Voit aloittaa uuden käyttäjän luomisen valitsemalla Käyttäjät M-Files Adminin vasemmassa puunäkymässä ja napsauttamalla Uusi käyttäjä... -linkkiä Windowsin Käyttäjät-tehtäväalueella.
Käyttäjän ominaisuudet -ikkunassa voit määrittää dokumenttivaraston uuden käyttäjän ominaisuudet. Ominaisuuksien mukaan määräytyvät käyttäjien oikeudet dokumentteihin ja itse dokumenttivarastoon.
Käyttäjän ominaisuudet -ikkuna.
Käyttäjätili ja koko nimi
Käyttäjätileihin luotu käyttäjätili on valittavissa alasvetovalikosta, ja Koko nimi -kenttään voit määritellä käyttäjän koko nimen. Katso Uusi käyttäjätili.
Käyttäjätili on poissa käytöstä
Kun tili on poissa käytöstä, käyttäjä ei voi käyttää dokumenttivarastoa. Tällöin sisäänkirjautuminen dokumenttivarastoon on estetty, mutta käyttäjän tiedot säilyvät tallessa. Tällä toiminnolla käyttäjä saadaan helposti takaisin tarvittaessa. Esimerkiksi loman ajaksi työntekijän käyttäjätili voidaan haluta tietoturvasyistä poistaa käytöstä.
Käyttäjä ei voi luoda dokumentteja tai muita kohteita
Käyttäjä ei voi luoda dokumenttivarastoon dokumentteja tai muita kohteita, mutta voi esimerkiksi lukea niitä, jos hänellä on siihen oikeudet.
Käyttäjä ei voi luoda tai muokata perinteisiä kansioita
Käyttäjä ei voi luoda dokumenttivarastoon perinteisiä kansioita eikä muokata olemassa olevia perinteisiä kansioita.
Ulkoinen käyttäjä
Käyttäjät voidaan myös jakaa ulkoisiin ja sisäisiin käyttäjiin. Käyttäjä voidaan määritellä ulkoiseksi käyttäjäksi valitsemalla kohta ulkoinen käyttäjä. Ulkoiset käyttäjät voivat käyttää vain niitä dokumentteja, joihin heille on erikseen myönnetty oikeus. Oletusarvoisesti ulkoinen käyttäjä ei näe mitään dokumentteja. Tällainen käyttäjä voisi olla esimerkiksi asiakas, joka halutaan päästää tarkastelemaan yrityksen dokumenttivarastossa olevia kyseiseen asiakkaaseen liittyviä dokumentteja.
Ulkoinen käyttäjä ei siis oletusarvoisesti näe mitään dokumentteja. Dokumentit, jotka halutaan jakaa ulkoisen käyttäjän kanssa, tulee erikseen määritellä dokumenttikohtaisten suojausasetusten kautta.
Täysi dokumenttivaraston hallintaoikeus
Tämän ominaisuuden myötä käyttäjä saa käyttöönsä kaikki dokumenttivaraston hallintaoikeudet, jotka esitellään yksitellen seuraavissa kohdissa.
Näkee kaikki kohteet ja voi lukea kaikkia kohteita (sisältää poistetut kohteet)
Riippumatta dokumentille tai kohteelle määritellystä suojauksesta, tämän oikeuden haltija näkee ja voi lukea kaikkia kohteita – myös poistetuksi merkittyjä kohteita.
Näkee poistetut kohteet ja voi kumota poiston
Oikeus nahdä ja palauttaa poistetuiksi merkittyjä dokumentteja sekä muita kohteita.
Kohteiden tuhoaminen
Oikeus tuhota dokumentteja ja muita kohteita lopullisesti.
Pakotettu muokkauksen peruminen
Tämän oikeuden käyttäjä voi perua toisen käyttäjän muokkausvarauksen. Jos käyttäjä on esimerkiksi unohtanut palauttaa muokkauksesta dokumentin, jota muiden pitäisi päästä muokkaamaan, voidaan tällä oikeudella ottaa tuo varattu dokumentti käyttöön. Tällöin muokkausvarauksen aikana dokumenttiin tehdyt muutokset eivät tallennu palvelimelle.
Kaikkien kohteiden suojausasetusten muuttaminen
Oikeus muuttaa minkä tahansa dokumentin tai kohteen suojausta. Voit muokata kohteen käyttöoikeuksia eli esimerkiksi poistaa muilta käyttäjiltä kirjoitusoikeuden dokumenttiin. Tämän oikeuden saanut käyttäjä voi käsitellä dokumentteja, joihin hänellä ei dokumentin suojausmääritysten mukaan olisi oikeutta.
Metatietojen rakenteen muuttaminen
Oikeus muokata dokumenttivaraston metatietoja, kuten lisätä uusia dokumenttiluokkia tai arvolistoja. Jos esimerkiksi haluat muuttaa Lasku-dokumenttiluokkaa siten, että jokaiseen laskuun täytyy täyttää myös Projekti-ominaisuuden kenttä, voit tehdä muutoksen tällä oikeudella. Tämän oikeuden puuttuminen ei estä käyttäjää lisäämästä yksittäisiin kohteisiin uusia metatietokenttiä metatietokortin avulla.
Työnkulkujen hallinta
Tällä oikeudella käyttäjä voi luoda, muokata ja poistaa työnkulkuja M-Files Adminissa.
Käyttäjätilien hallinta
Oikeus hallita dokumenttivaraston käyttäjätunnuksia. Tällä oikeudella voit esimerkiksi lisätä tai poistaa käyttäjiä dokumenttivarastosta.
Yhteisten näkymien ja ilmoitussääntöjen hallintaoikeus
Oikeus hallita dokumenttivaraston yhteisiä näkymiä ja ilmoitussääntöjä. Tällä oikeudella voit esimerkiksi luoda näkymän, joka näkyy kaikille käyttäjille dokumenttivarastossa. Voit myös määrittää yhteisiä ilmoitussääntöjä. Yhteiset näkymät ja ilmoitukset luodaan M-Files Desktopin kautta.