M-Files tarjoaa mahdollisuuden tallentaa, hallita ja jakaa tärkeitä sähköpostiviestejä hallitulla tavalla. Viestit voidaan siirtää sähköpostipalvelimelta suoraan ja automaattisesti dokumenttivarastoon.
Esimerkiksi organisaation yleiseen sähköpostilaatikkoon tulevat viestit liitetiedostoineen voidaan siirtää suoraan dokumenttivarastoon. Tuodut viestit voidaan käsitellä hallitusti dokumenttivarastossa esimerkiksi työnkulkuominaisuuksia käyttäen. Esimerkkikäyttötarkoitukset sisältävät keskitetyn ja hallitun tavan käsitellä tilauksia sekä järjestelmällisen tavan arkistoida lähetettyjä tarjouksia. Tärkeitä tietoja voidaan siten hallita M-Filesin avulla ilman vaaraa tietojen katoamisesta tai unohtumisesta sähköpostilaatikoihin.
Organisaatio voi myös haluta tallentaa tärkeät lähetetyt sähköpostit M-Filesiin. Tällaisia tärkeitä sähköposteja ovat esimerkiksi tarjoukset ja tilausvahvistukset. Organisaatiossa voidaan käyttää erityistä arkisto-sähköpostitiliä, johon M-Files yhdistetään. M-Files tuo kyseisestä laatikosta kaikki sähköpostit dokumenttivarastoon ja poistaa sitten sähköpostipalvelimelta viestit. Kun tärkeä viesti lähetetään, se voidaan arkistoida M-Filesiin lähettämällä viesti myös arkisto-postilaatikkoon käyttäen kopio- tai piilokopio-kenttiä. Roskapostin välttämiseksi voidaan sähköpostitili hyväksyä vastaanottamaan sähköpostia vain sisäisiltä käyttäjiltä.
Voit aloittaa uuden sähköpostipalvelimen yhteystavan luomisen valitsemalla Yhteydet ulkoisiin lähteisiin > Sähköpostit M-Files Adminin vasemmassa puunäkymässä ja napsauttamalla sitten Uusi sähköpostilähde... -linkkiä tehtäväalueella.
Sähköpostipalvelimen yhteysmääritykset.
Kuvaus
Anna nimi yhteydelle.
Lähde > Palvelimen tyyppi
Valitse yhteystapa sähköpostipalvelimeen.
Lähde > Sähköpostipalvelin
Anna sähköpostipalvelimen verkko-osoite (IP-osoite tai verkkonimi, esimerkiksi mail01.omayritys.fi).
Käytä salattua yhteyttä (SSL/TLS)
Merkitse tämä valintaruutu, jos haluat salata yhteytesi SSL/TLS-salauksella.
Lähde > Kansio (vain IMAP-yhteyksissä)
Valitse kansio, josta sähköposteja luetaan ja tuodaan järjestelmään.
Lähde > Porttinumero
Syötä porttinumero, jossa kyseinen palvelin kuuntelee yhteydenottopyyntöjä.
Lähde > Käyttäjänimi
Syötä tarvittavat tiedot käyttäjän tunnistamiseksi. Käyttäjä tunnistetaan sähköpostipalvelimella syöttämiesi tietojen perusteella. Käyttäjä on muotoa käyttäjä@toimialue (esimerkiksi [email protected]).
Lähde > Salasana
Syötä tarvittavat tiedot käyttäjän tunnistamiseksi. Käyttäjä tunnistetaan sähköpostipalvelimella syöttämiesi tietojen perusteella.
Toiminta > Sisällytä liitetiedostot
Sisällytä liitetiedostot -toimintatilassa sähköpostien mukana tulevat liitetiedostot sisällytetään viestien mukana M-Filesiin.
Toiminta > Tuo vain liitetiedostoja sisältävät viestit
Tämän toiminnon ollessa valittuna dokumenttivarastoon siirretään vain sellaiset viestit, joissa on liitetiedostoja. Pelkät yksittäiset viestit ilman liitetiedostoja pysyvät koskemattomina sähköpostipalvelimella.
Toiminta > Poista viestit palvelimelta tuonnin jälkeen
Toiminnon avulla voit poistaa viestit sähköpostipalvelimelta automaattisesti niiden siirryttyä M-Filesiin. Näin voidaan esimerkiksi säästää levytilaa ja selkiyttää vastuujakoa sähköpostiliikenteessä.
Toiminta > Poista liitteet palvelimelta tuonnin jälkeen (vain IMAP-yhteyksissä)
Viestien mukana olevat liitteet voidaan poistaa sähköpostipalvelimelta IMAP-yhteyden ollessa käytössä. Tämän toiminnon avulla voidaan esimerkiksi kaikki sähköpostin liitteenä tulleet tiedostot siirtää suoraan dokumenttivarastoon, eivätkä ne enää kuormita sähköpostipalvelinta.
Toiminta > Tallenna Outlook-viestimuodossa (*.msg)
Tämän toiminnon ollessa valittuna viestit tallennetaan M-Filesiin Microsoft Outlook -sovelluksen .msg-tiedostomuodossa. Viestin mahdolliset liitteet tallentuvat msg-tiedoston sisään, ja viesti näkyy M-Filesissa aina yksitiedostoisena dokumenttina (katso Yksitiedostoiset ja monitiedostoiset dokumentit).
Toiminta > Erottele liitteet viestistä
Tämän toiminnon ollessa valittuna viestin liitteet tallennetaan erilleen viestin varsinaisesta sisältöosasta. Viesti ilman liitteitä tallennetaan msg-tiedostoksi, ja mahdolliset liitteet tallennetaan msg-tiedoston rinnalle alkuperäisissä tiedostomuodoissaan. Jos viesti sisältää liitteitä, viesti liitteineen näkyy M-Filesissa monitiedostoisena dokumenttina.
Päivitä väliajoin uudet ja poistuneet tiedostot
Kohdan ollessa valittuna M-Files synkronoituu sähköpostipalvelimen tietojen kanssa määritellyin välein.
Päivitä nyt
Napsauttamalla Päivitä nyt voit synkronoida M-Files-varastosi sähköpostipalvelimen kanssa heti.
Metatietojen määrittäminen tuodulle sisällölle
Metatiedot-välilehdellä voit määrittää tuodun sisällön metatietojen ominaisuudet.
Uuden ulkoisen lähteen ominaisuusikkunan Metatiedot-välilehti.
Ominaisuudet
Määrittele Ominaisuudet-kohtaan metatiedot, jotka lisätään uusiin sähköpostiviesteistä luotuihin dokumentteihin automaattisesti. Voit lisätä, muokata ja poistaa ominaisuuksia. Ominaisuudelle voi määritellä kiinteän arvon tai M-Files voi lukea sen esimerkiksi sähköpostin otsikkokentästä.
Suojausasetukset
Määrittele uuden dokumentin suojausasetukset. Tämänhetkinen käyttäjä (näkyy Valitse käyttäjiä tai käyttäjäryhmiä -ikkunassa) perustuu dokumentin Luonut-ominaisuuteen.
Lisäasetukset
Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää ko. yhteydelle aliaksen. Katso lisätietoja luvusta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen.