Uusia ominaisuusmäärittelyitä luodaan M-Files Adminissa. Korosta Ominaisuusmäärittelyt vasemmassa puunäkymässä ja valitse tehtävävalikosta Uusi ominaisuusmäärittely....
Uudessa ominaisuusmäärittelyssä pitää ominaisuuden nimeämisen jälkeen määritellä tietotyyppi. Esimerkiksi jos luot Dokumentin päiväys -nimisen ominaisuuden, sille on loogista määritellä tietotyypiksi Päiväys.
Uusi ominaisuusmäärittely -ikkuna.
Ominaisuusmäärittelyn tietotyypit
| Teksti | Mikä vain kirjoitettu teksti, esimerkiksi otsikko. |
| Teksti (monirivinen) | Mikä vain kirjoitettu teksti. Teksti voi jatkua useammalle riville. |
| Valitse listasta | Voit valita yhden arvon arvolistan vaihtoehdoista. |
| Valitse listasta (monivalinta) | Voit valita useita arvoja arvolistan vaihtoehdoista. |
| Päiväys | Voit valita päivämäärän. M-Files ehdottaa oletusarvoisesti meneillään olevaa päiväystä. |
| Aika | Voit valita kellonajan. |
| Numero (kokonaisluku) | Voit kirjoittaa halutun kokonaisluvun. |
| Numero (reaaliluku) | Voit kirjoittaa halutun reaaliluvun. |
| Totuusarvo (kyllä/ei) | Voit määrittää totuusarvon kyllä tai ei halutulle muuttujalle. |
Tietotyyppi kuvastaa, minkälaisesta ominaisuudesta on kyse. Jos esimerkiksi luot uuden ominaisuuden nimeltä Luottamuksellinen ja annat sille tietotyypiksi Totuusarvo (kyllä/ei), täyttäessäsi metatietokortin Luottamuksellinen-kohtaa sinun pitää valita joko kyllä tai ei. Näin tapahtuu vain, jos Luottamuksellinen-ominaisuus on liitetty siihen dokumenttiluokkaan (esimerkiksi Raportti, Muistio, Pöytäkirja), johon luomasi dokumentti kuuluu.
Kun olet luonut tämän ominaisuuden, voit luoda uuden näkymän, johon on listattu dokumentit sen mukaan, ovatko ne luottamuksellisia vai eivät. Voit ryhmitellä dokumentit näkymähierarkian avulla Kyllä- ja Ei-ominaisuuskansioihin.
Arvolistat ovat tehokkaasti hyödynnettävissä ominaisuusmäärittelyissä. Esimerkiksi Asiakkaat-arvolistaa hyödynnetään lukuisissa Esimerkkidokumenttivaraston ominaisuusmäärittelyissä.
Kun määritellään vaikkapa Laatijaorganisaatiota, haetaan vaihtoehdot arvolistasta Asiakkaat, johon on helppo lisätä uusia arvoja (asiakkaita). Näin samoja yritysten nimiä ei tarvitse kirjoittaa uudestaan, vaan sen sijaan hyödynnetään jo olemassa olevaa listaa. Listavalinnat vähentävät syötevirheitä ja tehostavat toimintaa.
Esisuodatus ominaisuuksille
Voit määritellä esisuodatuksen ominaisuusmäärittelylle, joka näyttää kohteita. Tällä tavoin voidaan rajata listaa näytettävistä kohteista tietyillä kriteereillä, jolloin käyttäjä löytää nopeammin etsimänsä kohteen, esimerkiksi lisätessään haluamansa asiakkaan metatietokorttiin.
Esisuodatuksella voidaan esimerkiksi jakaa:
- asiakkaat prospekteihin ja varsinaisiin asiakkaisiin
- asiakkaat tilaajiin ja toimittajiin
- asiakkaat henkilöasiakkaisiin ja yrityksiin
- projektit sisäisiin ja ulkoisiin
- projektit voimassa oleviin ja päättyneisiin.
Asiakkaan luokkaa voidaan käyttää myös esisuodattimena asiakaslistaukselle. Vastaavasti esimerkiksi projektin luokkaa voidaan käyttää esisuodattimena projektilistaukselle.
Suodata lista käyttäen seuraavan ominaisuuden arvoa
Suodatettua arvolistaa käyttävä ominaisuusmäärittely kannattaa määritellä suodattuvaksi siihen liittyvän pääarvolistaa käyttävän ominaisuusmäärittelyn mukaisesti. Kyseessä on tällöin ns. dynaaminen suodatus sen mukaan, mitä käyttäjä valitsee metatietokortissa.
Esimerkiksi: Ominaisuudet Tilaaja ja Tilaajan yhteyshenkilö täytetään metatietokorttiin. Oikean Tilaajan valitseminen suodattaa tällöin Tilaajan yhteyshenkilö -arvolistaan ainoastaan tämän asiakkaan yhteyshenkilöt. Tilaaja-ominaisuusarvo voi käyttää pohjanaan Asiakkaat-arvolistaa ja Tilaajan yhteyshenkilö voi käyttää pohjanaan Yhteyshenkilöt-arvolistaa. Yhteyshenkilöt-arvolista suodattuu asiakkaiden mukaisesti.
Lisäksi Tilaajan yhteyshenkilö -ominaisuus on määritelty suodattumaan Tilaaja-ominaisuuden mukaisesti. Katso lisää arvolistojen ja kohdetyyppien välisistä hierarkiasuhteista kohdista Arvolistat ja Kohdetyypit.
Voit myös valita automaattisen suodatuksen, jolloin M-Files etsii parhaimman mahdollisen suodatusvalinnan metatietokortissa kyseisen ominaisuuden suodattamiseen. Tällöin esimerkiksi arvolistojen kaksisuuntainen suodatus postinumeroiden ja kaupunkien välillä toimii käyttäjäystävällisesti: voit valita metatietokortissa ensin postinumeron, jolloin M-Files valitsee automaattisesti sopivan kaupungin listasta. Jos valitset ensin kaupungin, M-Files suodattaa valittavissa olevat postinumerot automaattisesti kaupungin mukaan.
Lajittele luettelon arvot seuraavaan järjestykseen
Voit määrittää, onko ominaisuusmäärittelyssä käytettävä arvolista kasvava vai laskeva.
Salli tämän ominaisuuden käyttäminen tietyn kohdetyypin kanssa
Tarvittaessa voit myös rajoittaa ominaisuuden käytön vain tiettyyn kohdetyyppiin.
Ota käyttöön automaattiset suojausasetukset tämän ominaisuuden kautta
Jotta voit käyttää automaattisia suojausasetuksia tietyn ominaisuuden kautta, tulee sinun sallia tämä ko. ominaisuusmäärittelyn ominaisuuksissa. Luokka-ominaisuusmäärittelylle automaattiset suojausasetukset on oletuksena käytössä, joten sille niitä ei erikseen tarvitse sallia.
Kun olet lisännyt jollekin arvolle, arvolistalle tai kohdetyypille automaattisia suojausasetuksia, M-Files ilmoittaa vielä, missä ominaisuusmäärittelyissä automaattiset suojausasetukset on otettu käyttöön ja missä ei. Tarkista, että haluamassasi ominaisuusmäärittelyssä on automaattiset suojausasetukset otettu käyttöön.
Huomioi, että määrittelemäsi arvo tulee olla valittuna juuri sille ominaisuusmäärittelylle, jolle olet ottanut käyttöön automaattiset suojausasetukset.
Aliakset (Lisäasetukset-välilehti)
Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää ko. ominaisuusmäärittelylle aliaksen. Lisätietoja saat kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen.