Dateien und Ordner importieren

Mit der Funktion Dateien und Ordner importieren können Sie eine große Anzahl von Dateien in M-Files importieren. Durch Auswahl dieser Funktion (Neu> Dateien und Ordner importieren... in der Menüleiste) öffnet sich ein Dialogfeld, in welchem Sie festlegen können, welche Dateien und Ordner importiert und wie diese organisiert werden sollen.

Anmerkung: Die Dateien können auch direkt per Drag & Drop in M-Files Desktop gezogen werden. Nachdem die Datei(en) gezogen wurden, reagiert M-Files so, als würden Sie ein neues Objekt oder neue Objekte erstellen (siehe Dokumente erstellen).

Dialogfeld "Dateien und Ordner importieren".

Quelle

Geben Sie den Speicherort der Dateien und Ordner an, die Sie in M-Files importieren möchten.

Unterordner einschließen

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterordner einschließen, wenn Sie auch die Unterordner des ausgewählten Speicherorts und die darin enthaltenen Elemente importieren möchten.

Ordnerstruktur nicht beibehalten

Aktivieren Sie die Option Ordnerstruktur nicht beibehalten, wenn Sie die vorhandene Ordnerstruktur beim Importieren in M-Files nicht beibehalten möchten. Die importierten Dokumente werden daraufhin in den Ansichten von MFiles anhand Ihrer Metadaten angeordnet.

Ordnerstruktur beibehalten

Aktivieren Sie das Optionsfeld Ordnerstruktur beibehalten, wenn Sie die vorhandene Ordnerstruktur in M-Files weiter nutzen möchten. Wählen Sie den Standardordner, in den die Dateien oder Ordner importiert werden sollen. Klicken Sie auf Neuer Ordner, um einen neuen Standardordner zu erstellen. Die Ordnerstruktur der übertragenen Dateien und Ordner wird nun von MFiles beibehalten. Sie können die Struktur anzeigen, indem Sie zu dem Standardordner mit den importierten Dateien und Ordnern navigieren. Die importierten Dokumente werden sowohl in den Standardordnern als auch (basierend auf ihren Metadaten) in den Ansichtenordnern von M-Files dargestellt.

Zur Eingabe von Metadaten auffordern

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zur Eingabe von Metadaten auffordern, wenn Sie die Metadaten von Dokumenten bei der Übertragung eingeben möchten. Wählen Sie im Metadatenformular beispielsweise Notiz als Dokumentenklasse, und klicken Sie auf OK für alle, wenn Sie Notizen in M-Files übertragen. Alle importierten Dokumente werden nun als Notizen gekennzeichnet.

Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren, werden alle importierten Dateien der Dokumentenklasse Nicht klassifiziertes Dokument zugeordnet. Auf diese Weise können Sie später noch weitere Dokumenten-Metadaten hinzufügen.

Berechtigungen

Geben Sie die Berechtigungen für die importierten Dateien und Ordner an. Das Feld Berechtigungen wird nur angezeigt, wenn keine anderen Eigenschaften für die Dokumente definiert wurden. Andernfalls werden die Berechtigungen mithilfe des Metadatenformulars angegeben.