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Um Objekte und deren Metadaten zwischen verschiedenen Dokumentenverwaltungen zu verknüpfen und zu synchronisieren, müssen die Metadatendefinitionen ebenfalls zwischen verschiedenen Dokumentenverwaltungen verknüpft werden können.
Verknüpfungen zwischen Metadatendefinitionen können auf verschiedene Art und Weise in Abhängigkeit von der Verwendungsart der Dokumentenverwaltungen benutzt werden. Bestimmte Metadatendefinitionen werden immer automatisch verknüpft. Manche werden automatisch gemäß der Struktur der Dokumentenverwaltung verknüpft, bei anderen dagegen muss die Verknüpfung mithilfe von Aliasnamen manuell vorgenommen werden.
Verknüpfungen zwischen Metadaten können je nach Verwendungszweck der Dokumentenverwaltungen auf unterschiedliche Weise erstellt werden. Die Zieldokumentenverwaltung kann für die Archivierung, die Replikation, für Datensicherungen und für die Veröffentlichung eingesetzt werden. Aus diesem Grund sollten Sie –bevor Sie eine Dokumentenverwaltung erstellen, die möglicherweise als Zieldokumentenverwaltung verwendet wird –, überlegen, wie Sie die gewünschte Dokumentenverwaltung am einfachsten und besten erstellen.
Überprüfen Sie die Verknüpfung der Metadatendefinitionen und definieren Sie den geplanten Export und Import zwischen Dokumentenverwaltungen, wenn die Verknüpfung und Synchronisierung zwischen zwei oder mehr vorhandenen Dokumentenverwaltungen durchgeführt wird.
Perfekte Kopie (z. B. Replikation, Archivierung und Datensicherung)
Wenn Sie möchten, dass die Dokumentenverwaltungen perfekte und vollständige Kopien sind, sowohl in Bezug auf die Metadaten als auch auf den Inhalt, sollten Sie durch Sichern und Kopieren der betreffenden Dokumentenverwaltung zunächst eine Zieldokumentenverwaltung erstellen und anschließend den Export und Import definieren. Auf diese Weise werden insbesondere die Metadatendefinitionen automatisch an die Namen und IDs angepasst und etwaige separate Definitionen von Aliasen brauchen nicht für jede Metadatendefinition einzeln vorgenommen zu werden.
Teilweise dieselbe Metadatenstruktur und teilweise derselbe Inhalt (z. B. für verschiedene Zwecke im Unternehmen vorgesehene Dokumentenverwaltungen)
Wenn Sie möchten, dass die Metadaten verschiedener Dokumentenverwaltungen im Wesentlichen übereinstimmen, sollten Sie zunächst durch einen Export der Metadatenstruktur (siehe Struktur exportieren) die Metadatenstruktur der Zieldokumentenverwaltung erstellen und anschließend den Export und Import definieren. Danach sollten Sie in der Zieldokumentenverwaltung prüfen, ob die Metadatenstruktur der Nutzung der Zieldokumentenverwaltung entspricht.
Andere Metadatenstruktur, aber teilweise derselbe Inhalt (z. B. Veröffentlichung bestimmter Objekte aus einer Dokumentenverwaltung für eine andere)
Wenn Sie nur bestimmte Objekte und Metadaten in der für die Veröffentlichung zuständigen Dokumentenverwaltung veröffentlichen möchten, sollten Sie die Metadatenstruktur der für die Veröffentlichung zuständigen Dokumentenverwaltung von der der Quelldokumentenverwaltung getrennt erstellen.
Dann müssen für alle nicht integrierten Metadatenstrukturen Aliase definiert werden, damit die Metadaten bei der Synchronisierung verknüpft werden können.
M-Files verknüpft Metadaten standardmäßig unter Verwendung folgender Verfahren (Reihenfolge nach Wichtigkeit):
Da nur integrierte Metadatendefinitionen und die, bei denen die GUID oder ID und der Name übereinstimmen, automatisch verknüpft werden, muss die Verknüpfung bei anderen Metadatendefinitionen unter Verwendung von Aliasnamen durchgeführt werden.
