Interaktion zwischen mehreren Dokumentenverwaltungen

M-Files ermöglicht eine Interaktion zwischen verschiedenen Dokumentenverwaltungen auf mehreren Ebenen. Beispielsweise können Sie folgende Aufgaben ausführen:

Kopieren von Daten zu mehreren Standorten, so dass jederzeit an verschiedenen Standorten gearbeitet werden kann, auch wenn die Netzwerkverbindungen langsam sind oder unterbrochen werden.
Archivieren von Daten aus einer aktiv genutzten Dokumentenverwaltung in eine Archiv-Dokumentenverwaltung.
Sichern von Daten aus der Dokumentenverwaltung auf Ihrem Server in der Dokumentenverwaltung im Cloudservice, so dass die Benutzer sofort die Verbindung zum Cloudservice herstellen können, wenn es bei der auf Ihrem Server installierten Dokumentenverwaltung zu Problemen kommt.
Zentralisieren von Daten aus mehreren M-Files-Instanzen in einer einzigen Dokumentenverwaltung.
Verwenden mehrerer Dokumentenverwaltungen, um die verschiedenen Funktionen des Unternehmens zu trennen, damit Inhalt, Metadatenstrukturen und Berechtigungen für die Dokumentenverwaltungen an die Anforderungen der verschiedenen Geschäftsstellen und Geschäftsbereiche angepasst werden können.
Veröffentlichen bestimmter Dokumente über eine separate Dokumentenverwaltung für Interessengruppen.
Erstellen von Beziehungen zwischen Objekten in verschiedenen Dokumentenverwaltungen, so dass Objekte in anderen Dokumentenverwaltungen gefunden werden können, wenn dies bedingt durch die Geschäftsabläufe erforderlich ist.

Mithilfe von Interaktionen können Sie Dokumente und andere Objekte effizient für separate Dokumentenverwaltungen freigeben. So können Sie beispielsweise bestimmte Dokumente für die Freigabe aus der Dokumentenverwaltung des Unternehmens für eine für die Veröffentlichung zuständige Dokumentenverwaltung festlegen. Dann können Sie Ihren Kunden und sonstigen Kooperationspartnern mühelos jederzeit aktuelle Preislisten, Produktbeschreibungen, Broschüren und sonstiges Material aus der für die Veröffentlichung zuständigen Dokumentenverwaltung zur Verfügung stellen, ohne manuelle Kopiervorgänge oder veraltete Informationen.

Anmerkung: Wenn M-Files auf mehreren Servern installiert ist, muss sich auf den zusätzlichen Servern eine Lizenz für zusätzliche M-Files Server befinden. Wollen Sie beispielsweise Informationen zwischen Dokumentenverwaltungen auf separaten Servern kopieren, muss diese Lizenz auf den zusätzlichen Servern installiert sein.

Für die Interaktion erforderliche Einstellungen

Verknüpfungen für die Metadatendefinitionen

Um Metadaten zwischen Dokumentenverwaltungen zu verknüpfen und zu synchronisieren, müssen die Metadatendefinitionen ebenfalls zwischen Dokumentenverwaltungen verknüpft werden können. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen.

Synchronisierung von Objekten und Werten zwischen Dokumentenverwaltungen

Zusätzlich zum Verknüpfen für die Metadaten müssen die Objekte und Werte regelmäßig aktualisiert oder synchronisiert werden, damit der Dateninhalt in allen Dokumentenverwaltungen aktuell ist. Die Synchronisierung von Daten zwischen Dokumentenverwaltungen erfolgt mittels Kopieren von Inhalten, wobei die Daten aus der Quelldokumentenverwaltung exportiert und in eine andere Dokumentenverwaltung importiert werden.

Beim planmäßigen Exportieren und Importieren kann die Synchronisierung dieser Inhalte beispielsweise alle 15 Minuten erfolgen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Daten in der Zieldokumentenverwaltung stets auf dem aktuellen Stand sind. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Inhaltsreplikation und Archivierung.

Die wechselseitige Synchronisierung zwischen Dokumentenverwaltungen ist möglich, doch kann die Synchronisierung auch zwischen zahlreichen einzelnen Dokumentenverwaltungen erfolgen. Beim Definieren des Exports können Sie einen Filter verwenden, wenn Sie nur bestimmte Dokumente oder andere Objekte für die Zieldokumentenverwaltung exportieren und veröffentlichen wollen.