M-Filesin termisanasto

Termit M-Filesin päivittäisessä käytössä.

M-Files-ohjelmisto	M-Files-dokumenttienhallintaohjelmisto koostuu seuraavista ohjelmisto-osista: M-Files Desktop, M-Files Admin, M-Files Desktop -asetukset, Näytä tilatietoja ja M-Files Server. Lisäksi M-Filesia voi käyttää www-selaimen tai mobiililaitteen kautta.
Tiedosto ja dokumentti	Tiedosto on esimerkiksi Word-tekstinkäsittelyohjelmalla tehty muistio, joka on tallennettu C:\-asemalle. Tiedostosta tulee dokumentti vasta, kun siihen liitetään metatietoja. Kun M-Files otetaan käyttöön ja vanhoja tiedostoja ryhdytään siirtämään M-Filesiin, silloin tiedostoille lisätään metatietoja ja niistä tulee dokumentteja. Dokumenttien lisäksi M-Files-varastoon voidaan tallentaa myös muuntyyppisiä kohteita, kuten asiakkaita, tehtävänantoja tai projektitietoja.
Monitiedostoinen dokumentti	Monitiedostoinen dokumentti on M-Filesin erityinen dokumenttityyppi, joka voi sisältää useita tiedostoja. Tiedostoilla on vain yhdet metatiedot. Tavanomaisia käyttötapoja ovat sähköisen dokumentin yhdistäminen sen allekirjoitettuun ja skannattuun vastineeseen tai sähköpostiin ja kaikkiin sen liitteisiin tai tapaukset, joissa tiedostoja on yhdistettävä toisiinsa ja käsiteltävä yhtenä yksikkönä.
Väliaikainen paikallinen tiedosto	Esimerkiksi Microsoft Word luo väliaikaisia tiedostoja työskentelyn aikana. Niistä käytetään nimitystä väliaikaiset paikalliset tiedostot. Jotkut ohjelmistot eivät osaa itse poistaa näitä väliaikaisia tiedostoja, ja silloin ne jäävät näkyviin väliaikaisina paikallisina tiedostoina M-Filesiin. Koska väliaikaisiin paikallisiin tiedostoihin ei liity metatietoja, ne eivät tallennu palvelimelle. Näitä väliaikaisia paikallisia tiedostoja voidaan muuntaa dokumenteiksi, katso kohta Muunna dokumentiksi, ja poistaa, katso kohta Tyhjennä paikallinen välimuisti.
Metatiedot	Metatieto on dokumenttiin liittyvää ominaisuustietoa, kuten esimerkiksi sopimuksen osapuolet tai kirjeen vastaanottaja. Metatietojen avulla dokumentteja voidaan esimerkiksi hakea ja organisoida.
Dokumentin / kohteen suojaus	Jokaiseen dokumenttiin voidaan suojauksella määritellä, mitkä oikeudet käyttäjällä tai käyttäjäryhmällä siihen on. Oikeudet voidaan erikseen joko sallia tai kieltää. Tietyllä käyttäjällä voi olla sallittuja tai kiellettyjäoikeuksia kahdella eri tavalla: käyttäjälle on määritelty oikeudet suoraan tai käyttäjä kuuluu sellaiseen käyttäjäryhmään, jolle on määritelty oikeudet. Mikäli käyttäjälle ei ole määritelty oikeuksia mihinkään, hän ei voi myöskään tarkastella dokumenttia tai tehdä sille mitään. Jos taas tietyt oikeudet on sallittu, voi käyttäjä tehdä näiden määrittelemiä toimenpiteitä.
Varasto	Dokumenttivarasto on keskitetty dokumenttien ja muiden kohteiden tallennuspaikka. Fyysisesti se sijaitsee M-Files Server -palvelinta suorittavalla palvelinkoneella. Fyysisestä sijainnista riippumatta kaikki käyttäjät näkevät dokumenttivaraston paikallisen tietokoneensa hakemistona M-Files-asemalla. Dokumenttivaraston käyttäminen on siis samanlaista kuin paikallisen kiintolevyaseman käyttö.
Näkymä	Näkymät ovat paikkoja, joihin dokumentit ja muut kohteet on listattu niiden sisältämän metatiedon mukaan.
