In der M-Files Version 2015 und höher können Sie graphische Tools für das Erstellen und Ändern von Workflows verwenden. Der Designer ist integraler Bestandteil von M-Files Admin. Der Designer kann durch die Wahl der Verbindung mit der Dokumentenverwaltung in der hierarchischen Ansicht auf der linken Seite oder durch Navigieren zu Workflows geöffnet werden.
Arbeitsbereich
- Der obere Bereich listet die verfügbaren Workflows und die Befehle des Aufgabenbereichs Neuer Workflow, Kopie erstellen, Löschen und Eigenschaften auf.
- Der untere Bereich stellt den graphischen Workflow-Designer dar. Die Befehle des Aufgabenbereichs für den Workflow-Designer werden unter Benutzung des Designers und Befehle Aufgabenbereich erläutert.
Der graphische Workflow-Designer in M-Files Admin.
Die Befehle Speichern und Verwerfen befinden sich oben rechts in der Arbeitsoberfläche auf der Titelleiste des ausgewählten Workflows. Der Befehl Speichern umfasst sämtliche Änderungen des Workflows, inbegriffen das Layout der graphischen Darstellung.
Die Größe der Arbeitsoberfläche kann durch Auf- und Zuziehen der Titelleiste des Workflows geändert werden.
Verwendung des Designers
Der Designer wurde so konzipiert, dass sich seine Verwendung äußerst intuitiv gestaltet. Sie können den Aufgabenbereich benutzen und/oder den graphischen Designer und die Kontextmenüs verwenden.
Neue Status erstellen
Sie können neue Status entweder über den Aufgabenbereich oder durch Doppelklick auf einen leeren Bereich der Zeichenfläche erstellen. Dabei öffnet sich das Dialogfeld zur Erstellung eines neuen Workflow-Status.
Status bearbeiten
Sie können das Dialogfeld Eigenschaften für einen bestehenden Status öffnen, indem Sie auf den Status doppelklicken und anschließend entweder vom Arbeitsbereich aus auf Status bearbeiten klicken oder diesen Befehl via Kontextmenü für den Status auswählen.
Status löschen
Die Status können mit dem Befehl Löschen im Arbeitsbereich, über das Kontextmenü des Status oder durch Auswahl des Status und Drücken der Taste Delgelöscht werden.
Layout ändern
Die Workflow-Status können auf der Zeichenfläche durch Ziehen und Ablegen frei verschoben werden.
Verbinder (Statuswechsel)
Sie können Pfeilverbinder zwischen den Status hinzufügen, indem Sie mit dem Cursor auf die Ecke eines Statusvierecks fahren oder den Befehl Ziehen und Ablegen anwenden. Das Statusviereck verfügt über rote Ecken und der Cursor zeigt ein Kreuz (+) an, wenn der Verbinder gezeichnet werden kann. Die Verbinder zeigen die Statuswechsel der Workflows an.
Ein Statuswechsel von "Entwurf" zu "Genehmigt".
Manchmal können sich Verbinder miteinander oder mit Statusvierecken überschneiden. Die Verbinder können auch geändert werden, damit das Layout übersichtlicher wird. Wählen Sie einen Verbinder aus und benutzen Sie die beiden Verbindungspunkte um den Verbinder neu zu zeichnen.
Das Kontextmenü eines Verbinders ermöglicht es Ihnen, den besagten Statuswechsel zu Bearbeiten und zu Löschen sowie das Gerade ausrichten des Verbinders. Durch Doppelklicken auf den Verbinder öffnet sich das Dialogfeld Eigenschaften für den Statuswechsel.
Zeichenfläche zoomen und verlagern
Durch Scrollen können Sie die Zeichenfläche ein- und auszoomen sowie die Zeichenfläche verschieben. Das Kontextmenü für einen leeren Platz auf der Zeichenfläche erlaubt Ihnen die Zurücksetzung der Zoomstufe.
Befehle des Aufgabenbereichs
Zusätzlich zu den kontextspezifischen Befehlen des Aufgabenbereichs wie Status bearbeiten oder Gerade ausrichten, gibt es einige weitere Aktionen, die den Designer oder den Workflow als Ganzes betreffen.
Neues Layout erstellen
Mit dem Befehl Neues Layout erstellen können Sie die Zeichenfläche "aufräumen". Dies bewirkt, dass M-Files für die jeweiligen Workflow-Komponenten eine Standard-Positionierung vorschlägt.
Raster einblenden
Mittels des Befehls Raster einblenden wird im Hintergrund ein Raster ein- oder ausgeblendet.
Sie können eine Papierkopie des Workflows ausdrucken, indem Sie den Befehl Drucken im Aufgabenbereich verwenden.
Als Bild exportieren
Um einen Ausdruck zu erstellen, können Sie den Workflow als PNG-Datei exportieren. Wenn Sie auf Als Bilddatei exportieren klicken, öffnet sich das normale "Speichern unter"-Feld.
Tooltips
Die Vierecke und Verbinder zeigen möglicherweise ein Tooltip an, wenn man mit dem Cursor darüber fährt.
Zusätzlich zum Titel des Elements können die Tooltips eine Beschreibung sowie Information über die Bedingungen des Statuswechsels und spezielle Aktionen im Zusammenhang mit dem Wechsel oder Workflow-Status enthalten.