Die Metadaten können direkt durch eine Änderung der Eigenschaftenwerte im Metadatenformular bearbeitet werden. Neben der direkten Bearbeitung der Eigenschaftenwerte haben Sie auch die Möglichkeit, Eigenschaften hinzuzufügen oder zu entfernen, workflowbezogene Informationen zu ändern und Berechtigungen für die ausgewählten Elemente zu modifizieren.
Durch Anklicken einer Eigenschaft im Metadatenformular wird der Bearbeitungsmodus (durch die orangefarbene Leiste angezeigt) aktiviert, in welchem am unteren Seitenrand die Optionen Speichern und Verwerfen angezeigt werden. Durch Anklicken der Taste Speichern werden die Änderungen gespeichert, eine neue Version des Objekts erstellt und das Metadatenformular in den Ansicht-Modus zurückversetzt. Durch Auswahl von Verwerfen kehrt das Metadatenformular in den Ansicht-Modus zurück, ohne eventuell vorgenommene Änderungen zu speichern.
Die Felder Erstellt und Hinzugefügt von werden anhand des Benutzernamens und der Systemzeit des Computers automatisch ausgefüllt. Je nach Speicherort des Dokuments können weitere Felder von M-Files ausgefüllt werden. Das Feld Name oder Titel muss ausgefüllt werden, da der Name oder Titel in verschiedenen Listen angezeigt wird. Ein Sternsymbol (*) neben einem Feld zeigt an, dass das Ausfüllen dieses Feldes zwingend für das Erstellen des Objektes ist.
Für Eigenschaften mit zusätzlichen Funktionen wird eine Toolbar angezeigt. Es werden nur die Funktionen angezeigt, die für die ausgewählte Eigenschaft verfügbar sind.
Die fünf Funktionen der Toolbar: Feld hinzufügen, Feld entfernen, Aktualisieren, Wert hinzufügen und Bearbeiten.
Sie können die Symbole + und - verwenden, um Felder in einer Mehrfachauswahleigenschaft hinzuzufügen oder zu entfernen. Dies ermöglicht Ihnen, einem Dokument verschiedene Eigenschaften, wie z. B. eine Anzahl verschiedener Projekte, zuzuweisen.
Über das Symbol Aktualisieren werden die Werte einer Eigenschaft basierend auf einer Werteliste aktualisiert. Zusätzlich können Sie unter Verwendung des Symbols Wert hinzufügen weitere Werte für eine Eigenschaft erstellen. Mit dem Symbol Bearbeiten kann ein Dialogfeld für die Änderung des ausgewählten Werts geöffnet werden.
Durch Anklicken der Bezeichnung Eigenschaft hinzufügen am Ende der Eigenschaftenliste können Sie dem Metadatenformular ganz einfach weitere Metadatenfelder hinzufügen. Weitere Informationen zum Erstellen neuer Eigenschaften finden Sie im Kapitel M-Files Admin im Abschnitt Eigenschaftsdefinitionen.