Tässä luvussa käsitellään M-Files Admin -työkalua tarkastelemalla vasemmassa paneelissa olevaa puurakennetta ja Toiminto-valikon asetuksia.
Sovellusta käytetään M-Filesin dokumenttivarastojen ja M-Files Serveryhteyksien hallintaan ja ylläpitoon.
M-Files Server on M-Files-järjestelmän selkäranka. Se tallentaa kaikki kohteet (esimerkiksi dokumentit, työntekijät ja asiakkaat), valvoo käyttäjäoikeuksia, pitää kirjaa kohteiden muutoksista (versiohistoria) ja antaa järjestelmänvalvojalle mahdollisuuden määrittää yhteyksiä myös toisiin järjestelmiin (esimerkiksi asiakasrekisteriin). Käytännössä M-Files Server tallentaa ja valvoo kaikkea M-Files-järjestelmään liittyvää tietoa.
M-Files Server, kuten myös M-Files Desktop, on teknisesti katsoen palvelu. Tämä tarkoittaa sitä, että M-Files Server käynnistyy automaattisesti palvelintietokoneen käynnistyessä. M-Files Server -ohjelmistoa suoritetaan, vaikka kukaan käyttäjä ei olisikaan kirjautuneena M-Files Server -palvelinta suorittavalle tietokoneelle.
M-Files Adminin pääikkuna, joka sisältää dokumenttivaraston eri tasot.
Terminologia
Varasto |
Dokumenttivarastoa hallitaan M-Files Adminilla. Esimerkiksi dokumenttivaraston käyttäjiä lisätään, kohteiden metatietojen rakenteita muutetaan ja kaikille käyttäjille näkyviä näkymiä muokataan täällä. Katso myös taulukko Termit M-Filesin päivittäisessä käytössä. |
Käyttäjätili |
M-Files Server -palvelimen käyttäjätili, jolla kirjaudutaan M-Files Server -palvelimelle ja jonka pohjalta dokumenttivarastoon voidaan liittää uusi käyttäjä. |
Käyttäjä |
M-Filesin käyttäjä, joka voi palvelintasolla olla joko tavallinen käyttäjä tai järjestelmänvalvoja. Käyttäjät voidaan liittää haluttuihin dokumenttivarastoihin, ja käyttäjän oikeudet dokumenttivaraston hallintaan riippuvat käyttäjälle annetuista dokumenttivarastotason rooleista. Rooleilla määritellään dokumenttivarastotasolla lähinnä käyttäjän oikeudet hallinnoida dokumenttivarastoa. Perusoikeudet tavalliselle käyttäjälle annetaan myös roolien kautta. Käyttäjät voidaan myös jakaa ulkoisiin ja sisäisiin käyttäjiin. Ulkoisiksi käyttäjiksi voidaan määritellä esimerkiksi asiakkaita. Ulkoiset käyttäjät voivat käyttää vain niitä dokumentteja ja kohteita, joihin heille on erikseen myönnetty oikeus. Oletusarvoisesti ulkoinen käyttäjä ei näe mitään dokumentteja. |
Järjestelmänvalvoja |
Järjestelmänvalvoja on käyttäjä, jolle on annettu järjestelmänvalvojan rooli. Järjestelmänvalvoja saa automaattisesti jokaiseen dokumenttivarastoon kaikki oikeudet, eli käytännössä hän voi tehdä kaikkia mahdollisia toimintoja M-Filesissa. Järjestelmänvalvoja voi lisätä mille tahansa toiselle käyttäjälle järjestelmänvalvojan roolin. Järjestelmänvalvoja ei voi kuitenkaan kirjautua dokumenttivarastoon, mikäli häntä ei ole lisätty kyseiseen dokumenttivarastoon käyttäjäksi. |
Käyttäjäryhmä |
M-Files-palvelimelle voidaan luoda käyttäjäryhmiä, joihin voidaan liittää yksittäisiä käyttäjiä. Jokainen käyttäjä kuuluu automaattisesti Kaikki sisäiset ja ulkoiset käyttäjät -käyttäjäryhmään. Sisäiset käyttäjät kuuluvat lisäksi automaattisesti käyttäjäryhmään Kaikki sisäiset käyttäjät. Käyttäjäryhmiä määritellään dokumenttivarastotasolla. Käyttäjäryhmien avulla voidaan kohteen suojauksessa määritellä valikoidusti, ketkä voivat kohdetta käyttää. |
Rooli |
Roolien kautta käyttäjille voidaan antaa lähinnä M-Files Adminiin vaikuttavia oikeuksia. Roolien kautta saadut oikeudet menevät aina dokumenttien ja muiden kohteiden oikeuksien edelle. Jos käyttäjällä on kaikki oikeudet dokumenttivarastoon, hänellä on pääsy mihin tahansa dokumenttiin, vaikka dokumentissa olisi juuri kohdekohtaisten oikeuksien kautta kielletty tämän käyttäjän pääsy dokumenttiin. |
Arvolista |
Arvolista on lista, joka sisältää erilaisia arvoja, esimerkiksi kaikki asiakkaiden nimet. Samaa arvolistaa voidaan hyödyntää useissa eri ominaisuuksissa. |
