Metatietomäärittelyiden yhdistäminen

Varastojen ja metatietojen yhdistämisen tarkoitus

Metatietojen välinen yhdistäminen voidaan tehdä eri tavoin riippuen varastojen käyttötarkoituksesta. Kohdevarastoa voidaan käyttää arkistointiin, replikointiin, varmuuskopiointiin ja julkaisuun. Tämän takia ennen mahdollisen kohdevaraston luontia kannattaa käydä läpi, mikä on toteutukseltaan helpoin ja paras tapa luoda haluttu kohdevarasto.

Mikäli yhdistäminen ja synkronointi tehdään kahden tai useamman olemassa olevan varaston välillä, tarkista metatietomäärittelyiden yhdistäminen ja määrittele ajoitetut vienti- ja tuontityöt varastojen välille.

Täydellinen kopio (esim. replikointi, arkistointi ja varmuuskopiointi)

Mikäli halutaan, että varastot ovat täydellisiä vastineita toisiinsa nähden niin metatietojen kuin sisällön osalta, ensin kannattaa luoda kohdevarasto varmuuskopioinnin tai varaston kopioinnin kautta, jonka jälkeen vasta määritellään vienti- ja tuontityöt. Tällöin varsinkin metatietomäärittelyt saadaan automaattisesti täsmäämään niin nimien kuin ID:eiden osalta eikä erillistä aliasten määrittelyä tarvitse tehdä metatietomäärittely kerrallaan.

Osittain sama metatietorakenne ja osittain sama sisältö (esim. yrityksen sisällä eri käyttöön tarkoitetut varastot)

Mikäli haluat, että metatiedot täsmäävät suurimmaksi osaksi eri varastojen välillä, kannattaa harkita, luodaanko kohdevaraston metatietorakenne metatietorakenteen viennin kautta (katso Vie rakenne), jonka jälkeen vasta määritellään vienti- ja tuontityöt. Tämän jälkeen kohdevarastossa on hyvä tarkistaa, että metatietorakenne vastaa kohdevaraston käyttöä.

Eri metatietorakenne, mutta osittain sama sisältö (esim. tiettyjen kohteiden julkaisu varastosta toiseen)

Mikäli vain tietyt kohteet ja tietyt metatiedot halutaan julkaista ns. julkaisuvarastoon, kannattaa yleensä julkaisuvaraston metatietorakenne luoda erillään lähdevaraston metatietorakenteesta.

Tällöin kaikille muille kuin sisäänrakennetuille metatietomäärittelyille on määriteltävä aliakset, jotta metatiedot voidaan yhdistää synkronoinnin yhteydessä.

Metatietojen yhdistäminen

M-Files yhdistää metatietoja oletusarvoisesti seuraavilla tavoilla (merkitysjärjestyksessä):

• Sisäänrakennetut metatietomäärittelyt yhdistetään aina automaattisesti riippumatta siitä, miten varastojen metatietorakenteet on luotu tai miten yhdistäminen tehdään. Tällaisia metatietomäärittelyitä ovat esimerkiksi Nimi tai otsikko, Luonut, Viimeksi muokannut, Avainsanat jne. Julkaisukäytössä voidaan haluta piilottaa jotakin näistä; esimerkiksi dokumentin luojaa ei välttämättä haluta näyttää julkaisuvarastossa. Näitä sisäänrakennettuja metatietoja voidaan muokata julkaisukäyttöön sopivaksi rekisteriasetuksissa ja oikeusasetuksilla.
• Kaikilla arvoilla on GUID-tunniste (globally unique identifier). Mikäli varastojen välillä GUID-tunnisteet täsmäävät, metatietomäärittelyt yhdistetään aina automaattisesti.
• Mikäli varastojen välillä aliakset täsmäävät, tehdään aina metatietomäärittelyiden yhdistäminen. Alias on määritettävä manuaalisesti jokaisessa varastossa erikseen kyseiselle metatietomäärittelylle. Lisätietoja saat jäljempää kohdasta Aliakset varastojen välisten metatietojen yhdistämiselle.
• Mikäli sekä metatietomäärittelyn ID että nimi täsmäävät, tehdään metatietojen yhdistäminen automaattisesti. Tätä oletusasetusta voidaan muuttaa rekisteriasetuksissa. Huomaa, että yhdistämisessä nimen mukaan käytetään varastojen oletuskielten mukaisia nimiä. Huomaa myös, että mikäli metatietorakenteet on luotu erillisinä eri varastoissa, ID:t eivät tällöin ole samat ja yhdistäminen on tehtävä aliaksia käyttäen.
• Voit myös käyttää tuodun metatietomäärittelyn nimeä sen aliaksena, jos muita aliaksia ei ole käytettävissä. Siinä tapauksessa sinun on määritettävä alias ainoastaan kohdevarastoon käyttämällä lähdevaraston metatietomäärittelyn nimeä. Lisätietoja saat lukemalla Käytä tuodun elementin nimeä sen aliaksena, jos muita aliaksia ei ole saatavilla kohdasta Tuo sisältöä.
• Mikäli edellä mainittujen lisäksi halutaan tehdä yhdistäminen pelkän nimen mukaan, voidaan tämä määritys ottaa mukaan rekisteriasetuksissa. Tällöin metatietomäärittelyn nimen, esim. Puhelinnumero, on oltava sama eri varastoissa. Oletusasetuksia käytettäessä pelkkä nimi ei riitä yhdistämään metatietoja. Huomaa, että yhdistämisessä nimen mukaan käytetään varastojen oletuskielten mukaisia nimiä.

