Erstellen Sie einen neuen Benutzer, indem Sie links in der hierarchischen Ansicht von M-Files Admin Benutzer wählen und anschließend im Arbeitsbereich für Benutzer auf Neuer Benutzer... klicken.
Das Dialogfeld Benutzereigenschaften gibt Ihnen die Möglichkeit, die Eigenschaften für einen neuen Benutzer der Dokumentenverwaltung festzulegen. Diese Eigenschaften bestimmen die Berechtigungen für Dokumente und die Dokumentenverwaltung.
Das Dialogfeld "Eigenschaften des Benutzers".
Benutzerkonto und vollständiger Name
Wählen Sie im Dropdownmenü den Namen des Benutzerkontos aus, und geben Sie im Feld Vollständiger Name den vollständigen Namen des Benutzers an. Siehe Neues Benutzerkonto.
Benutzerkonto deaktiviert
Wenn ein Konto deaktiviert ist, kann der Benutzer die Dokumentenverwaltung nicht verwenden. Auch wenn die Dokumentenverwaltung nicht verwendet werden kann, bleiben die Benutzerinformationen erhalten. Das Konto kann mit dieser Funktion bei Bedarf rasch wieder aktiviert werden. Eine mögliche Anwendung für diese Funktion ist die Deaktivierung eines Mitarbeiterkontos aus Sicherheitsgründen, während sich dieser im Urlaub befindet.
Benutzer kann keine Dokumente oder Objekte erstellen
Der Benutzer kann weder Dokumente noch Objekte in der Dokumentenverwaltung erstellen. Er kann jedoch Dokumente anzeigen, wenn er über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.
Benutzer kann keine Standardordner erstellen oder bearbeiten
Der Benutzer kann keine Standardordner in der Dokumentenverwaltung erstellen oder bearbeiten.
Externer Benutzer
Benutzer können in externe und interne Benutzer gruppiert werden. Wählen Sie die Option Externer Benutzer, um einen Benutzer als externen Benutzer zu definieren. Externe Benutzer können nur Dokumente anzeigen und bearbeiten, die entsprechend gekennzeichnet wurden. Sie verfügen standardmäßig über keinerlei Rechte zum Anzeigen von Dokumenten. Beispielsweise können Sie Ihre Kunden als externe Benutzer definieren und ihnen Zugriff auf kundenbezogene Dokumente in der Dokumentenverwaltung gewähren.
Externe Benutzer verfügen, wie bereits angesprochen, standardmäßig über keinerlei Zugriffsrechte auf Dokumente. Um ein Dokument für einen externen Benutzer freizugeben, muss der Zugriff in den Berechtigungen des Dokuments explizit gewährt werden.
Vollzugriff auf die Dokumentenverwaltung
Mit dieser Option erhält der Benutzer alle nachfolgend aufgeführten Administratorrechte in der Dokumentenverwaltung.
Alle (einschließlich gelöschter) Objekte anzeigen und lesen
Unabhängig von den Berechtigungen, die für ein Dokument festgelegt wurden, können Benutzer mit dieser Berechtigung alle Objekte anzeigen und lesen (einschließlich gelöschter Objekte).
Gelöschte Objekte anzeigen und wiederherstellen
Mit dieser Berechtigung können Dokumente und Objekte wiederhergestellt werden, die als gelöscht markiert wurden.
Objekte dauerhaft löschen
Mit dieser Berechtigung können Sie Objekte dauerhaft löschen.
Auschecken rückgängig machen erzwingen
Benutzer mit dieser Berechtigung können Auscheckvorgänge anderer Benutzer rückgängig machen. Beispiel: Ein Benutzer hat vergessen, ein Dokument wieder einzuchecken, das jedoch von anderen Benutzern bearbeitet werden soll. Benutzer mit dieser Berechtigung können das Dokument einchecken. Änderungen, die an dem Dokument vorgenommen wurden, während es ausgecheckt war, gehen dabei jedoch verloren.
Berechtigungen für alle Objekte ändern
Mit dieser Berechtigung können Sie die Berechtigungen für beliebige Dokumente oder Objekte ändern. Beispielsweise können Sie anderen Benutzern die Schreibberechtigung für ein Dokument entziehen. Benutzer mit dieser Berechtigung sind nicht an die Berechtigungseinstellungen einzelner Dokumente oder Objekte gebunden.
Metadatenstruktur ändern
Die Berechtigung zur Änderung der Metadaten einer Dokumentenverwaltung sowie das Hinzufügen von neuen Dokumentenklassen oder Wertelisten. Angenommen, Sie möchten die Dokumentenklasse Rechnung ändern, sodass bei jeder Rechnung eine Angabe für die Eigenschaft Projekt erforderlich ist. Wenn Sie über diese Berechtigung verfügen, können Sie die Änderung vornehmen. Auch wenn ein Benutzer nicht über diese Berechtigung verfügt, kann er individuellen Objekten immer noch neue Metadatenfelder hinzufügen, indem er das Metadatenformular verwendet.
Workflows verwalten
Diese Berechtigung ermöglicht es dem Benutzer in M-Files Admin Workflows zu erstellen, zu bearbeiten und zu löschen.
Benutzerkonten verwalten
Mit dieser Berechtigung können Sie die Benutzerkonten der Dokumentenverwaltung verwalten. So können Sie u. a. Benutzer in der Dokumentenverwaltung hinzufügen oder entfernen.
Allgemeine Ansichten und Benachrichtigungsregeln verwalten
Mit dieser Berechtigung können Sie die Ansichten der Dokumentenverwaltung sowie die Benachrichtigungsregeln verwalten. Beispielsweise können Sie unter anderem eine Dokumentenverwaltungsansicht für alle Benutzer erstellen. Sie können auch allgemeine Benachrichtigungsregeln definieren. Allgemeine Ansichten und Benachrichtigungen werden in M-Files Desktop erstellt.