Workflows

M-Files vereint die organisatorischen und prozessbedingten Abläufe im Unternehmen. Aufgaben werden am besten an Ort und Stelle definiert und überwacht. Mit der Funktion Workflow können Unternehmen Routineaufgaben weitgehend automatisieren und Aufgaben können den zuständigen Mitarbeiten rechtzeitig zugewiesen werden. Benutzer erhalten aufgabenbezogene E-Mail-Benachrichtigungen und Manager können Fortschritt und Abschluss von Aufgaben überwachen.

Workflows können neben vielen anderen Prozessen beispielsweise für Einkaufsrechnungskreisläufe verwendet werden. Der Workflow-Status kann in diesem Fall Folgendes umfassen:

• Freigabe erforderlich
• Freigegeben
• Abgelehnt
• Vollständig bezahlt

Sie können auch festlegen, welcher Benutzer ein Objekt von einem Status in einen anderen Status versetzen kann und welcher Benutzer für die nächste Aufgabe im Workflow verantwortlich ist. Ein Beispiel hierfür wäre die Freigabe von Rechnungen zur Bezahlung nur durch Mitglieder der Gruppe „Management“.

Wird nun eine Rechnung auf Genehmigt gesetzt, erhält die Buchhaltungsabteilung automatisch eine Benachrichtigung über die Fälligkeit einer neuen Rechnung. Sobald die Rechnung bezahlt wurde, geht sie in den Status Vollständig bezahlt über.