Voit määrittää suhteita kohteiden välille toisiinsa yhteydessä olevien dokumenttien linkittämiseksi. Esimerkiksi tarjousdokumenttiin voi liittyä tuotteen hinnasto ja yrityksen esite. Jokaista kohdetta voidaan päivittää erikseen ja niiden versiohistoria on itsenäinen. Kohteista ei myöskään tarvitse ottaa turhia kopioita.
"Suhteet"-ikkuna.
Lisäksi suhteiden avulla voit muodostaa metatietoyhteyksiä kohteiden välille aivan kuten metatietokortissakin. Voit esimerkiksi linkittää asiakkaan kohteeseen. Tällöin asiakas tulee näkyville myös kohteen metatietoihin. Samoin Suhteet-ikkunassa näkyvät myös metatietokortin kautta syötetyt suhteet.
Valintaikkunassa on kolme välilehteä, jotka edustavat suhteita kohteesta, suhteita kohteeseen sekä kaikkia suhteita.
Lisää suhde, Muokkaa suhdetta, Poista suhde
Voit lisätä, muokata ja poistaa suhteita valintaikkunan alalaidasta löytyvien painikkeiden avulla. Jos haluat lisätä useita kohteita kerralla, voit kätevästi myös raahata ja pudottaa kohteita valintaikkunaan toisesta ikkunasta.
Uusin versio, Tietty versio
Lisätessäsi suhteen M-Files varmistaa vielä halutun versiokäyttäytymisen koskien lisättyä kohdetta. Voit valita suhteen osoittamaan aina kohteen uusimpaan versioon tai nykyiseen versioon.
Selaa suhteita
Kohteet ovat usein suhteessa toisiin kohteisiin. Esimerkiksi dokumentti on usein liitetty projektiin tai asiakkaaseen. Suhteet määritellään kohdekohtaisesti. Katso lisätietoja luvusta Suhteet.
Näitä kohteeseen suhteessa olevia kohteita voit selata Selaa suhteita -toiminnolla, jos M-Files Adminissa on määritelty kohdetyyppien välisiä suhteita (oletuksena pois päältä). Katso lisätietoja luvusta Uusi kohdetyyppi.
Suhteessa olevat kohteet näytetään aina listausnäkymässä (hakutulos tai näkymä) riippumatta siitä, onko M-Files Adminissa määritelty em. kohdetyyppien välisiä suhteita. Näin voit helposti selata esimerkiksi projektiin liittyviä dokumentteja ja yhteyshenkilöitä suoraan listausnäkymästä. Voit myös siirtyä suhteita käyttäen kohteesta toiseen. Voit esimerkiksi siirtyä dokumentista suhteessa olevaan projektiin ja projektista asiakkaaseen ja asiakkaasta yhteyshenkilöön jne.
Eri varastoissa olevien kohteiden väliset suhteet
Yhteistoiminta eri varastojen välillä mahdollistaa myös suhteiden luonnin sellaisten kohteiden välillä, jotka sijaitsevat eri varastoissa. Kohteita ei viedä varastosta toiseen, vaan suhde luodaan viittaamalla toisessa varastossa sijaitsevaan kohteeseen, eli alkuperäiseen kohteeseen luodaan linkki.
Voit luoda suhteen vetämällä kohteen varastosta toiseen tai käyttämällä Suhteet-toimintoa samalla tavalla kuin lisättäessä suhdetta samassa varastossa olevalle kohteelle.
Lisäksi voit korvata tiedoston toisessa varastossa olevalla tiedostolla ikään kuin molemmat tiedostot olisivat samassa varastossa.
Pikakuvakkeet
Suhteessa oleva toisen varaston kohde näkyy pikakuvakkeena kohdevarastossa. Kun kaksoisnapsautat kohdetta, M-Files näyttää kohteen alkuperäisessä varastossa samalla tavalla kuin M-Files-pikakuvakkeita käytettäessä.
Kohdevarastossa näet suhteessa olevan kohteen (pikakuvakkeen) perusominaisuudet sekä tietoa alkuperäisestä varastosta, mutta varsinaiset muutokset tehdään ja kohde avataan alkuperäisessä varastossa. Sinulla on oltava alkuperäisen varaston ja alkuperäisen kohteen käyttöoikeudet, jos haluat tarkastella ja muokata suhteessa olevaa kohdetta alkuperäisessä varastossa.
Voit halutessasi nimetä kohdevarastossa olevan pikakuvakkeen uudelleen. Tällöin lähdevarastossa olevan alkuperäisen kohteen nimi ei muutu eikä varastojen välille muodostu ristiriitoja.
Pikakuvakkeen suojausasetukset
Pikakuvakkeilla on omat suojausasetukset. Oletusasetus on kohdevaraston uusien kohteiden oletussuojausasetus, joka määräytyy kohdetyypin mukaan.
Synkronoinnilla luodut pikakuvakkeet
Synkronoitaessa tietoja varastojen välillä esimerkiksi arkistointia tai julkaisua varten joissakin tapauksissa luodaan pikakuvakkeita tuotujen kohteiden metatietojen avulla. Jos esimerkiksi tiettyyn projektiin liittyvä dokumentti tuodaan kohdevarastoon, mutta projektia ei tuoda, M-Files luo projektille pikakuvakkeen kohdevarastoon. Pikakuvake on linkki toisessa varastossa olevaan kohteeseen. Tähän vaaditaan se, että Projekti-ominaisuusmäärittelyn on oltava yhdistettävissä lähde- ja kohdevarastojen välillä. Itse metatietomäärittelyiden on aina oltava yhdistettävissä, jotta niihin suhteessa olevat kohteet ja arvot voidaan näyttää tai tuoda pikakuvakkeina.
Vaatimukset
M-Files luo automaattisesti suhteen kohteisiin, joilla on sisäänrakennettu kohdetyyppi (esimerkiksi Dokumentti tai Dokumenttikokoelma). Jos käyttäjä luo kohteen kohdetyypin (Asiakas, Projekti jne.), sinun on varmistettava, että kohdetyyppien metatietomäärittelyt voidaan täsmätä varastojen kesken.