Bei der erweiterten Suche können Sie noch genauere Suchkriterien für ein Dokument oder ein Objekt eingeben. Je mehr Suchkriterien Sie verwenden, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie das gewünschte Objekt finden. Sie können so verhindern, dass zu viele Suchergebnisse zurückgegeben werden.
Erweiterte Schnellsuche
Schnellsuchen können mit unterschiedlichen Suchtypen durchgeführt werden.
Suchtypen für die erweiterte Schnellsuche
Alle Suchbegriffe |
Es werden nur Objekte gefunden, die alle angegebenen Suchbegriffe enthalten. |
Beliebiger Suchbegriff |
Es werden alle Objekte gefunden, die mindestens einen der angegebenen Suchbegriffe enthalten. |
Boolesch |
Es können genauere Suchbegriffe sowie verschiedene Operatoren verwendet werden. |
Sie können verschiedene Suchausdrücke verwenden, um die Dokumente und Objekte zu finden, die Ihren Suchkriterien exakt entsprechen. Die nachfolgende Tabelle enthält eine Auswahl der zahlreichen Suchfunktionen von M-Files.
Operator |
Beschreibung |
Anführungszeichen: "Satz" |
Schließen Sie die Suchbegriffe in doppelte Anführungszeichen ein, um Objekte zu finden, die alle Begriffe in der angegebenen Reihenfolge enthalten. Beispiel: "Pflichten-Heft" |
AND (nur boolesche Suche) |
Mit dem Operator AND können zwei Suchbegriffe verknüpft werden. Alle Dokumente, die gefunden werden, enthalten beide Begriffe. Beispiel: Pflichten AND Heft |
OR (nur boolesche Suche) |
Mit dem Operator OR werden alle Dokumente gefunden, die mindestens einen der Suchbegriffe enthalten. Beispiel: Tagesordnung OR Protokoll |
( ) (nur boolesche Suche) |
Mit Hilfe von Klammern können Suchbegriffe gruppiert werden. Beispiel: (Tagesordnung OR Protokoll) AND Markt* Diese Suche gibt alle Objekte zurück, die das Wort „Tagesordnung“ oder „Protokoll“ und das Wort „Markt“ oder Wörter beinhalten, die mit „Markt“ beginnen. |
Erweiterte Suche
Jedes Objekt hat Eigenschaftswerte, die für eine detaillierte Suche nach Dokumenten und Objekten verwendet werden können. Der Wert der Eigenschaft Projekt kann beispielsweise Krankenhauserweiterung (Frankfurt) lauten. Wenn Sie eine erweiterte Suche mit diesen Werten durchführen, werden alle Dokumente als Ergebnis angezeigt, die Krankenhauserweiterung (Frankfurt) als Wert der Eigenschaft Projekt enthalten. Sie können die Suche auch auf einen bestimmten Objekttyp wie Kunden oder Kontaktpersonen begrenzen.
Erweiterte Suchfunktionen
Unterordnung von Suchkriterien
Sie können Suchkriterien einfach anhand ihrer Unterordnung festlegen, so dass die in den Listen angezeigten Optionen auf der Basis anderer Listenauswahlen gefiltert werden. Wenn Sie beispielsweise einen bestimmten Workflow als Suchkriterium ausgewählt haben, werden die Statusoptionen so gefiltert, dass nur die zum ausgewählten Workflow gehörenden Status angezeigt werden und ausgewählt werden können. Andere untereinander abhängige Wertelisten werden dementsprechend ebenfalls automatisch gefiltert. So werden beispielsweise Ansprechpartner nach Kunden gefiltert, wenn diese Wertelisten hierarchische Beziehungen aufweisen.
Untergeordnete Suchkriterien können mit dem Operator „ist“ verwendet werden. In zusätzlichen Bedingungen kann auch der Operator „gehört zu“ verwendet werden.
Indirekte Suchvorgänge
Sie können Suchkriterien auch anhand von Eigenschaftenbeziehungen festlegen; d. h. das Objekt selbst muss nicht über die gesuchte Eigenschaft verfügen. Stattdessen wird in diesem Fall als Suchkriterium die Eigenschaft eines verwandten Objekts ausgewählt.
Mit der indirekten Suche können Sie beispielsweise nach Vereinbarungen suchen, die sich auf ein bestimmtes Land beziehen; auch wenn die Eigenschaft Land nicht für die Vereinbarung definiert wurde, kann sie über einen Kunden gefunden werden, der dieser Vereinbarung zugeordnet ist. In diesem Fall wird das Suchkriterium als Kombination „Kunde.Land“ festgelegt.
Sie können indirekte Sucheigenschaften durch Klicken auf die Plustaste (+) in der Liste festlegen. Wählen Sie anschließend die Eigenschaft eines verwandten Objekts, das als Suchkriterium dienen soll. Im unten genannten Beispiel wurde aus der Liste zunächst die Eigenschaft Kunde und anschließend die Kundeneigenschaft Land ausgewählt. Dadurch wird das Suchkriterium mit einem Punkt im Suchfeld angezeigt: „Kunde.Land“.
Durch zusätzliche Bedingungen können Sie indirekte Suchkriterien auf dreifacher Ebene erstellen.
Indirekte Suchkriterien.
Tipp: Sie können auf die gleiche Weise auch indirekte Ansichten festlegen, indem Sie Eigenschaften eines verwandten Objekts angeben. Ebenso können Filtereinstellungen indirekt festgelegt werden.