Aliase werden zur Identifizierung von semantisch identischen Metadaten verwendet. Wenn Sie beispielsweise Objekte aus einer anderen Dokumentenverwaltung importieren, können die Eigenschaften Datum und Beschreibung der Objekte den gleichwertigen Eigenschaften der Zieldokumentenverwaltung zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt auch dann anhand von Aliasen, wenn sich die internen IDs und/oder Namen der Eigenschaften unterscheiden. Das heißt, die Aliase beziehen sich auf semantisch gleichwertige Metadaten in unterschiedlichen Dokumentenverwaltungen. Mit anderen Worten, ein Alias ist eine allgemeine ID für dieselbe Metadatendefinition in mehreren Dokumentenverwaltungen.
Der Alias ist eine allgemeine ID mit demselben Namen in der Quell- und in der Zieldokumentenverwaltung.
Beim Definieren des Alias können Sie verschiedene externe Datentypen und Archivstandards verwenden, wie SÄHKE2, MoReq2 und Dublin Core.
Stellen Sie sicher, dass für alle gewünschten Metadatendefinitionen ausreichend Definitionen verfügbar sind, damit die Verknüpfung durchgeführt werden kann. Überprüfen Sie Folgendes: Objekttypen, Wertelisten, Eigenschaftsdefinition, Klassen und Klassengruppen, Workflows und Workflow-Status, Benutzergruppen und benannte Zugriffssteuerungslisten. In den Eigenschaften dieser Metadatendefinitionen finden Sie die Registerkarte Erweitert, auf der Sie den (die) Alias(e) für die Metadatendefinitionen definieren können.
Beispielsweise hat die Quelldokumentenverwaltung die Eigenschaftsdefinition Telefonnummer, deren auf die Dokumentenverwaltung bezogene ID 1001 ist. Die semantisch gleichwertige Eigenschaftsdefinition befindet sich auch in der Zieldokumentenverwaltung, doch ist die auf die Dokumentenverwaltung bezogene ID 1005. Der Name kann in der Standardsprache derselbe sein („Telefonnummer“) oder ein anderer (z. B. „Telefon“ oder „Rufnummer“). Wenn Sie diese verknüpfen möchten, müssen Sie einen allgemeinen Alias für diese Eigenschaftsdefinition in beiden Dokumentenverwaltungen definieren. Der Alias kann beliebig gewählt werden, wie etwa Telefonnummer oder dc.Rufnummer, solange derselbe in beiden Dokumentenverwaltungen verwendet wird.
Der Alias ist in M-Files Desktop für die Benutzer nicht sichtbar; d. h. die Benutzer sehen genau wie vorher den Namen der für die Dokumentenverwaltung geltenden Eigenschaftsdefinition.
Je nach dem Verwendungszweck der Zieldokumentenverwaltung können deren Benutzer mit denen der Quelldokumentenverwaltung identisch sein oder sich völlig von ihnen unterscheiden. Wenn Sie bestimmten Benutzern Berechtigungen für beide Dokumentenverwaltungen gewähren und/oder die Metadaten für die Werteliste Benutzer synchronisieren möchten, müssen Sie für diese Benutzer für beide Dokumentenverwaltungen Benutzerkonten mit denselben Namen erstellen. Benutzerkonten werden nicht automatisch zwischen Dokumentenverwaltungen synchronisiert.
Die Interaktion zwischen mehreren Dokumentenverwaltungen ermöglicht die Erstellung von Beziehungen zwischen Objekten in den einzelnen Dokumentenverwaltungen. Die Objekte werden nicht von einer Dokumentenverwaltung in eine andere exportiert. Vielmehr wird die Beziehung durch Verweis auf ein Objekt in einer anderen Dokumentenverwaltung definiert, d. h. es wird ein Link zum Originalobjekt erstellt. Die Typen der Objekte müssen verknüpft werden können, doch ist eine Synchronisierung der Objekte (Replikation des Inhalts) nicht erforderlich, weil sie nicht von einer Dokumentenverwaltung in eine andere übertragen werden. Für weitere Information siehe Beziehungen zwischen Objekten in separaten Dokumentenverwaltungen unter Beziehungen.