Verrouiller pour co-rédaction

M-Files autorise également la co-rédaction, c'est-à-dire que plusieurs utilisateurs peuvent éditer simultanément le même document. Même une personne ne disposant d'aucun compte M-Files peut participer au processus de co-rédaction. Ce type de co-rédaction est possible grâce au service OneDrive de Microsoft.

En modifiant les paramètres de registre, la co-rédaction peut également être activée pour SharePoint. Dans ce cas, le partage est réalisé via SharePoint au lieu de OneDrive.

Verrouillage pour la co-rédaction et la publication dans M-Files

Utilisez la commande Verrouiller pour Co-rédaction pour partager le fichier à éditer sur OneDrive. Utilisez la commande Démarrer la Co-rédaction si vous voulez partager pour co-rédaction un fichier dans un document multi-fichier. Si vous avez déjà verrouillé un document mono-fichier, vous pouvez commencer la co-rédaction à partir de cet état également avec la commande Démarrer la Co-rédaction .

Lorsque le fichier est téléchargé dans OneDrive pour co-rédaction, il devient disponible pour plusieurs personnes.

M-Files affiche le message suivant :

Les utilisateurs individuels et leurs droits spécifiques ne peuvent pas être individualisés dans la co-rédaction.

M-Files vous invite à saisir votre identifiant Windows Live. Lorsque vous allez sur OneDrive, des questions de vérification vous seront posées. Vous pourrez continuer en y répondant Oui. Lorsque le fichier sera prêt à être partagé via OneDrive, vous recevrez un message avec un lien OneDrive que vous pourrez envoyer aux autres utilisateurs. Veuillez noter que toute personne ayant accès au lien pourra consulter et modifier le fichier.

Lorsque vous exécutez la commande Envoyer le Lien, M-Files crée automatiquement un message e-mail comportant le nom du fichier et un lien vers celui-ci sur OneDrive.

Après les modifications requises ou si vous ne voulez plus garder le fichier en mode co-rédaction, revenez du mode co-rédaction pour que les autres utilisateurs de M-Files puissent le verrouiller pour édition dans M-Files ou OneDrive.

Notez que l'utilisateur de M-Files qui verrouille le document pour co-rédaction doit être celui qui l'a publié. Les autres utilisateurs de M-Files ne peuvent pas le publier à partir du mode de co-rédaction. Cet utilisateur de M-Files est responsable des modifications apportées au document : les modifications apportées en mode de co-rédaction sont attribuées à l'utilisateur de M-Files qui a verrouillé le document pour co-rédaction et qui a publié la nouvelle version du document dans M-Files.

Vous pouvez rejeter les modifications effectuées en mode co-rédaction à l'aide de la commande Déverrouiller lors de la publication.

Une fois le document publié sur M-Files, il n'est plus disponible sur OneDrive. Si vous voulez à nouveau le partager en mode de co-rédaction, verrouillez-le pour co-rédaction et envoyez un nouveau lien OneDrive pointant vers le fichier.

Édition en mode de co-rédaction

Lorsque vous recevez un lien pointant vers un fichier en mode de co-rédaction, vous pouvez l'éditer normalement, avec Word ou PowerPoint par exemple.

En mode co-rédaction, vous pouvez principalement éditer les fichiers Office dans Microsoft Office 2010 (ou version supérieure) ou avec Office Web Apps. Plus d'un utilisateur peut, par exemple, éditer le même fichier Word dans Microsoft Office en même temps. Une présentation PowerPoint peut être éditée simultanément par plusieurs utilisateurs dans Microsoft Office PowerPoint 2010 (ou version supérieure).

Les commandes M-Files (ex. : ajout de métadonnées au contenu) ne sont pas disponibles pendant l'édition sur OneDrive.

Les utilisateurs de M-Files peuvent également participer à la co-rédaction via le lien OneDrive ou directement depuis M-Files. Lorsque l'objet est verrouillé pour co-rédaction dans M-Files, même d'autres utilisateurs de M-Files peuvent l'éditer en mode de co-rédaction sur OneDrive ou ouvrir la dernière version en lecture seule.

Éditer un document Office en mode co-rédaction

Avant de commencer

Vous devez avoir un compte Microsoft pour pouvoir co-rédiger des documents Office. Si tel n'est pas le cas, vous pourrez créer votre compte lorsque vous verrouillerez pour la première fois un objet pour la co-rédaction.

