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Au lieu d'utiliser des pièces jointes de messages électroniques, vous pouvez partager des fichiers individuels à lire ou à modifier dans Microsoft OneDrive également avec les personnes ne disposant pas d'un compte utilisateur M-Files. Dans ce cas, l'éditeur/lecteur n'a pas non plus besoin de posséder un identifiant Windows Live.
Partagez le fichier avec ces commandes dans Partager, Messages électroniques et PDF : Partager via OneDrive ou Partager en PDF via OneDrive. Les fichiers peuvent être partagés dans leur format d'origine (par exemple .docx) ou comme des fichiers PDF.
Le lien peut être envoyé dans son intégralité ou bien dans une forme raccourcie. La forme raccourcie est plus pratique, mais vous devriez utiliser la forme intégrale pour les fichiers confidentiels. Toute personne ayant eu accès au lien peut lire et modifier le fichier. Vous pouvez également copier le lien de la boîte de dialogue pour d'autres utilisations.
Vous pouvez gérer les fichiers partagés via votre compte OneDrive (https://onedrive.live.com/). Les fichiers partagés précédemment et les fichiers actuels redondants doivent être supprimés de temps en temps.
Si vous voulez partager des fichiers, comme par exemple, des brochures et des listes des prix, de sorte que les versions partagées soient automatiquement mises à jour, vous devriez employer l'interaction entre les coffres pour ce type de publication.
Avec cette commande, M-Files crée un nouveau message électronique avec un lien vers le fichier. Le destinataire doit avoir accès au coffre M-Files et au fichier.
Vous pouvez envoyer le fichier par e-mail directement au format PDF, auquel cas le fichier sera converti au format PDF avant d'être envoyé. Quand le fichier PDF est prêt, M-Files crée un nouveau message électronique avec le fichier PDF déjà joint. Autrement, vous pouvez envoyer le fichier sous son format original en sélectionnant Envoyer copie par message électronique. Dans les deux cas, le fichier est envoyé en tant que pièce jointe sans aucun lien vers M-Files.
Vous pouvez enregistrer un fichier directement en PDF avec les commandes M-Files. Ceci vous permet d'enregistrer le fichier dans M-Files avec la commande Enregistrer au format PDF sans devoir ouvrir le fichier.
Si vous enregistrez un document mono-fichier comme fichier PDF, M-Files crée un nouveau document au format PDF avec une fiche de métadonnées. Si vous sauvegardez un fichier dans un document multi-fichier au format PDF, M-Files propose d'enregistrer le fichier dans le même document multi-fichier par défaut.
Vous pouvez également convertir un fichier en PDF. Dans ce cas, le fichier d'origine (par ex., un fichier Word) est remplacé par le fichier PDF correspondant.
Vous pouvez utiliser la commande Convertir en PDF (ajoute un fichier distinct) lorsque vous voulez garder la version originale et posséder une version PDF de celle-ci. Si vous convertissez un document mono-fichier à l'aide de cette fonction, M-Files le convertira en document multi-fichier lors de la conversion en PDF.