In diesem Kapitel werden die Funktionen des M-Files Admin-Tools anhand einer Untersuchung der hierarchischen Ansicht auf der linken Bildschirmseite sowie der verfügbaren Optionen im Menü Aktion beschrieben.
Die Anwendung wird zur Verwaltung und Wartung der M-Files Dokumentenverwaltungen und M-Files Serververbindungen eingesetzt.
M-Files Server stellt die tragende Säule des M-Files Systems dar. Dort werden alle Objekte gespeichert (z. B. Dokumente, Angestellte und Kunden), Zugriffsrechte gesteuert und Änderungen an Objekten erfasst (Versionsverlauf). Ferner können Systemadministratoren Verbindungen mit anderen Systemen herstellen (z. B. mit einer Kundendatenbank). Mit der M-Files Serveranwendung werden also alle Informationen für das M-Files System gespeichert und gesteuert.
Aus technischer Sicht stellt M-Files Server einen Dienst wie M-Files Desktop dar. MFiles Server wird daher automatisch gestartet, wenn der Server gestartet wird. Die Serversoftware von M-Files wird auch dann ausgeführt, wenn keine Benutzer bei dem Computer angemeldet sind, auf dem die Serversoftware von M-Files installiert ist.
Das Hauptfenster von M-Files Admin zeigt die unterschiedlichen Hierarchien in einer Dokumentenverwaltung an.
Terminologie
| Dokumentenverwaltung | Die Dokumentenverwaltung wird mit M-Files Admin verwaltet. Hier können Sie der Dokumentenverwaltung Benutzer hinzufügen, die Metadatenstruktur von Objekten ändern und Ansichten für alle Benutzer bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie auch in der Tabelle Einführung in die M-Files-Terminologie. |
| Benutzerkonto | Mit dem Benutzerkonto melden Sie sich bei M-Files Server an. Außerdem werden neue Benutzer der Dokumentenverwaltung anhand neuer Benutzerkonten hinzugefügt. |
| Benutzer | Bei den Benutzern von M-Files kann es sich auf Serverebene entweder um einen Standardbenutzer oder um einen Systemadministrator handeln. Benutzer können ausgewählten Dokumentenverwaltungen hinzugefügt werden, und ihre Berechtigungen hängen von den entsprechenden Rollen ab, die ihnen zugewiesen werden. Rollen bestimmen auf Ebene der Dokumentenverwaltung hauptsächlich die Berechtigungen eines Benutzers in Bezug auf eine Dokumentenverwaltung. Die grundlegenden Rechte von Standardbenutzern werden ebenfalls in Form von Rollen zugewiesen. Benutzer können in externe und interne Benutzer gruppiert werden. Beispielsweise können Sie Kunden als externe Benutzer definieren. Externe Benutzer können nur Dokumente anzeigen und bearbeiten, die entsprechend gekennzeichnet wurden. Sie verfügen standardmäßig über keinerlei Rechte zum Anzeigen von Dokumenten. |
| Systemadministrator | Systemadministratoren sind Benutzer, denen eine entsprechende Rolle zugewiesen wurde. Systemadministratoren erhalten automatisch umfassende Berechtigungen für alle Dokumentenverwaltungen und können im Grunde genommen alle Funktionen verwenden, die in M-Files verfügbar sind. Systemadministratoren können außerdem anderen Benutzern die Rolle Systemadministrator zuweisen. Systemadministratoren können sich nicht bei einer Dokumentenverwaltung anmelden, der Sie nicht zuvor als Benutzer hinzugefügt wurden. |
| Benutzergruppe | Auf dem M-Files Server können Benutzergruppen erstellt werden, denen einzelne Benutzer hinzugefügt werden können. Alle Benutzer gehören automatisch der Benutzergruppe Alle internen und externen Benutzer an. Interne Benutzer sind darüber hinaus automatisch Mitglieder der Benutzergruppe Alle internen Benutzer. Benutzergruppen werden auf Ebene der Dokumentenverwaltung angegeben. Mithilfe von Benutzergruppen können Berechtigungen für Objekte festgelegt werden, d. h. welche Benutzer auf welche Objekte zugreifen können. |
| Rolle | Rollen werden in der Regel verwendet, um Benutzern Berechtigungen für die M-Files Serververwaltung zuzuweisen. Berechtigungen, die mittels Rollen zugewiesen werden, haben stets Vorrang gegenüber Dokumenten- und Objektberechtigungen. Benutzer, die über umfassende Berechtigungen für eine Dokumentenverwaltung verfügen, können auf beliebige Objekte zugreifen. Dies gilt auch, wenn einem Benutzer mangels Objektberechtigung der Zugriff auf ein Objekt verweigert wurde. |
| Werteliste | Eine Werteliste ist eine Liste mit verschiedenen Werten wie den Namen aller Kunden. Eine Werteliste kann für verschiedene Eigenschaften verwendet werden. |
