Skannaus ja tekstintunnistus

Lisää tai korvaa skannerilta

M-Filesiin voidaan lisätä skannattavia paperidokumentteja joko käyttämällä ulkoisia yhteyksiä (verkkoskannausta) tai paikallista skanneria. Katso lisää verkkoskannauksesta kohdasta Skannerilähteet.

Paikallista skannausta käytettäessä skannerin tulee olla kytkettynä suoraan siihen tietokoneeseen, jolla skannattavan tiedoston lisäys tehdään M-Filesiin. Skannaustoiminnot ovat Toiminnot-valikossa.

Huomautus: Skanneri-integraatio M-Files Desktopin puolella käyttää TWAIN-teknologiaa ja WIA-teknologiaa. Skannaus voidaan tehdä skannereilla, joille on saatavilla joko TWAIN-ajuri tai WIA-ajuri.

Lisää tiedostoja skannerilta

Jos haluat lisätä tiedostoja monitiedostoiseen dokumenttiin, napsauta monitiedostoista dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitse Lisää tiedosto > Lisää tiedosto skannerilta pikavalikosta. M-Files lisää uuden tiedoston skannatusta tiedostosta monitiedostoiseen dokumenttiin.

Huomautus: Monitiedostoisella dokumentilla on vain yhdet metatiedot. Monitiedostoiseen dokumenttiin kuuluvilla erillisillä tiedostoilla ei ole erillisiä metatietoja.

Korvaa skannerilta tulevalla tiedostolla

Voit myös korvata yksittäisen tiedoston skannerilta tulevalla tiedostolla. Tällä toiminnolla voidaan korvata yksitiedostoinen dokumentti tai monitiedostoisen dokumentin osana olevat tiedostot.

Skannaus ja tekstintunnistus

Mikäli käytössäsi on M-Files OCR -moduuli, M-Files ehdottaa skannauksen lopussa, että tiedosto muunnetaan hakukelpoiseksi PDF:ksi tekemällä sille tekstintunnistus. Voit aktivoida tekstintunnistuksen tai ohittaa sen. Voit myös määrittää lisäasetuksia tekstintunnistukselle.

Mikäli raahaat hiirellä kuvatiedostomuodossa olevan tiedoston M-Filesiin, ehdottaa M-Files myös silloin tekstintunnista, jos käytössäsi on M-Files OCR -moduuli. Katso lisätietoja luvusta Hakukelpoinen PDF.

Huomautus: Mikäli tekstintunnistus tehdään kuvatiedostolle, jota ei ole tallennettu ja palautettu M-Filesiin, tiedosto tallennetaan ainoastaan PDF-muodossa. Muussa tapauksessa alkuperäinen kuvatiedosto löytyy dokumentin versiohistoriasta.

Muunna hakukelpoiseksi PDF:ksi

Jos sinulla on M-Files OCR -moduulin käyttöoikeus, voit muuntaa kuvatiedoston hakukelpoiseksi PDF:ksi. Silloin tiedostolle tehdään tekstintunnistus, joka mahdollistaa haun sisällön mukaan. Muunnoksen jälkeen voit etsiä esimerkiksi sopimusdokumentin suorittamalla haun sopimusosapuolten nimillä tai muulla sopimuksen sisältämällä tekstillä.

Seuraaville tiedostomuodoille voidaan tehdä tekstintunnistus: TIFF, JPEG, BMP, PNG ja PDF. Alfakanavaa ja JPEG-pakkausta käyttäviä TIFF-tiedostoja ei tueta. Lisätietoja saat kohdasta Hakukelpoinen PDF.

Huomautus: Mikäli tekstintunnistus tehdään kuvatiedostolle, jota ei ole tallennettu ja palautettu M-Filesiin, tiedosto tallennetaan ainoastaan PDF-muodossa. Muussa tapauksessa alkuperäinen kuvatiedosto löytyy dokumentin versiohistoriasta.

M-Files OCR -moduuli on maksullinen lisäosa M-Filesiin. Se voidaan ottaa käyttöön lisenssikoodin avulla.