Sie können Dokumente so wie bisher auch erstellen und diese direkt auf dem M-Files-Laufwerk speichern.
Sie können auch ein Dokument erstellen, indem Sie die Funktion Neues Dokument im M-Files Aufgabenmenü wählen oder in der Benutzeroberfläche Strg+N drücken. Der Assistent für die Erstellung eines neuen Dokuments hilft Ihnen bei der Auswahl der richtigen Vorlage und Klasse für das neue Dokument. Durch Eingabe eines Suchbegriffs kann auch nach Vorlagen gesucht werden. Als Suchergebnis werden alle Vorlagen und Dateiformate markiert angezeigt, die zum Suchkriterium passen.
Assistent für die Erstellung eines neuen Dokuments.
Durch Auswahl von Alle werden alle Vorlagen und Dateiformate angezeigt, die für die betreffende Dokumentenverwaltung festgelegt wurden. Die Option Zuletzt verwendet zeigt alle Vorlagen an, auf die Sie in letzter Zeit zugegriffen haben. Die zuletzt verwendeten Vorlagen werden auch standardmäßig angezeigt, wenn Sie den Assistenten für die Vorlagenauswahl öffnen. Die Option Leer zeigt alle Dateiformate an, die für ein neues Dokument ausgewählt werden können.
Diesen vordefinierten Optionen folgt eine Liste der Klassen, die auch für die Vorlagenauswahl verwendet werden können. Auf Auswahl einer Klasse hin werden die Vorlagen angezeigt, die für diese Klasse verfügbar sind.
Nachdem Sie eine Vorlage oder ein leeres Dokument gewählt haben, öffnet sich ein Metadatenformular für das neue Dokument und Sie können mit der Bearbeitung der Eigenschaften beginnen. Die mit einem Stern (*) gekennzeichneten Eigenschaften sind zwingend.
Das Metadatenformular eines neuen Dokuments.
Durch Auswahl von Erstellen wird das Dokument gespeichert und das Objekt der Dokumentenverwaltung hinzugefügt. Durch Wählen von Offen für Bearbeitung öffnet sich eine neue Datei in einer geeigneten Anwendung zur Bearbeitung und wird garantiert, dass das Dokument so lange für die Bearbeitung ausgecheckt bleibt, bis Sie es wieder einchecken. Wenn Sie Sofort einchecken ausgewählt haben, ist das Dokument unmittelbar für weitere Personen verfügbar. Durch Auswahl von Abbrechen werden alle Änderungen verworfen und das Dialogfeld geschlossen.
Wenn Sie ein neues Dokument in einer anderen Anwendung erstellen, müssen Sie das Metadatenformular nur dann ausfüllen, wenn Sie das Dokument in der Dokumentenverwaltung auf dem M-Files-Laufwerk speichern.
Tipp: Geben Sie im Metadatenformular im Feld Berechtigungen die erforderlichen Berechtigungen für das Dokument an. Auf diese Weise können Sie festlegen, von wem das Dokument angezeigt, geöffnet oder bearbeitet werden kann.