| Eigenschaftendefinition | Eigenschaftendefinitionen werden zur Bestimmung von Eigenschaften verwendet, die mit Dokumentenklassen verbunden sind Mit einer Eigenschaftendefinition werden der (aussagekräftige) Name der Eigenschaft angegeben sowie der Datentyp, mit dem die Art der eingegebenen Daten (in Bezug auf die Eigenschaft) bestimmt wird. |
| Workflow | Workflows definieren den Ablauf von Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Ein Beispiel für einen Workflow ist ein Rechnungskreislauf. Workflows weisen verschiedene Status und Definitionen hinsichtlich ihrer Ausführung sowie Berechtigungen und Statusübergänge auf. |
| Objekttyp | Neben Dokumenten können Sie auch andere Objekte wie Kunden und Projekte verwalten. Diese Definitionen von Datenreihen werden als Objekttypen bezeichnet. Dokument ist ein Beispiel für einen Objekttyp. |
| Metadaten | In M-Files Admin können Sie die Metadatenstruktur (z. B. Wertelisten, Eigenschaftendefinitionen, Dokumentenklassen und Dokumentenklassengruppen) ändern und neue Metadaten erstellen, während Sie bei der regulären Verwendung von M-Files nur Werte für diese Metadaten angeben. Siehe Tabelle Einführung in die M-Files-Terminologie. |
Verbindungen mit externen Datenbanken
M-Files bietet verschiedene Möglichkeiten zur Darstellung und Übertragung von Informationen aus externen Quellen. Beispielsweise müssen Datenbanken OLE DB- oder ODBC-Verbindungen unterstützen. Datenbankverbindungen können entweder nur zum Lesen von Daten oder zum Lesen und Schreiben von Daten verwendet werden. Über eine schreibgeschützte Datenbank werden von M-Files Daten aus einer externen Datenbank wie einer Kundendatenbank abgerufen, es können jedoch keine neuen Daten über M-Files eingegeben werden. Über eine Zweiwegedatenbankverbindung können Änderungen und Ergänzungen in M-Files auch in der externen Datenbank gespeichert werden.
Ein gutes Beispiel für eine Verbindung mit einer externen Datenbank ist eine Verbindung von M-Files mit einer externen Kundendatenbank. Zahlreiche Unternehmen verfügen bereits über umfangreiche Datenbanken mit vielfältigen Informationen über Kunden. Wenn von einem Benutzer ein neues Angebot in M-Files erstellt wird, ist es eine gute Idee, diesem Dokument die verfügbaren Informationen über den Kunden hinzuzufügen. M-Files kann so konfiguriert werden, dass diese Informationen aus einer externen Datenbank abgerufen werden. So ist ein direkter Zugriff auf die entsprechenden Informationen möglich, z. B. wenn das Dokumentenformular für ein neues Dokument ausgefüllt wird.
Darüber hinaus können Sie Dateien aus externen Objekten importieren und Verknüpfungen mit diesen erstellen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, M-Files schnell und einfach bereitzustellen, da der unmittelbare Zugriff auf die Dateien über M-Files ermöglicht wird und zeitraubenden Importvorgänge entfallen. Beim Zugriff auf Dateien über M-Files können gleichzeitig auch Metadaten für diese Dateien hinzugefügt werden. Außerdem wird u. a. ein Versionsverlauf in M-Files erstellt und eine gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Benutzer verhindert. Dank der geplanten Aufträge von M-Files stellt auch die Datensicherung kein Problem mehr dar. Durch das Hinzufügen von Metadaten können Sie auch die Suchfunktionen von M-Files besser nutzen.
Speichern und Verwalten von E-Mailnachrichten
In M-Files können Sie wichtige E-Mails schnell und gezielt speichern, verwalten und weiterleiten. Die Nachrichten können direkt vom E-Mail-Server zur Dokumentenverwaltung übertragen werden, ohne dass ein Eingreifen des Benutzers erforderlich ist.
Beispielsweise können E-Mails einschließlich Dateianhängen, die an das Postfach eines Unternehmens gesendet werden, direkt an die Dokumentenverwaltung weitergeleitet werden. Dort können wichtige Nachrichten dann gezielt verarbeitet werden, z. B. mit den Workflowfunktionen. Diese Vorgehensweise kann sehr hilfreich sein, etwa um Bestellungen zentral zu bearbeiten oder gesendete Angebote zu speichern. Wichtige Informationen können so in M-Files verwaltet werden und gehen nicht verloren oder werden in Postfächern vergessen.
Weiterführende Informationen zu dieser und weiteren Funktionen finden Sie im Abschnitt Funktionen in Outlook.