Nachrichten mit Kontakten verknüpfen

In M-Files Admin kann der Administrator für M-Files festlegen, dass Nachrichten automatisch mit Ansprechpartnern und/oder Kunden verknüpft werden, die in M-Files gespeichert sind. Die Verknüpfung erfolgt auf Basis der Absender- und Empfängerinformationen. So kann beispielsweise eine Nachricht von [email protected] automatisch mit dem Ansprechpartner Matt Bay und dem Kunden ESTT verknüpft werden.

Wenn der Benutzer eine E-Mail-Nachricht über Outlook in M-Files speichert, sucht M-Files nach Ähnlichkeiten zwischen den E-Mail-Adressen in der Nachricht und den Eigenschaften, die in M-Files Admin festgelegt wurden. Anhand der Ähnlichkeiten und der vom Administrator festgelegten Eigenschaften verknüpft M-Files die Nachricht automatisch mit Kunden und/oder Ansprechpartnern, wenn sie im M-Files-Ordner von Outlook gespeichert wird.

Anmerkung: Zuordnungen beim Speichern von Nachrichten sind nur in Microsoft Outlook 2007, 2010 und 2013 möglich.

Diese Automatisierung erfolgt auf Basis einer bestimmten Dokumentenverwaltung (M-Files-Ordner in Outlook für eine bestimmte Dokumentenverwaltung) und wirkt sich daher auch auf alle Unterordner des entsprechenden M-Files-Ordners aus. Die Nachricht muss über die Funktion In M-Files speichern oder durch Ziehen der Nachricht in den M-Files-Ordner von Outlook gespeichert werden. Wenn Sie die Nachricht direkt in die Benutzeroberfläche von M-Files ziehen, wird sie mit keinem Kunden oder Ansprechpartner verknüpft.

Integrationseinstellungen für E-Mail

Sie können auch für eine bestimmte Dokumentenverwaltung geltende Spezifikationen zur Art der Ansprechpartner oder Kundeninformationen angeben, mit denen E-Mail-Nachrichten verknüpft werden sollen. M-Files sucht anhand von Ansprechpartnern und Kunden nach Ähnlichkeiten.

Öffnen Sie dazu M-Files Admin und das Kontextmenü der gewünschten Dokumentenverwaltung und wählen Sie Integrationseinstellungen für E-Mail-Client.

Ansprechpartner

M-Files sucht nach einer vollständigen Übereinstimmung mit der E-Mail-Adresse des Ansprechpartners. M-Files verknüpft die Nachricht mit dem Ansprechpartner Matt Bay, wenn die E-Mail-Adresse in den Eigenschaften von Matt Bay mit der E-Mail-Adresse der Nachricht ([email protected]) übereinstimmt.

Kunden

Wenn Kundeninformationen in den Integrationseinstellungen für E-Mail festgelegt wurden, geht M-Files wie folgt vor:

M-Files sucht anhand des Ansprechpartners nach Kundenübereinstimmungen (der Objekttyp Kunde muss dem Objekttyp Ansprechpartner übergeordnet sein): M-Files verknüpft die Nachricht mit dem Kunden ESTT, sofern Matt Bay der Ansprechpartner für ESTT ist.
M-Files sucht auch nach Ähnlichkeiten zwischen dem Domänennamen der E-Mail-Adresse und den Eigenschaften des Kunden: So verknüpft M-Files diese Nachricht mit dem Kunden ESTT anhand der E-Mail-Adressendomäne (matt.bay@estt.com oder patsy.bay@estt.com), wenn die Domäne estt.com in den Eigenschaften des Kunden enthalten ist. Die Nachricht wird in diesem Fall mit keinem Ansprechpartner verknüpft, es sei denn, es wird eine vollständige Übereinstimmung mit den Informationen des Ansprechpartners gefunden.