Étapes

Localisez dans M-Files l'objet que vous souhaitez mettre en co-rédaction.
Soit :
1. Cliquez avec le menu bouton droit de la souris sur l'objet et sélectionnez Verrouiller pour Co-rédaction dans le menu contextuel.
  ou
2. Effectuez un clic droit sur l'objet et sélectionnez Démarrer la Co-rédaction dans le menu contextuel si le fichier fait partie d'un document multi-fichier ou s'il est déjà verrouillé par vos soins.
La boîte de dialogue Alerte de Sécurité s'ouvre.
Cliquez sur Démarrer la Co-rédaction dans la boîte de dialogue Alerte de Sécurité.
Optionnelle : Si vous n'êtes pas encore connecté à OneDrive, saisissez vos identifiants de compte Microsoft dans la boîte de dialogue de connexion et cliquez sur Se connecter. Lorsque M-Files vous demande l'autorisation d'accéder à vos données et d'accéder à OneDrive et de l'éditer, cliquez sur Oui.
Dans la boîte de dialogue Co-rédaction, cliquez sur Envoyer le lien pour envoyer le lien de l'objet partagé aux participants de la co-rédaction via votre client mail.
Vous pouvez également effectuer un clic droit sur l'objet que vous avez verrouillé pour la co-rédaction et sélectionner Envoyer lien de co-rédaction... à tout moment afin de partager avec quelqu'un le lien de co-rédaction.

Veuillez noter que toute personne ayant accès au lien pourra consulter et modifier le fichier.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet dans la zone de la liste afin de démarrer la co-rédaction.
Le document s'ouvre sur un navigateur web dans Office Online.
Cliquez sur Modifier le Document en haut à droite pour commencer l'édition en mode de co-rédaction.
Les commandes M-Files (comme ajout de métadonnées au contenu) ne sont pas disponibles pendant la co-rédaction.
Optionnelle : Cliquez sur Modifier dans Word (ou Modifier dans Excel ou Modifier dans PowerPoint) au-dessus du ruban Office pour démarrer la co-rédaction sur l'application bureau.
Enregistrez vos modifications si vous utilisez l'application bureau.
Office Online enregistre automatiquement votre document si vous y apportez des modifications.
Fermez le document.
Cliquez avec le menu bouton droit de la souris sur l'objet dans M-Files et sélectionnez Terminer la Co-rédaction dans le menu contextuel.
Pour finir, cliquez à l'aide du bouton droit de la souris de nouveau sur l'objet et sélectionnez Publier pour publier les modifications.
L'utilisateur qui verrouille le document pour la co-rédaction doit également être celui qui le publie. L'utilisateur M-Files est responsable des modifications apportées au document. Les modifications effectuées pendant la co-rédaction sont attribuées à l'utilisateur qui a verrouillé le document pour la co-rédaction et a publié la nouvelle version.

Vous pouvez rejeter les modifications réalisées pendant la co-rédaction en cliquant à l'aide du bouton droit de la souris sur l'objet et en sélectionnant Déverrouiller dans le menu contextuel.

Résultats

Les modifications que vous ou quelqu'un d'autre avez effectuées pendant la co-rédaction sont enregistrées dans M-Files. Une fois le document publié, il n'est plus disponible sur OneDrive. Si vous voulez à nouveau le partager pour la co-rédaction, verrouillez-le pour la co-rédaction et envoyez un nouveau lien OneDrive pointant vers le fichier.

Participer à la co-rédaction

Si un document a été verrouillé pour la co-rédaction, il y a deux méthodes permettant de participer à la co-rédaction du document.

Étapes

Soit :
1. Si vous recevez un lien d'un document en co-rédaction, cliquez sur le lien pour ouvrir le document en mode co-rédaction.
  ou
2. Localisez le document en co-rédaction dans M-Files et double-cliquez pour l'ouvrir en mode co-rédaction (un document co-rédigé est accompagné d'un clou rouge sur le dessus de son icône) et cliquez sur Éditer (co-rédaction) dans la boîte de dialogue Co-rédaction.
Cliquez sur Modifier le Document en haut à droite pour commencer l'édition en mode de co-rédaction.
Optionnelle : Cliquez sur Modifier dans Word (ou Modifier dans Excel ou Modifier dans PowerPoint) au-dessus du ruban Office pour démarrer la co-rédaction sur l'application bureau.
Enregistrez vos modifications si vous utilisez l'application bureau.
Office Online enregistre automatiquement votre document si vous y apportez des modifications.
Fermez le document.

Résultats

Les modifications apportées au document sont enregistrées dans M-Files une fois que l'utilisateur qui a commencé la co-rédaction a terminé la co-rédaction et publié le document.