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La manière la plus efficace de retrouver vos documents et autres objets, c'est d'utiliser les fonctions de recherche de M-Files. Ceci est particulièrement utile lorsque vous ne connaissez qu'un détail du document ou objet, par exemple que la date de création ou l'utilisateur qui a créé le document.
Avec la recherche rapide (en haut de l'interface utilisateur M-Files), vous pouvez rechercher certains mots associés à l'objet.
La recherche avancée vous permet de définir plus de critères de recherche liés à l'état et aux propriétés des objets. Par exemple, si vous voulez voir les documents qu'un utilisateur particulier a verrouillés le mois dernier, il est plus facile d'en obtenir la liste en effectuant une recherche avancée qu'en créant une nouvelle vue.
Astuce : plus vous utilisez de critères dans la recherche avancée, plus vous avez de chances de trouver le document ou l'objet exact recherché.
Les informations suivantes sont d'une importance cruciale pour l'obtention de résultats de recherche :
En exploitant ces informations, vous retrouverez des données pertinentes sur les documents et autres objets les plus récents et les plus communément utilisés au sein de l'entreprise . Si plusieurs années se sont écoulées depuis la création du document et que le document n'a pas été mis à jour pendant une longue période, le document n'est alors pas considéré comme très pertinent pour l'utilisateur et n'apparaît pas dans les premiers résultats de recherche.
En plus des informations associées au traitement du document susmentionné, l'occurrence de la chaîne de recherche dans les métadonnées et/ou le contenu du fichier influence l'ordre des résultats de recherche.
L'emplacement d'un élément dans les résultats de recherche est influencé comme suit par l'aspect de la chaîne de recherche :
Le nom est particulièrement important car le nom du document ou de l'objet contient souvent des informations essentielles sur le contenu. De plus, M-Files ignore certaines métadonnées susceptibles de réduire la pertinence des résultats de recherche. La recherche plein texte est, par exemple, influencée par la longueur du fichier, de telle sorte que le document plus court est considéré comme plus important que le document plus long lorsque deux documents présentent le même nombre de correspondances pour la chaîne de recherche. Dans tous les cas, l'ordre des résultats de recherche dépend toujours plus des métadonnées que du contenu du fichier.
Les définitions des résultats de recherche peuvent être modifiées dans les paramètres du registre Windows.
Pour davantage d'informations, veuillez-vous reporter à Fonctions de recherche.