Veröffentlichungseinstellungen in M-Files Web

Wenn die Dokumente beispielsweise für Interessengruppen oder Kunden im Internet veröffentlicht werden, ist es nicht nötig, dass die umfangreichen Eigenschaften von M-Files zur Verfügung gestellt werden. Hat der Benutzer zum Beispiel nur Leserechte, müssen die Funktionen für die Bearbeitung gar nicht angezeigt werden. Mithilfe der Veröffentlichungseinstellungen können den Benutzern genügend zweckmäßige Funktionen bereitgestellt werden, die den Zugriff auf die veröffentlichten Informationen und deren Verarbeitung ermöglichen und vereinfachen.

Anmerkung: Sie können die Funktion Hyperlink abrufen im Aufgabenbereich verwenden, wenn Sie von der M-Files Web-Oberfläche einen Link zum Dokument senden möchten.

Website für Definition der Veröffentlichungseinstellungen (speziell für die Website und die Dokumentenverwaltung)

Sie können unterschiedliche Veröffentlichungseinstellungen speziell für die Website und die Dokumentenverwaltung festlegen, indem Sie eine separate Konfigurationswebsite verwenden.

Melden Sie sich bei der Konfigurationsseite an, indem Sie die M-Files Web-URL Ihres Unternehmens (z. B. http://www.publikationen.unternehmen.de) verwenden und „/configuration.aspx“ an die Adresse anhängen. Zum Beispiel "http://www.publikationen.unternehmen.de/configuration.aspx". Wenn Sie sich im Browser bereits bei M-Files Web angemeldet haben, werden Sie von M-Files nicht aufgefordert, sich erneut anzumelden.

Anmerkung: Sie müssen über Systemadministratorrechte verfügen, um die Veröffentlichungseinstellungen bearbeiten zu können.

Websitespezifische Einstellungen

In den websitespezifischen Einstellungen können Sie Optionen auswählen, die für die Konfigurationswebsite und alle Dokumentenverwaltungen der Website gelten sollen.

Die Konfigurationswebsite für Veröffentlichungseinstellungen.

Zugriff auf Konfigurationsseiten nur für einen zulässigen IP-Bereich einschränken

Sie können einen bestimmten IP-Adressbereich für den Zugriff auf die Konfigurationswebsite festlegen. Normalerweise wird der Zugriff auf die Konfigurationswebsite nur vom Unternehmen aus zugelassen.

Anmerkung: Dies gilt nur für die Definitionswebsite.

Anzeigeeinstellungen

Seitentitel

Sie können den Namen für die von Ihnen angebotene Website frei wählen. Der Standardtitel lautet „M-Files Web“.

Sprache

Automatisch: M-Files verwendet standardmäßig Automatisch als Sprachauswahl. Das bedeutet, dass die Sprache von M-Files Web durch die in den Browsereinstellungen festgelegte Sprache bestimmt wird. Die Sprache wird dann benutzerbezogen definiert, so dass der Benutzer automatisch die vertraute Sprache in M-Files verwenden kann.

Anmerkung: Wird die Sprache in den Browsereinstellungen von M-Files nicht unterstützt, wird die auf dem M-Files Server installierte Sprache verwendet.

Bestimmte Sprache: Sie können für M-Files Web eine bestimmte Sprache festlegen. Sind die Anleitungen Ihres Unternehmens mit englisch benannten Funktionen verknüpft oder wenn die Benutzer in unterschiedlichen Sprachen arbeiten, können Sie Englisch als die M-Files Web-Sprache festlegen. Sie können aus allen von M-Files unterstützten Sprachen auswählen.

Windows SSO

Bei aktivierter Windows-Authentifizierung kann M-Files Web automatisch die Windows-Anmeldedaten verwenden. Der Administrator kann die SSO-Einstellung so konfigurieren, dass die Anmeldedaten nicht mehr eingegeben werden müssen, wenn die Benutzer mit M-Files Web navigieren.

Die automatische Authentifizierung ist standardmäßig deaktiviert, kann jedoch durch Einstellung des SSO-Werts auf Automatische Verwendung aktiviert werden. Alternativ kann die Option zur Verwendung von SSO auf der Anmeldeseite mit Auf Anmeldeseite anzeigen angezeigt werden.

M-Files-Benutzeranmeldung erzwingen

Aktivieren Sie diese Einstellung, wenn Benutzern die Windows-Anmeldeoption nicht angezeigt werden soll. Der Benutzer muss dann nicht überlegen, welche Anmeldeoption zu verwenden ist. M-Files schlägt die Anmeldung als M-Files-Benutzer vor. Auch aus Gründen der Datensicherheit kann es in einigen Fällen angeraten sein, die Windows-Anmeldung zu deaktivieren.

Anmerkung: Dies verhindert jedoch nicht, dass Sie sich mit Ihrem Windows-Benutzerkonto auf der Konfigurationswebsite anmelden müssen.

