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Chaque document a un cycle de vie pendant lequel il est traité et modifié. Durant ce cycle, différents collaborateurs peuvent intervenir et prendre des décisions à certaines étapes. Il est important que chaque personne participant au workflow connaisse les étapes et les actions à accomplir.
Les workflow M-Files permettent de gérer les cycles de vie des documents en fonction des processus réels. Les workflow sont regroupés en étapes correspondant aux tâches à effectuer par rapport aux documents ou aux autres objets.
Les workflow peuvent être créés et modifiés via M-Files Admin. Pour davantage d'informations sur les workflow, veuillez-vous reporter à la section Workflow sous Administration du coffre de documents.
Le workflow et l'étape peuvent être modifiés via la commande Changer d'étape. Si un workflow a été défini pour l'objet, vous pouvez également modifier son étape à l'aide des commandes de nom d'étape directement dans le menu contextuel. Un symbole coche est affiché près de l'étape en cours dans le workflow. A l'aide de la fonction Modifier l'étape , vous pouvez également ajouter des commentaires sur l'objet tandis que vous modifiez le workflow et/ou l'étape de workflow.
Si une signature électronique a été définie pour la transition d'étape, vous devez saisir vos données d'authentification (identifiant utilisateur et mot de passe) et vous connecter afin d'effectuer une transition d'étape. Pour modifier l'étape, l'objet doit être publié.
Le changement de l'étape avec une signature peut uniquement être effectué pour un objet à la fois. Seuls les utilisateurs exploitant l'authentification Windows peuvent effectuer des changements d'étape nécessitant une signature électronique.
La signature électronique ne se rapporte pas à une "empreinte" électronique ; elle nécessite toujours la saisie de données d'identification de l'utilisateur ainsi qu'une connexion. Pour obtenir davantage d'informations, se reporter à Signature Electronique.