Ominaisuusmäärittely |
Ominaisuusmäärittelyillä määritellään ominaisuuksia, joita liitetään dokumenttiluokkiin. Ominaisuusmäärittelyssä määritellään ominaisuuden nimi (jonka kannattaa olla kuvaava) ja tietotyyppi, joka määrää millaista syötettävä tieto on (ominaisuuteen liittyen). |
Työnkulku |
Työnkulku määrittää organisaation tavan hallita jokin tietty prosessi. Työnkuluksi voidaan määritellä esimerkiksi laskujen kierrätys. Työnkulkuun liittyy erilaisia tiloja ja määritelmiä työn suorittajista, suojauksesta ja tilasiirtymistä. |
Kohdetyyppi |
M-Filesin avulla voidaan hallita dokumenttien lisäksi myös muita kohteita, esimerkiksi asiakkaita ja projekteja. Näitä erilaisia tietokokonaisuusmäärittelyjä kutsutaan kohdetyypeiksi. Myös dokumentti on yksi kohdetyyppi. |
Metatiedot |
M-Files Adminissa voidaan muuttaa metatietojen (esim. arvolistat, ominaisuusmäärittelyt, dokumenttiluokat ja dokumenttiluokkaryhmät) rakenteita ja luoda uusia metatietoja, kun taas päivittäisessä M-Filesin käytössä näille metatiedoille vain annetaan arvoja. Vertaa taulukkoon Termit M-Filesin päivittäisessä käytössä. |
Yhteydet ulkoisiin tietokantoihin
M-Files tarjoaa joustavia tapoja tiedon esittämiseen ja kuljettamiseen myös ulkoisista tietolähteistä. Esimerkiksi tietokantojen osalta vaatimus on, että tietokanta tukee OLE DB- tai ODBC-yhteyksiä. Tietokantayhteys voi olla vain luku -tyyppinen tai kaksisuuntainen. Vain luku -tyyppisessä yhteydessä M-Files lukee tietoja ulkoisesta tietokannasta, esimerkiksi asiakastietokannasta, mutta uusien tietojen syöttäminen M-Filesin kautta ei ole sallittua. Kaksisuuntaisessa yhteydessä myös M-Filesissa tehdyt muutokset ja lisäykset tallentuvat ulkoiseen tietokantaan.
Hyvä esimerkki ulkoisesta tietokantayhteydestä on M-Filesin yhteistoiminta ulkoisen asiakastietokannan kanssa. Monilla organisaatioilla on jo olemassa paljon asiakastietoa. Tietokanta koostuu tauluista, joihin tiedot asiakkaista on täytetty. Kun käyttäjä luo uuden tarjousdokumentin M-Filesissa, on luontevaa liittää siihen asiakastieto jo olemassa olevasta tietokannasta. M-Files voidaan järjestää hakemaan asiakastiedot ulkoisesta tietokannasta. Tämän jälkeen tieto on käytettävissä suoraan esimerkiksi metatietokortissa uutta dokumenttia luotaessa.
Myös olemassa olevien tiedostojen tuonti ja linkitys ulkoisista kohteista on mahdollista. Tämän toiminnallisuuden avulla M-Filesin käyttöönotto on helppoa ja nopeaa, koska kaikki olemassa olevat tiedostot voidaan saavuttaa myös M-Filesista käsin ilman erillistä mittavaa siirtoprosessia. Samalla M-Filesin kautta tiedostoja käytettäessä niihin on myös luontevaa alkaa liittämään metatietoja. Myös esimerkiksi versiohistoria muotoutuu M-Filesiin, yhtäaikaiset muokkaukset vältetään ja varmuuskopiointi on helppoa M-Filesin ajoitettujen töiden ansiosta. Metatietojen lisääminen myös mahdollistaa M-Filesin hakuominaisuuksien paremman hyödyntämisen.
Sähköpostiviestien tallennus ja hallinta
M-Files tarjoaa mahdollisuuden tallentaa, hallita ja jakaa tärkeitä sähköpostiviestejä hallitulla tavalla. Viestit voidaan siirtää sähköpostipalvelimelta suoraan dokumenttivarastoon, ilman käyttäjien erillisiä toimenpiteitä.
Esimerkiksi organisaation yleiseen sähköpostilaatikkoon tulevat viestit liitetiedostoineen voidaan siirtää suoraan dokumenttivarastoon. Tuodut viestit voidaan käsitellä hallitusti dokumenttivarastossa esimerkiksi työnkulkuominaisuuksia käyttäen. Käyttötarkoitus voi liittyä esimerkiksi tilausten keskitettyyn ja hallittuun käsittelyyn tai esimerkiksi lähetettävien tarjousten tallentamiseen. Näin tärkeät tiedot saadaan hallittua M-Filesin avulla ilman vaaraa tietojen hautautumisesta ja unohtumisesta sähköpostilaatikoihin.
Voit lukea näistä ja monista muista mahdollisuuksista lisää kohdasta Toiminnot Outlookissa.