Une collection de documents est un ensemble de documents reliés entre eux. La différence entre une collection de documents et un document multi-fichier est que chaque membre d'une collection est un document indépendant disposant de ses propres métadonnées. De plus, la collection de documents a un ensemble collectif de métadonnées indépendamment des documents membres. Par contraste, dans un document multi-fichier, tous les fichiers partagent les propriétés du document.
Pour créer une collection de documents dans M-Files, utilisez la commande Nouvelle collection de documents. Commencez par sélectionner une classe puis saisissez les métadonnées communes à tous les membres de la collection. Vous pouvez alors ajouter des membres à votre collection à l'aide de la commande Membres.
Exemple de collection de documents : une entreprise prépare une nouvelle campagne marketing. Une campagne marketing comprend typiquement les documents suivants : lettre d'accompagnement, description générale du produit, spécifications techniques du produit, déclaration des autorités sanitaires et déclaration financière de l'entreprise. Comme l'entreprise souhaite utiliser les documents de cette campagne dans d'autres collections de documents ainsi qu'individuellement, il est logique de créer une collection de documents spécifiquement pour cette campagne.
La boîte de dialogue "Membres d'une collection".
Ajouter, modifier, supprimer
Utilisez les boutons au bas de la boîte de dialogue pour ajouter, modifier et supprimer des membres de la collection. Pour ajouter plusieurs objets en même temps, vous pouvez glisser et déposer des membres de la liste.
Dernière version, version spécifique
Lorsque vous ajoutez une relation, M-Files vous invite à spécifier la version applicable pour le document ajouté. Vous pouvez faire en sorte que ce soit toujours la dernière version, ou bien la version actuelle qui soit membre de la collection. Si la version actuelle est privilégiée, les modifications supplémentaires apportées au document ne seront pas répercutées dans le document au sein de la collection.