Sie können Beziehungen zwischen Objekten festlegen, um Dokumente, die zueinander in Beziehung stehen, miteinander zu verknüpfen. So kann beispielsweise ein Angebot das Angebotsdokument sowie eine sich darauf beziehende Preisliste gemeinsam mit einer Unternehmensbroschüre enthalten. Dabei kann jedes Objekt einzeln aktualisiert werden, und jedes Objekt verfügt über einen eigenen Versionsverlauf. Der Vorteil dieser Vorgehensweise besteht darin, dass keine unnötigen Kopien von Dokumenten angefertigt werden müssen.
Das Dialogfeld "Beziehungen" für ein Mehrdateiendokument.
Mithilfe von Beziehungen können – wie über das Metadatenformular –Verbindungen zwischen den Metadaten von Objekten definiert werden. Beispielsweise können Sie ein Objekt mit einem bestimmten Kunden verknüpfen. Der Kunde wird dann auch in den Metadaten dieses Objekts angezeigt. Genauso werden Beziehungen, die im Metadatenformular eingegeben werden, im Fenster Beziehungenangezeigt.
Das Dialogfeld weist drei Registerkarten auf, die die Beziehungen darstellen: von und zu dem Objekt sowie eine für alle Beziehungen.
Tipp: Sie können die Eigenschaften eines verwandten Objekts verwenden, um indirekte Ansichten und Suchvorgänge zu erstellen oder Filtereinstellungen zu definieren.(siehe Indirekte Suchvorgänge in Erweiterte Suche).
Beziehung hinzufügen, Beziehung bearbeiten und Beziehung entfernen
Mit den Schaltflächen unten im Dialogfeld können Sie Beziehungen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Wenn Sie mehrere Objekte auf einmal hinzufügen möchten, können Sie Objekte auch per Drag & Drop hinzufügen.
Aktuellste Version, Bestimmte Version
Beim Hinzufügen einer Beziehung werden Sie von M-Files aufgefordert, das gewünschte Verhalten hinsichtlich Versionen des hinzugefügten Objekts festzulegen. Sie können festlegen, dass sich die Beziehung immer auf die neueste oder auf die gegenwärtige Version bezieht.
Beziehungen durchsuchen
Objekte stehen häufig in Beziehung zu anderen Objekten. Beispielsweise werden Dokumente häufig einem Projekt oder Kunden zugeordnet. Beziehungen werden für jedes Objekt einzeln angegeben. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Beziehungen.
Objekte, die in Beziehung zum aktuellen Objekt stehen, können mit der Funktion Beziehungen durchsuchen angezeigt werden, sofern Beziehungen zwischen Objekttypen in M-Files Admin festgelegt wurden (standardmäßig deaktiviert). Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Neuer Objekttyp.
Verwandte Objekte werden immer in einer Listenansicht (Ansicht oder Suchergebnis) angezeigt; unabhängig davon, ob Beziehungen zwischen den Objekttypen in M-Files Admin festgelegt wurden. So können Sie in der Listenansicht problemlos projektbezogene Dokumente, Ansprechpartner usw. durchsuchen. Mithilfe von Beziehungen können Sie auch von einem Objekt zu einem anderen gehen. Beispielsweise können Sie von einem Dokument zum zugehörigen Objekt, von einem Projekt zum Kunden oder von einem Kunden zum Ansprechpartner gehen.
Beziehungen zwischen Objekten in separaten Dokumentenverwaltungen
Die Interaktion zwischen mehreren Dokumentenverwaltungen ermöglicht die Erstellung von Beziehungen zwischen Objekten in verschiedenen Dokumentenverwaltungen. Die Objekte werden dann nicht von einer Dokumentenverwaltung in eine andere exportiert. Vielmehr wird die Beziehung durch Verweis auf ein Objekt in einer anderen Dokumentenverwaltung definiert, d. h. es wird ein Link zum Originalobjekt erstellt.
Eine Beziehung können Sie durch Ziehen eines Objekts aus einer Dokumentenverwaltung in eine andere oder über die Funktion Beziehungen so erstellen, als würden Sie eine Beziehung zu einem Objekt in derselben Dokumentenverwaltung hinzufügen.
Darüber hinaus können Sie eine Datei durch eine andere Datei in einer anderen Dokumentenverwaltung so ersetzen, als würden sich die beiden Dateien in derselben Dokumentenverwaltung befinden.
Tastenkombinationen
Das verwandte Objekt in einer anderen Dokumentenverwaltung wird in der Zieldokumentenverwaltung als Verknüpfung angezeigt. Wenn Sie auf dieses Objekt doppelklicken, zeigt M-Files das Objekt in der ursprünglichen Dokumentenverwaltung in derselben Weise an, wie wenn M-Files-Verknüpfungen verwendet werden.
In der Zieldokumentenverwaltung sehen Sie die grundlegenden Eigenschaften des verwandten Objekts (Verknüpfung) sowie Informationen zur ursprünglichen Dokumentenverwaltung. Änderungen am Objekt werden jedoch in der ursprünglichen Dokumentenverwaltung vorgenommen, dies gilt auch für das Öffnen des Objekts. Um das verwandte Objekt in der ursprünglichen Dokumentenverwaltung anzuzeigen und zu bearbeiten, benötigen Sie Berechtigungen für die ursprüngliche Dokumentenverwaltung und das ursprüngliche Objekt.
Bei Bedarf können Sie die Verknüpfung in der Zieldokumentenverwaltung umbenennen. Dabei wird der Name des ursprünglichen Objekts in der Quelldokumentenverwaltung nicht geändert und es kommt zu keinen Konflikten zwischen den Dokumentenverwaltungen.
Berechtigungen für Verknüpfungen
Verknüpfungen verfügen über eigene Berechtigungen. Standardeinstellung ist die Standardberechtigung für nach Typ festgelegte neue Objekte in der Zieldokumentenverwaltung.
Durch Synchronisierung erstellte Verknüpfungen
Bei der Synchronisierung von Daten zwischen Dokumentenverwaltungen, wie etwa zum Zweck der Archivierung oder Veröffentlichung, werden in bestimmten Fällen über die Metadaten der importierten Objekte Verknüpfungen erstellt. Wird beispielsweise ein zu einem bestimmten Projekt gehörendes Dokument in die Zieldokumentenverwaltung importiert, nicht aber das Projekt, erstellt M-Files in der Zieldokumentenverwaltung eine Verknüpfung für das Projekt. Diese Verknüpfung fungiert dann als Link zu einem Objekt in der anderen Dokumentenverwaltung. Hierzu muss die Eigenschaftendefinition Projekt zwischen der Quell- und der Zieldokumentenverwaltung verknüpft werden können. Die Metadatendefinitionen müssen immer verknüpft werden können, damit deren verwandte Objekte und Werte als Verknüpfungen angezeigt oder importiert werden können.
Anforderungen
M-Files erstellt automatisch eine Beziehung zu Objekten mit einem vordefinierten Objekttyp (zum Beispiel Dokument oder Dokumentensammlung). Wird der Typ des Objekts vom Benutzer erstellt (Kunde, Projekt usw.), müssen Sie prüfen, ob die Metadatendefinitionen der Objekttypen zwischen den Dokumentenverwaltungen angepasst werden können.