Näennäinen kansio	Näkymien sisältämät kohteet voidaan jakaa näennäisiin kansioihin (ominaisuuskansioihin). Näennäiset kansiot ovat keino jaotella näkymään kuuluvat kohteet omiin kategorioihinsa.
Perinteinen kansio	Voit luoda M-Filesiin myös perinteisiä kansioita. Perinteisissä kansioissa ei ole näkymien tuomia lisäominaisuuksia ja ne käyttäytyvät kuten esimerkiksi C:\-aseman kansiot. Perinteisiä kansioita voidaan käyttää hyväksi myös tuotaessa tiedostoja M-Filesiin.
Asiakas	Asiakaskone on M-Filesin peruskäyttäjän tietokone ohjelmistoineen. Peruskäyttäjän toimiin kuuluu esimerkiksi dokumenttien luontia ja dokumenttivaraston selaamista.
Kohdetyyppi	M-Filesiin voi määritellä erilaisia kohdetyyppejä, joiden perusteella dokumenttivarastoon voi luoda erilaisia kohteita. Dokumentti on yksi tällainen kohdetyyppi, ja se löytyy jokaisesta dokumenttivarastosta. Tämän lisäksi M-Filesin ylläpitäjä voi luoda dokumenttivarastoon muita kohdetyyppejä, kuten asiakas, yhteyshenkilö ja projekti. Näin M-Filesilla voidaan hallita esimerkiksi yrityksen asiakas- ja projektirekisterit.
Kohde	Kohde-nimitystä käytetään eri kohdetyyppien ilmentymistä eli kohdetyypeistä luoduista yksittäisistä kohteista. Kohde on esimerkiksi yksittäinen yhteyshenkilö dokumenttivarastossa. Lähes kaikki toiminnot ovat samanlaisia dokumenteille ja muille kohteille. Tässä käsikirjassa toiminnot on usein kuvattu tehtyinä dokumenteille, mutta samat toiminnot ovat käytettävissä myös esimerkiksi dokumenttikokoelmille ja muille kohteille. Yksittäinen dokumentti voidaan siis myös mieltää kohteena.
Dokumenttikokoelma	Dokumenttikokoelma koostuu erillisistä dokumenteista, jotka sijaitsevat dokumenttivarastossa. Jokaisella kokoelman dokumentilla on omat metatietonsa. Lisäksi dokumenttikokoelmalla on omat jäsendokumenteista riippumattomat metatiedot (vrt. monitiedostoinen dokumentti). Jokainen kokoelman dokumentti on löydettävissä edelleen erillisenä dokumenttina, mutta myös dokumenttikokoelman kautta.
Suhteet	Kohteiden välille voi myös määritellä suhteita. Suhteiden avulla voidaan linkittää esimerkiksi kaksi dokumenttia liittymään toisiinsa. Suhteiden avulla on helppo seurata kaikkia asiaan liittyviä dokumentteja.
Pohja	Voit käyttää uuden kohteen pohjana toista kohdetta. Kun valitset listasta halutun pohjan, metatietokortti mukautuu pohjana käytettävän kohteen määrittelyihin. Voit muuttaa ja täydentää metatietoja haluamallasi tavalla. Määrittele kohde pohjaksi lisäämällä siihen ominaisuus On pohja ja antamalla sille arvoksi Kyllä.
Työnkulku	Työnkulkuominaisuuden avulla M-Filesissa voidaan mallintaa kohteen elinkaarta reaalimaailman prosessia vastaavasti. Työnkulku jaetaan erilaisiin tiloihin, jotka kuvaavat dokumentin tai muun kohteen tiettyjä työvaiheita. M-Filesin ylläpitäjä voi määritellä organisaation tarpeisiin sopivia työnkulkuja helposti. Katso lisää työnkulkujen määrittelemisestä kohdasta Työnkulut.
Palvelin	M-Files Serversovellusta suoritetaan palvelinkoneella. Asiakaskoneilta otetaan yhteyttä palvelinkoneelle ja haetaan tietoja niin, että dokumenttivaraston sisältöä voidaan näyttää asiakaskoneilla. Palvelinkone on dokumenttivaraston varsinainen sijaintipaikka.