factures impayées présentant l'état Non payée à un moment donné.
Échantillonnage : Vous pouvez spécifier si oui ou non l'échantillon doit être prélevé à la fin de la journée, de la semaine, du mois ou de l'année. L'échantillon est ensuite prélevé au dernier moment de la journée en question.
Vous pouvez spécifier la durée de la période de l'historique des modifications ou de l'échantillonnage. Si la fréquence d'échantillonnage est élevée (par ex., quotidienne), il est recommandé de restreindre la durée de l'historique afin d'éviter d'agrandir inutilement la base de données et d'augmenter la vitesse de la commande d'exportation.
Durée de l'historique
Vous pouvez exporter l'intégralité de l'historique, les données d'historique d'une période déterminée ou des données à partir d'une date spécifique.