Aliakset eri varastojen väliselle metatietojen yhdistämiselle

Koska ainoastaan sisäänrakennetut sekä GUID- ja ”ID+nimi”-täsmäävät metatietomäärittelyt yhdistetään automaattisesti, tulee muiden metatietomäärittelyiden osalta yhdistäminen tehdä aliaksia käyttäen.

Aliaksia käytetään tunnistamaan merkitykseltään vastaavat metatiedot. Esimerkiksi, kun tuodaan kohteita toisesta varastosta, niiden Päiväys- ja Kuvaus-ominaisuudet voidaan yhdistää kohdevaraston vastaaviin ominaisuuksiin perustuen aliaksiin, vaikka ominaisuuksien sisäiset ID:t ja/tai nimet olisivat erilaiset. Aliakset viittaavat siis samaa tarkoittaviin metatietoihin eri varastoissa. Ts. alias on yhteinen tunniste samalle metatietomäärittelylle eri varastojen välillä.

Alias määritellään sekä lähde- että kohdevarastoon samannimisenä yhteisenä tunnisteena eri varastojen välille.

Aliasta määriteltäessä voidaan hyödyntää erilaisia ulkoisia tietotyyppi- ja arkistostandardeja, joita ovat esimerkiksi SÄHKE2, MoReq2 ja Dublin Core.

Tarkista, että kaikille haluamillesi metatietomäärittelyille löytyvät riittävät määrittelyt yhdistämistä varten. Käy läpi: kohdetyypit, arvolistat, ominaisuusmäärittelyt, luokat ja luokkaryhmät, työnkulut ja työnkulut tilat, käyttäjäryhmät sekä nimetyt käyttöoikeusluettelot. Löydät näiden metatietomäärittelyiden ominaisuuksista Lisäasetukset-välilehden, jossa voit määritellä aliaksen tai aliaksia metatietomäärittelylle.

Esimerkiksi lähdevarastossa on ominaisuusmäärittely Puhelinnumero, jonka varastokohtainen ID on 1001. Semanttisesti vastaava ominaisuusmäärittely on myös kohdevarastossa, mutta varastokohtainen ID on 1005 (nimi voi olla sama Puhelinnumero tai eri, esim. Puhelin tai Phone number) oletuskielellä. Mikäli nämä halutaan yhdistää, tulee molempiin varastoihin määrittää ko. ominaisuusmäärittelyille yhteinen alias. Alias voi olla mikä tahansa, esim. Puhelinnumero tai dc.PhoneNumber, kunhan se on molemmissa varastoissa sama.

Alias ei näy käyttäjille M-Files Desktopin puolella, eli käyttäjät näkevät varastokohtaisen ominaisuusmäärittelyn nimen kuten ennenkin.

Käyttäjätilit

Kohdevaraston käyttötarkoituksesta riippuen kohdevaraston käyttäjät voivat olla samoja tai täysin eri käyttäjiä kuin lähdevaraston käyttäjät. Mikäli haluat antaa tietyille käyttäjille oikeudet molempiin varastoihin ja/tai metatiedot halutaan synkronoida Käyttäjät-arvolistan osalta, luo käyttäjille samannimiset käyttäjätilit molempiin varastoihin. Käyttäjätilejä ei siis automaattisesti synkronoida varastojen välillä.

Suhteessa olevat kohteet eri varastoissa

Yhteistoiminta eri varastojen välillä mahdollistaa myös suhteiden luonnin kohteiden välillä, jotka sijaitsevat eri varastoissa. Kohteita ei viedä varastosta toiseen, vaan suhde luodaan viittaamalla toisessa varastossa sijaitsevaan kohteeseen, eli alkuperäiseen kohteeseen luodaan linkki. Myös tällöin kohteiden kohdetyypit pitää olla yhdistettävissä, mutta kohteiden synkronointia (sisällön replikointia) ei tarvitse tehdä, koska kohteita ei siirretä varastosta toiseen. Jos haluat lisätietoja, katso Suhteet eri varastoissa olevien kohteiden välillä kohdassa Suhteet.