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Anstatt E-Mail-Dateianhänge zu verwenden, können Sie auch bestimmte Dateien zum Lesen und Bearbeiten über Microsoft OneDrive freigeben, auch an Personen, die selbst über kein M-Files Benutzerkonto verfügen. In diesem Fall benötigt der Bearbeiter/Leser auch keine Windows Live ID.
Geben Sie die Datei mithilfe der Funktionen Freigabe, E-Mail und PDF frei: Über OneDrive freigeben oder Über OneDrive als PDF freigeben. Die Dateien können in ihrem Originalformat (zum Beispiel .docx) oder als PDF-Dateien freigegeben werden.
Der Link kann in der originalen oder abgekürzten Form versendet werden. Die abgekürzte Form ist zwar einfacher zu verwenden, doch sollten Sie bei vertraulichen Dateien die vollständige Form wählen. Jeder, der Zugriff auf den Link hat, kann die Datei lesen und bearbeiten. Sie können den Link aus dem Dialogfeld auch für andere Zwecke kopieren.
Sie können die freigegebenen Dateien über Ihr OneDrive-Konto (https://onedrive.live.com/) verwalten. Zuvor freigegebene Dateien und redundante Dateien sollten von Zeit zu Zeit gelöscht werden.
Möchten Sie beispielsweise Broschüren und Preislisten so freigeben, dass die freigegebenen Versionen automatisch aktualisiert werden, sollten Sie für diese Art der Veröffentlichung die Interaktion zwischen Dokumentenverwaltungen verwenden.
Mit dieser Funktion erstellt M-Files eine neue E-Mail-Nachricht, der eine Verknüpfung zur Datei angehängt ist. Der Empfänger muss Zugriff auf die M-Files Dokumentenverwaltung und die Datei haben.
Sie können die Datei direkt im PDF-Format senden, wobei die Datei vor dem Senden in das PDF-Format konvertiert wird. Wenn die PDF-Datei bereit steht, erstellt M-Files eine neue E-Mail-Nachricht mit der fertigen PDF-Datei im Anhang. Alternativ können Sie über Kopie per E-Mail senden die Datei in ihrem ursprünglichen Format senden. In beiden Fällen wird die Datei als E-Mail-Anhang ohne Verknüpfung mit M-Files gesendet.
Mit den Funktionen von M-Files können Sie eine Datei direkt als PDF-Datei speichern. Über die Funktion Als PDF speichern kann die Datei in M-Files gespeichert werden, ohne dass Sie die Datei öffnen müssen.
Wenn Sie ein Eindateidokument als PDF speichern, erstellt M-Files ein neues Dokument im PDF-Format mit einem Metadatenformular. Wenn Sie eine Datei in einem Mehrdateiendokument als PDF-Datei speichern, empfiehlt M-Files, die Datei standardmäßig in demselben Mehrdateiendokument zu speichern.
Sie können eine Datei auch in eine PDF konvertieren. In diesem Fall wird die Originaldatei (z. B. eine Word-Datei) mit der entsprechenden PDF-Datei ersetzt.
Verwenden Sie die Funktion In PDF-Datei konvertieren (als separate Datei), wenn Sie die Originalversion behalten und außerdem eine PDF-Version haben möchten. Wird diese Funktion auf ein Eindateidokument angewendet, wird es von M-Files in ein Mehrdateiendokument umgewandelt, wenn die PDF-Datei erstellt wird.