M-Files Benutzer können mit unterschiedlichen Verbindungen mit der Dokumentenverwaltung arbeiten, und jeder Benutzer kann über unterschiedliche Ansichten verfügen. M-Files verfügt über eine Funktion, um Verknüpfungen zu erstellen, die von diesen Faktoren nicht betroffen sind. Verknüpfungen können beispielsweise in E-Mail-Nachrichten verwendet werden, um auf Dokumente des Unternehmens zu verweisen.
Wählen Sie im Kontextmenü des Objekts die Funktion Verknüpfung erstellen oder abrufen aus.
Verknüpfung erstellen oder senden
Das Dialogfeld Verknüpfung erstellen oder abrufen ermöglicht Ihnen vier verschiedene Formen, um Ihre Verknüpfung freizugeben.
Das Dialogfeld „Verknüpfung erstellen oder abrufen“.
Windows-Verknüpfung erstellen / M-Files-Verknüpfung erstellen
Setzen Sie diese Option ein, um neue Verknüpfungen auf Ihrem Windows-Desktop zu erstellen.
M-Files-Verknüpfung per E-Mail senden
Diese Option erstellt und öffnet automatisch eine neue E-Mail-Nachricht, in der die Verknüpfung integriert wird. Die Funktion Verknüpfung per E-Mail versenden unter Freigeben, E-Mail und PDF erstellt auf die gleiche Art und Weise eine neue E-Mail-Nachricht mit Verknüpfungen.
M-Files URL in die Zwischenablage kopieren
Diese Option ermöglicht es Ihnen, den Pfad des ausgewählten Dokuments zu sehen. Jedes Dokument verfügt über einen eigenen Verknüpfungspfad. Mithilfe dieser Option können Sie sicherstellen, dass die Verknüpfung auch nach einer Umbenennung des Dokuments noch verwendet werden kann.
Sie können die Verknüpfung in E-Mail-Nachrichten im HTML-Format einfügen oder das Dokument direkt in M-Files öffnen, indem Sie den Windows-Pfad in der Funktion Ausführen eingeben.
Tipp: Der Befehl in der URL kann auch manuell geändert werden, falls Sie wollen, dass die Verknüpfung etwas anderes ausführt, als nur das Objekt oder die Datei zu öffnen. Folgende Befehle sind verfügbar: show, showmetadata, open, view und edit. Die nachfolgende Tabelle beschreibt, wie diese Befehle funktionieren.
| Befehl | Aktion |
|---|---|
| show | Zeigt das Objekt im M-Files Desktop an. |
| showmetadata | Zeigt das Metadatenformular für das Objekt an. |
| open | Zeit das Dialogfeld Auschecken an und öffnet das Dokument in der Standardanwendung. |
| view | Öffnet das Dokument in der Standardanwendung im Schreibschutzmodus ohne den Benutzer dazu aufzufordern es auszuchecken. |
| edit | Checkt das Dokument aus und öffnet es zur Bearbeitung in der Standardanwendung. |
Der Befehl m-files://edit/<Dokumentenverwaltung GUID>/<Objektname>-<ID> zum Beispiel checkt das Dokument aus und öffnet es zur Bearbeitung im zugewiesenen Standardprogramm.
Weitere Information über M-Files URL-Eigenschaften sind in diesem Artikel der Knowledge Base zu finden.
Erweitert
In den erweiterten Einstellungen können Sie angeben, ob die Verknüpfung immer auf die aktuellste Version des Dokuments (Aktuellste Version) oder auf die ausgewählte Version (Angegebene Version) verweisen soll.
M-Files-Verknüpfung per E-Mail senden
Dokumente aus M-Files können, so wie dies auch bei anderen Dokumenten der Fall ist, der E-Mail hinzugefügt oder in diese gezogen werden. Sie können auch die Funktion M-Files-Verknüpfung per E-Mail senden verwenden. Mit dieser Funktion erstellt M-Files eine neue E-Mail-Nachricht, der eine Kopie der Datei angehängt ist.
Weblinks
Dokumente in MFiles können auch über Weblinks freigegeben werden. M-Files kann als Content-Management-System für die gemeinsame Verwendung von Dokumenten durch mehrere Beteiligte verwendet werden. Weitere Information über M-Files Web sind in diesem Artikel der Knowledge Base zu finden.