Einer der zahlreichen Vorteile von M-Files besteht darin, dass frühere Versionen von Objekten beibehalten werden. Anhand des Objektverlaufs können Sie nachvollziehen, wann ein Objekt ausgecheckt und wann es wieder eingecheckt wurde.
Wenn Sie beispielsweise ein Dokument erstellen und einchecken, wird die erste Version auf dem Server gespeichert. Wenn Sie das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt auschecken und öffnen, es bearbeiten und anschließend speichern und wieder einchecken, wird eine zweite Version des Dokuments auf dem Server gespeichert. Es stehen nun zwei Versionen des Dokuments zur Verfügung, die jederzeit geöffnet werden können.
Das Fenster "Verlauf".
Bezeichnung zu dieser Version hinzufügen
Sie können einzelnen Versionen eines Dokuments eine Bezeichnung hinzufügen. Die Bezeichnung wird im Fenster Verlauf unter Versionsbezeichnung angezeigt. Klicken Sie auf Bezeichnung zu dieser Version hinzufügen, und wählen Sie eine Bezeichnung aus dem Dropdownmenü, um der Version eine Bezeichnung hinzuzufügen. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Feld, und wählen Sie Neuen Wert zur Liste hinzufügen, um der Liste eine neue Versionsbezeichnung hinzuzufügen. Versionen weisen standardmäßig keine Bezeichnungen auf.
Diese Versionsbezeichnung aus anderen Versionen des Objekts entfernen
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Versionsbezeichnung aus anderen Versionen des Objekts entfernen, wenn Sie die ausgewählte Bezeichnung aus anderen Versionen entfernen möchten. Diese Funktion ist sehr hilfreich, wenn nur eine Version eines Vertrages als genehmigt gekennzeichnet werden soll.
Versionsdetails bearbeiten
Mit der Funktion Versionsdetails bearbeitenkönnen Sie einer Dokumentenversion eine oder mehrere Bezeichnungen sowie einen Kommentar hinzufügen, der im Fenster „Verlauf“ angezeigt wird. Diese Kommentare werden auch in der Kommentare-Ansicht des Metadatenformulars des Objekts und im Kommentarverlauf der Funktion Kommentare angezeigt (siehe Kommentare).
Zurücksetzen
Die einzelnen Versionen eines Objekts werden standardmäßig anhand ihres Erstellungsdatums, angefangen mit der ältesten Version, sortiert. Mit der Funktion Zurücksetzen können Sie Dokumente auf ältere Versionen zurücksetzen.
Dadurch wird eine neue Version des Dokuments mit dem Inhalt der alten Version erstellt, wobei gleichzeitig sämtliche Zwischenversionen beibehalten werden. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie Änderungen an einem ausgecheckten Dokument vorgenommen und das Dokument gespeichert haben, die Änderungen jedoch nicht wirksam werden sollen. Die Funktion Zurücksetzen kann nur verwendet werden, wenn das Dokument nicht ausgecheckt ist.