M-Files Terminologie

M-Files Software

Die M-Files Software zur Dokumentenverwaltung besteht aus folgenden Komponenten: M-Files Desktop, M-Files Admin, M-Files Desktopeinstellungen, Statusanzeige und M-Files Server. M-Files kann auch mit einem Webbrowser oder einem mobilen Gerät verwendet werden.

Datei versus Dokument

Eine Datei kann eine Notiz sein, die mit Microsoft Word erstellt und auf Laufwerk C:\ gespeichert wird. Die Datei wird erst dann zu einem Dokument, wenn Sie ihr Metadaten zugewiesen haben. Wenn Sie MFiles eingerichtet haben und vorhandene Dateien in MFiles übertragen, werden daraus durch Hinzufügen von Metadaten Dokumente.

Darüber hinaus können in M-Files auch Informationen über Kunden und Projekte gespeichert werden.

Mehrdateiendokumente

Ein Mehrdateiendokument ist ein spezieller Dokumententyp von M-Files, der mehr als eine Datei enthält. Alle Dateien eines Mehrdateiendokuments haben einen gemeinsamen Metadatensatz.

Gängige Anwendungsweisen von Mehrdateiendokumenten sind beispielsweise die Verknüpfung eines elektronischen Dokuments mit seinem unterzeichneten und gescannten Gegenstück, einer E-Mail mit deren Anhängen oder Fälle, in denen Dateien miteinander verknüpft und als eine Einheit behandelt werden müssen.

Temporäre lokale Datei

Programme wie Microsoft Word erstellen während der Arbeit an einem Dokument temporäre Dateien. Dabei handelt es sich um so genannte temporäre lokale Dateien. Diese können von einigen Programmen nicht entfernt werden und bleiben als temporäre lokale Dateien in M-Files erhalten. Da ihnen keine Metadaten zugeordnet sind, werden sie nicht auf dem Server gespeichert.

Temporäre lokale Dateien können jedoch in Dokumente konvertiert (siehe In Dokument konvertieren) oder entfernt werden (siehe Lokalen Cache bereinigen).

Metadaten

Metadaten enthalten Informationen über die Eigenschaften eines Dokuments, z. B. über die Parteien eines Vertrags oder den Empfänger eines Briefes. Metadaten werden u. a. zum Suchen nach oder Organisieren von Dokumenten verwendet.

Dokument-/Objektberechtigungen

Jedem Dokument können Berechtigungen zur Festlegung der Zugriffsrechte für einzelne Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern zugewiesen werden. Alle Berechtigungen können einzeln gewährt oder verweigert werden.

Ein Benutzer kann auf zweierlei Weise über gewährte oder verweigerte Berechtigungen verfügen: Entweder wird die Berechtigung direkt einem einzelnen Benutzer gewährt bzw. verweigert, oder die Berechtigung wird einer Gruppen von Benutzern gewährt bzw. verweigert, in der der einzelne Benutzer Mitglied ist. Ohne Berechtigungen kann ein Benutzer Dokumente weder anzeigen noch auf eine andere Art und Weise darauf zugreifen. Erst wenn bestimmte Berechtigungen gewährt wurden, können die entsprechenden Aktionen durchgeführt werden.

Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung ist ein zentraler Speicherort für Dokumente und andere Objekte. Sie befindet sich auf dem Server, auf dem M-Files Server ausgeführt wird. Unabhängig von der tatsächlichen physischen Position wird die Dokumentenverwaltung auf den Computern der einzelnen Benutzer als Verzeichnis im M-Files-Laufwerk angezeigt. Sie kann somit wie eine lokale Festplatte verwendet werden.

Ansicht

Ansichten entsprechen der Position von Dokumenten und anderen Objekten basierend auf den darin enthaltenen Metadaten.

Virtueller Ordner

Die Objekte und Dokumente in den Ansichten enthalten virtuelle Ordner (Eigenschaftenordner). Mit virtuellen Ordnern lassen sich Dokumente in der Ansicht in Kategorien einordnen.

Standardordner

M-Files ermöglicht das Erstellen von Standardordnern. Diese verfügen nicht über die zusätzlichen Eigenschaften von Ansichten. Standardordner wie C:\ können zum Importieren von Dateien in M-Files verwendet werden.

Client

Als Clients werden die Computer der Standardbenutzer von M-Files einschließlich der darauf installierten Software bezeichnet. Standardbenutzer erstellen beispielsweise Dokumente und arbeiten mit der Dokumentenverwaltung.

Objekttyp

Sie können Objekttypen definieren, um unterschiedliche Objekte zu erstellen. Dokumente sind ein Beispiel für einen Objekttyp, der in jeder Dokumentenverwaltung enthalten ist. Darüber hinaus kann der M-Files-Administrator weitere Objekttypen wie Kunden, Kontakte und Projekte erstellen. Auf diese Weise können Sie mit M-Files u. a. Kundeninformationen und Projektdatenbanken Ihres Unternehmens verwalten.

Objekt

Objekte sind Instanzen verschiedener Objekttypen, d. h. einzelne Objekte, die mit unterschiedlichen Objekttypen erstellt wurden. Beispielsweise ist eine Kontaktperson in der Dokumentenverwaltung ein Objekt.

Die meisten Funktionen, die für Dokumente verwendet werden können, können auch für andere Objekte verwendet werden. Obwohl die meisten Aktionen in diesem Handbuch anhand von Dokumenten veranschaulicht werden, können diese gleichermaßen mit Dokumentengruppen und anderen Objekten durchgeführt werden. Sie können sich ein einzelnes Dokument also wie ein Objekt vorstellen.

Dokumentensammlung

Dokumentensammlungen enthalten mehrere einzelne Dokumente in der Dokumentenverwaltung. Jedes Dokument in der Sammlung verfügt über eigene Metadaten. Daneben verfügt die Dokumentensammlung unabhängig von den enthaltenen Dokumenten noch über eine Reihe gemeinsamer Metadaten (siehe „Mehrdateiendokument“).

Alle Dokumente können weiterhin sowohl einzeln als auch über die Dokumentensammlung aufgerufen werden.

Beziehungen

Sie können auch Beziehungen zwischen einzelnen Objekten definieren. Mithilfe von Beziehungen können Sie beispielsweise angeben, dass zwei Dokumente zusammengehören. So behalten Sie leicht den Überblick über alle Dokumente, die zu einem Thema gehören.

Vorlage

Vorhandene Objekte können als Vorlage für neue Objekte verwenden werden. Wenn Sie eine Vorlage aus der Liste auswählen, werden die Daten aus der Objektvorlage in das Metadatenformular übernommen. Sie können Metadaten bearbeiten und hinzufügen.

Setzen Sie die Eigenschaft Vorlage auf Ja, wenn Sie ein Objekt als Vorlage verwenden möchten.

Workflow

Mit M-Files Workflow können Sie die Lebenszyklen von Objekten an reale Prozesse anpassen. Dabei wird der Workflow nach den Status gruppiert, die den Arbeitsschritten für ein Dokument oder ein anderes Objekt entsprechen. Workflows können vom Administrator für M-Files schnell und einfach an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Weitere Informationen zu Workflows finden Sie im Abschnitt Workflows.

Server

M-Files Server wird auf dem Server ausgeführt. Clients stellen eine Verbindung zum Server her und rufen Daten von dort ab, um den Inhalt von Dokumenten auf den Clients anzuzeigen. Der Server ist der physische Speicherort der Dokumentenverwaltung.