Viestien liittäminen yhteyshenkilöihin

M-Files Adminissa voit määritellä, että viesti liitetään automaattisesti M-Filesiin tallennettuihin yhteyshenkilöihin ja asiakkaisiin viestin lähettäjä- ja vastaanottajatietojen mukaan. Esimerkiksi lähettäjältä [email protected] tullut viesti voidaan liittää automaattisesti yhteyshenkilöön Matti Paija ja asiakkaaseen ESTT Oy.

Kun käyttäjä on tallentamassa sähköpostiviestiä Outlookissa M-Filesiin, M-Files hakee vastaavuutta viestissä olevien sähköpostiosoitteiden ja M-Files Adminissa määriteltyjen ominaisuuksien välillä. Vastaavuuden ja ylläpitäjän tekemien määritysten mukaan M-Files liittää viestin automaattisesti asiakkaisiin tai yhteyshenkilöihin, kun viesti tallennetaan Outlookissa M-Files-kansioon.

Huomautus: Yhdistäminen voidaan tehdä vain, jos viesti tallennetaan Microsoft Outlookin versiossa 2007, 2010, 2013 tai 2016.

Tämä automatisointi tehdään varastokohtaisesti (varastokohtainen M-Files-kansio Outlookissa), jolloin se on voimassa myös kaikissa kyseisen M-Files-kansion alikansioissa. Viesti on tallennettava Outlookissa Tallenna M-Filesiin -toimintoa käyttämällä tai vetämällä viesti M-Files-kansioon Outlookissa. Mikäli vedät viestin suoraan M-Filesin käyttöliittymään, yhdistämistä asiakkaaseen tai yhteyshenkilöön ei tehdä.

Sähköpostiohjelman integraatioasetukset

Sähköpostiohjelman integraatioasetusten avaaminen:

Avaa M-Files Admin.
Valitse varasto vasemmasta puunäkymästä.
Valitse Toiminta > Sähköpostiohjelman integraatioasetukset.

Yhteyshenkilöt

M-Files hakee täydellistä vastaavuutta yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen kanssa: M-Files liittää viestin yhteyshenkilöön Matti Paija, jos Matti Paijan ominaisuuksista löytyy täysin sama sähköpostisoite kuin viestissä on ([email protected]).

Asiakkaat

Mikäli sähköpostiohjelman integraatioasetuksissa on lisäksi määritelty asiakastiedot, niin

M-Files hakee lisäksi vastaavuutta yhteyshenkilön kautta asiakkaaseen (Asiakas-kohdetyypin tulee olla Yhteyshenkilö-kohdetyypin omistaja): M-Files liittää viestin asiakkaaseen ESTT Oy, jos Matti Paija on asiakkaan ESTT Oy yhteyshenkilö.
M-Files hakee vastaavuutta sähköpostiosoitteessa olevan Internet-toimialueen ja asiakkaan ominaisuuksien välillä: M-Files liittää viestin asiakkaaseen ESTT Oy sähköpostiosoitteen toimialueen matti.paija@estt.fi tai pirkko.paija@estt.fi perusteella, jos toimialue estt.fi löytyy asiakkaan ominaisuuksista. Viestiä ei tässä tapauksessa liitetä yhteenkään yhteyshenkilöön, mikäli yhteyshenkilötiedoilla ei löydetä täydellistä vastaavuutta.

Sähköpostiohjelman integraatioasetukset – Lisäasetukset

Sähköpostiohjelman integraatioasetukset -ikkunan Lisäasetukset-välilehdellä voit tehdä lisää yhdistämismäärityksiä sähköpostitietojen ja M-Files-metatietojen välillä. M-Files täyttää metatietokortin automaattisesti näissä asetuksissa määritetyn yhdistämisen mukaan.

Ensin voit valita oletusluokan kaikille Outlookin kautta M-Filesiin tallennetuille sähköpostiviesteille. Toiseksi voit asetusten avulla määritellä sopivan metatieto-ominaisuuden kaikille sähköpostin otsikkokentän arvoille.

Jos esimerkiksi haluat lisätä Lähettäjä-kentän sisältämät tiedot automaattisesti sähköpostikohteen metatietokortin tietyksi ominaisuudeksi, valitse ominaisuus pudotusvalikosta.