Objekte und Dateien exportieren

Die Registerkarte Objekte und Dateien bietet Ihnen die Möglichkeit, die Einstellungen für das Exportieren von Objekt- und Dateiinhalten zu ändern.

Die Registerkarte "Objekte und Dateien" des Dialogfelds "Inhalt exportieren".

Vorhandene Objekte exportieren

Suchfilter verwenden

Mithilfe eines Filters können Sie angeben, welche vorhandenen Objekte exportiert werden sollen. Beispielsweise können Sie bestimmte Objekte nach Objekttyp oder Eigenschaft exportieren. Insbesondere wenn bestimmte Dokumente, wie etwa Broschüren oder Pressemitteilungen, nur für Interessengruppen veröffentlicht werden, können Sie den Suchfilter für die Veröffentlichung verwenden, wenn beispielsweise die Anforderung einer bestimmten Klasse oder Eigenschaft erfüllt ist.

Wenn ein zuvor exportiertes Objekt nicht mehr Teil eines Exportsatzes ist, muss es in der Zieldokumentenverwaltung als zu löschendes Objekt gekennzeichnet werden.

Durch Aktivierung dieser Einstellung werden alle Objekte, die in einer früheren Exporteinstellung vorhanden waren, jedoch in der neuen nicht geführt werden, beim Import in die Zieldokumentenverwaltung gelöscht. Falls Sie beispielsweise bestimmte Preislisten einer Dokumentenverwaltung, die Sie für Ihre Geschäftspartner einsetzen, löschen möchten, müssen Sie nur prüfen, ob diese Einstellung aktiviert ist und dass die Preislisten nicht mit dem Kriterium der Exporteinstellung übereinstimmen.

Anmerkung: Die Einstellung ist immer auftragsbasiert, gilt also nur für die geplanten Export- und Importaufträge.

Anmerkung: Die Einstellung Gelöschte Objekte nicht importieren in den Eigenschaften des Importauftrags überschreibt diese Einstellung.

Nur neueste Versionen einschließen

Sie können die neuesten Versionen der ausgewählten Objekte zum Archivieren auswählen. Ältere Versionen der ausgewählten Objekte werden nicht archiviert.

Dateien auch im PDF/A-1b-Format speichern

Sie können angeben, ob die Dateien bei der Archivierung auch im PDF/A-1b-Format gespeichert werden sollen. Das PDF/A-1b-Format erfüllt die Norm ISO 19005-1:2005 zur Langzeit-Archivierung elektronischer Dokumente.

Im PDF/A-1b-Format können Office-Dateien und normale PDF-Dateien gespeichert werden. Dateien im PDF/A-1b-Format werden während des Imports nicht importiert. Durch das Speichern im PDF/A-1b-Format wird der Export geringfügig verlangsamt.

Archivierungskennzeichnung entfernen

Wenn Sie Objekte mit der Eigenschaft Zur Archivierung markiert exportieren möchten, können Sie angeben, dass die Eigenschaft nach dem Export des Inhalts gelöscht werden soll. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, sind die exportierten Objekte nicht länger zu Archivierung markiert.

Exportierte Objekte nach dem Export dauerhaft löschen

Sie können festlegen, ob die exportierten Objekte nach dem Export dauerhaft gelöscht werden sollen. Diese Einstellung kann nicht ausgewählt werden, wenn nur die neuesten Versionen exportiert werden.

Informationen über dauerhaft gelöschte Objekte und Objektversionen exportieren

Anstelle der vorhandenen Objekte können Sie auch nur Daten aus den dauerhaft gelöschten Objekten und Objektversionen exportieren. Diese Funktion dient hauptsächlich dem Entfernen dauerhaft gelöschter Objekte aus der Dokumentenverwaltung.

Nur Änderungen seit letzter Ausführung exportieren

Sie haben die Möglichkeit, nur die seit der letzten Ausführung vorgenommenen Änderungen zu exportieren. Standardmäßig bietet M-Files das Datum des letzten Exports an (oder des letzten Imports von exportierten Objekten in die Quelldokumentenverwaltung mit einem Zeitstempel, der vor dem vorherigen Export liegt).

Vorschau

Die Vorschau-Taste zeigt die Anzahl der Objekte an, die vom Exportvorgang betroffen sind.