Hakukelpoinen PDF

Mikäli haluat tehdä automaattisen tekstintunnistuksen skannerilta tuotaville tiedostoille, valitse Käytä OCR:ää, jotta skannatuille dokumenteille voidaan tehdä hakuja sisällön mukaan. Tämä valinta tehdään määritettäessä yhteyttä ulkoiseen lähteeseen, ja se löytyy Yhteysominaisuudet-ikkunan Hakukelpoinen PDF -välilehdellä. Silloin M-Files muuntaa tuotavan kuvatiedoston hakukelpoiseksi PDF:ksi. Tämä mahdollistaa sen, että skannattavan tiedoston sisällön mukaan voidaan tehdä hakuja. Muunnoksen jälkeen voit etsiä PDF-dokumenttia tekemällä haun dokumentin varsinaiseen sisältöön.

Seuraaville tiedostomuodoille voidaan tehdä tekstintunnistus: TIFF, JPEG, BMP, PNG ja PDF. Alfakanavaa ja JPEG-pakkausta käyttäviä TIFF-tiedostoja ei tueta.

Huomautus: Hakukelpoiseksi PDF:ksi muuntaminen ei vaikuta siihen, miltä skannattu asiakirja näyttää sitä katseltaessa. Käyttäjät näkevät edelleen alkuperäisen skannatun kuvan. M-Files tallentaa automaattisen tekstintunnistuksen tulokset PDF-tiedostoon näkymättömänä tekstinä, jonka avulla tiedosto voidaan löytää hauilla. Mahdolliset epätarkkuudet tekstintunnistuksen tuloksissa eivät siis vaikuta mitenkään siihen, miltä näin käsitelty skannattu asiakirja näyttää, kun sitä katsellaan kuvaruudulla tai kun se tulostetaan.

Yhteysominaisuudet-ikkunan Hakukelpoinen PDF -välilehti.

Tekstintunnistus tunnistaa kaikkia länsimaisia kieliä, mutta kielten valinta parantaa usein tunnistustulosten laatua. Toissijaisten kielten lista sisältää vain ne kielet, jotka on sallittu käytettäväksi valitsemasi ensisijaisen kielen kanssa.

Myös M-Files Desktopin puolella voidaan tehdä tekstintunnistus. Katso lisätietoja luvusta Skannaus ja tekstintunnistus. Mikäli tekstintunnistusta halutaan käyttää ainoastaan M-Files Adminin kautta ulkoisia lähteitä käyttämällä, voidaan tämä rajaus tehdä rekisteriasetuksia muuttamalla. Rekisteriasetuksilla voidaan tehdä myös muita rajauksia. Jos haluat lisätietoja rekisteriasetuksista, ota yhteys asiakastukeen osoitteessa [email protected].

Huomautus: M-Files OCR -moduuli on M-Filesin maksullinen lisäosa. Se voidaan ottaa käyttöön lisenssikoodin avulla. M-Files OCR:n käytön mahdollistava lisenssikoodi tulee vaihtaa vanhan lisenssikoodin tilalle. Katso lisätietoja luvusta Lisenssinhallinta. Tämän jälkeen OCR:ään liittyvät toiminnot ovat käytettävissä M-Files Adminissa ja M-Files Desktopissa.

M-Files käyttää I.R.I.S:n tarjoamaa OCR-moottoria. Mikäli haluat ostaa M-Files OCR -moduulin, ota yhteyttä myyntiimme osoitteessa [email protected].

Muunna PDF/A-1b-muotoon

Valitse tämä asetus, kun haluat täyttää sähköisille dokumenteille asetetun pitkäaikaisen säilytyksen ISO 19005-1:2005 -standardin vaatimukset.

PDF/A-1b-muoto on ominaisuuksiltaan normaalia PDF-muotoa rajoittuneempi, joten PDF/A-muotoon muunnetut tiedostot ovat usein suurikokoisempia kuin normaaliin PDF-muotoon muunnetut tiedostot. Lisäksi PDF/A-muotoon muunnettaessa tietyt vaativammat graafiset ulkoasuasetukset saattavat jäädä pois. PDF/A-muotoon muuntamista kannattaakin käyttää vain, jos sen käyttö on nimenomaisesti tarpeen esimerkiksi pitkäaikaissäilytykseen liittyvistä vaatimuksista johtuen.