Jotta automaattisia allekirjoituskohteita voidaan luoda M-Filesiin, uudelle kohdetyypille ja tarvittaville ominaisuusmäärittelyille on luotava aliakset. Aliaksia käytetään kohteiden luomiseen allekirjoittamisen yhteydessä. Mikäli käytät Electronic Signatures -moduulia, nämä määritykset ovat valmiina käytössäsi. Muussa tapauksessa luo alla olevat metatietomääritykset, jotta voit ottaa käyttöön erilliset allekirjoituskohteet.
Luo uusi kohdetyyppi ja nimeä se esimerkiksi Allekirjoitus-kohdetyypiksi. Määrittele kohdetyypin aliakseksi lisäasetuksissa:
M-Files.QMS.Signature.ObjectType
Kun olet luonut uuden kohdetyypin, luo M-Files automaattisesti vastaavan ominaisuusmäärittelyn. Valitse ominaisuusmäärittelyistä tämä ominaisuusmäärittely ja lisää aliakseksi:
M-Files.QMS.Signatures
Lisää tämän lisäksi seuraavassa taulukossa listatut aliakset:
| Ehdotettu ominaisuuden nimi | Alias | Tietotyyppi | Kuvaus |
|---|---|---|---|
| Tunniste | M-Files.QMS.Signature.Identifier | Teksti | Tunniste-ominaisuus lisätään sähköiseen allekirjoitukseen, kun allekirjoituskohde luodaan. Tunniste-ominaisuuden arvo määritetään M-Files Adminin sähköisen allekirjoituksen asetuksissa. |
| Allekirjoituksen syy | M-Files.QMS.Signature.Reason | Teksti | Lyhyt otsikkotason kuvaus allekirjoitukselle. |
| Allekirjoituksen merkitys | M-Files.QMS.Signature.Meaning | Teksti (monirivinen) | Kuvaus, jonka avulla allekirjoittaja ymmärtää, mitä on hyväksymässä. |
| Allekirjoittaja | M-Files.QMS.Signature.Signer | Valitse listasta (valitse Käyttäjät-arvolista) | Tilasiirtymän sähköisesti allekirjoittava varaston käyttäjä. |
| Käyttäjä | M-Files.QMS.Signature.User | Valitse listasta (valitse Käyttäjät-arvolista) | Varaston käyttäjä, jonka identiteettiin allekirjoitus on sidottu, kun allekirjoitusta käytetään siirtämään tehtävänanto lopulliseen tilaan, kuten Valmis, Hyväksytty tai Hylätty. |
Voit nimetä edellä mainitut pakolliset ominaisuusmäärittelyt vapaasti, mutta nimeämisessä kannattaa käyttää mahdollisimman kuvaavia nimiä, koska edellä olevat tiedot näkyvät allekirjoituskohteen metatiedoissa.
Lisäksi voit määrittää erilaisia valinnaisia ominaisuusmäärittelyitä allekirjoituskohteelle. Voit esimerkiksi luoda uuden ominaisuusmäärittelyn allekirjoituksen lisätiedoille tietotyypillä Teksti (monirivinen) ja lisätä seuraavan aliaksen:
M-Files.QMS.Signature.AdditionalInfo
Muut valinnaiset ominaisuudet on listattu seuraavassa taulukossa:
| Alias | Tietotyyppi | Kuvaus |
|---|---|---|
| M-Files.QMS.Signature.Signer.Name | Teksti | Sisältää allekirjoittajan koko nimen. |
| M-Files.QMS.Signature.Signer.Account | Teksti | Sisältää allekirjoittajan M-Files-tilin nimen. |
| M-Files.QMS.Signature.LocalTimestampText | Teksti | Allekirjoituksen paikallinen aika, mukaan lukien aikavyöhyketiedot. |
| M-Files.QMS.Signature.UTCTimestampText | Teksti | Allekirjoituksen UTC-aika, mukaan lukien aikavyöhyketiedot. |
| M-Files.QMS.Signature.UTCTimestamp | Aikaleima | Allekirjoituksen UTC-aikaleima. |
| M-Files.QMS.Signature.Date | Päiväys | Allekirjoituksen päivämäärä paikallisessa (palvelimen) ajassa. |
| M-Files.QMS.Signature.FromState | Valitse listasta (valitse Tilat-arvolista) | Työnkulun tila ennen tilasiirtymää. Käytettävissä vain allekirjoitettaessa tilasiirtymiä. |
| M-Files.QMS.Signature.ToState | Valitse listasta (valitse Tilat-arvolista) | Työnkulun tila tilasiirtymän jälkeen. Käytettävissä vain allekirjoitettaessa tilasiirtymiä. |
| M-Files.QMS.Signature.StateTransition | Valitse listasta (valitse Tilasiirtymät-arvolista) | Työnkulun tilasiirtymä, joka on suoritettu. Käytettävissä vain allekirjoitettaessa tilasiirtymiä. |
Voit luoda myös ns. tyhjiä allekirjoituskohteita, joiden avulla voit seurata, mitkä allekirjoitukset odottavat vielä allekirjoittamista ja mitkä allekirjoitukset on jo tehty. Voit hyödyntää näitä tyhjiä, suoritettuja ja mitätöityjä allekirjoituskohteita luomalla allekirjoituskohdetyypille eri luokkia.
Kun nämä aliakset on määritetty Allekirjoitus-kohdetyypin luokille, M-Files käyttää niitä sähköisen allekirjoittamisen eri vaiheissa:
M-Files.QMS.Signature.Class.Empty
M-Files.QMS.Signature.Class.Executed
M-Files.QMS.Signature.Class.Invalidated
Automaattista allekirjoituskohdetta varten luodut metatietomäärittelyt (kohdetyyppi ja ominaisuusmäärittelyt) on hyvä suojata niin, että allekirjoituskohteita ei pysty manuaalisesti luomaan eikä sen metatietoja pysty muuttamaan. Myös ominaisuusmäärittely, jolla allekirjoitettu kohde sidotaan allekirjoitukseen, tulee suojata vastaavasti. Mikäli käytät M-Files QMS -tuotetta, ovat nämä määritykset valmiina käytössäsi.
Kun olet tehnyt tarvittavat määrittelyt ja valinnut, että allekirjoituksesta luodaan erillinen kohde, luodaan kohde automaattisesti allekirjoittamisen jälkeen.
Allekirjoituskohteen nimi muodostuu automaattisesti allekirjoituksen syystä, allekirjoittajasta sekä aikaleimasta.
Muut metatiedot luodaan allekirjoituskohteelle automaattisesti allekirjoituksen määritysten mukaisesti.