Automatische Anmeldung

Aktivieren Sie die Option Automatische Anmeldung, wenn Sie nicht möchten, dass Benutzer ihre Benutzer-ID für M-Files Web eingeben müssen. Beachten Sie, dass dann jeder beliebige Benutzer auf die Dokumentenverwaltungen der Website zugreifen kann, wenn er durch die Benutzer-ID autorisiert wird. Geben Sie auch Authentifizierungsinformationen für das automatische Anmeldeverfahren ein.

Authentifizierung (Benutzername, Kennwort und Domäne)

Wenn Sie möchten, dass M-Files Benutzern standardmäßig bestimmte IDs bereitstellt, speichern Sie die Standard-IDs in den Authentifizierungsinformationen. Benutzer können jedoch andere IDs verwenden, die einen umfassenderen Webzugriff ermöglichen.

Anmerkung: Wenn die automatische Anmeldung aktiviert ist, werden diese Authentifizierungsinformationen von M-Files dafür verwendet.

Wenn Sie keine Benutzer-ID für die Authentifizierung festlegen, müssen Benutzer die ID kennen und auf der Anmeldeseite eingeben.

Dokumentenverwaltung

Sie können zudem die Dokumentenverwaltung festlegen, zu der der Benutzer weitergeleitet wird. Wenn die automatische Anmeldung ausgewählt ist und die websitespezifische Dokumentenverwaltung definiert wurde, werden Benutzer zur Ansicht der ausgewählten Dokumentenverwaltung weitergeleitet. Wird keine Dokumentenverwaltung festgelegt, können Benutzer alle Dokumentenverwaltungen sehen, auf die mittels der relevanten ID zugegriffen werden kann.

Grundeinstellungen für Dokumentenverwaltungen

Für jede Dokumentenverwaltung können beispielsweise folgende Festlegungen getroffen werden:

Ob die Dokumentenverwaltung über M-Files Web verfügbar sein soll.
Die Standardansicht für die Dokumentenverwaltung.
Die Konfiguration der Benutzeroberfläche der Dokumentenverwaltung.

Zugriff auf diese Dokumentenverwaltung gewähren

Wählen Sie diese Option aus, wenn der Zugriff auf die Dokumentenverwaltung über M-Files Web möglich sein soll.

Anmerkung: Für die Nutzung einer Dokumentenverwaltung muss der Benutzer stets über die Berechtigungen für die jeweilige Dokumentenverwaltung verfügen.

Standardansicht

Mit dieser Option können Sie die standardmäßig zu öffnende Ansicht festlegen. Anderenfalls wird standardmäßig die Home-Ansicht geöffnet.

Layout

Standard-Layout
Standard-Layout mit Navigationsleiste
Kein Java-Applet
Kein Java-Applet und kein Aufgabenbereich
Kein Java-Applet und kein Aufgabenbereich (aber Wechseln-zu-Schnellzugriffe)
Nur Listenbereich und Eigenschaftenleiste
Nur Listenbereich

Wenn Sie Kein Java-Applet auswählen, können die Benutzer die Dokumente nicht direkt in den Anwendungen öffnen. Stattdessen müssen die Dokumente erst geladen werden. Denken Sie daran, die neuen Einstellungen mit der Schaltfläche OK zu übernehmen.

Wenn Sie nur den Listenbereich und den Eigenschaftenbereich anzeigen oder nur den Listenbereich, sollten Sie beachten, dass von den Benutzern keine Suchvorgänge durchgeführt werden können. Es ist wichtig, die Standardansicht so festzulegen, dass sie für diesen Zweck geeignet ist.

Navigation außerhalb der Standardansicht verhindern

Durch Aktivieren der Option Navigation außerhalb der Standardansicht verhindern können Sie verhindern, dass die Navigation über die Standardansicht hinausgeht. In diesem Fall ist keine Navigation möglich, auch nicht die Breadcrumb-Navigation.

Standardsuchkriterien und -einstellungen

In den Grundeinstellungen für Dokumentenverwaltungen können Sie festlegen, ob die zuletzt von Benutzern ausgewählten Suchkriterien und -einstellungen beibehalten werden sollen oder ob Sie ein bestimmtes Kriterium und eine bestimmte Einstellung verwenden möchten. Es sind dieselben Optionen wie in M-Files Desktop verfügbar.

Navigation in der Dokumentenverwaltung

Sie können das oberste Menü (Neu, Vorgänge und Einstellungen) und/oder die Breadcrumb-Navigation anzeigen oder ausblenden.

Anmerkung: Wenn M-Files Web im Modus "Nur Listenbereich" angezeigt wird, werden die Objekt-Metadaten und die Suchfunktionen vor den Benutzern verborgen. Dadurch können die Benutzer lediglich die Objekte lesen und bearbeiten, die gemäß ihren Berechtigungen im Listenbereich angezeigt werden.

Steuerungseinstellungen für Dokumentenverwaltungen

Spalteneinstellungen speichern.

Wenn mehrere Benutzer dieselbe Benutzer-ID verwenden (beispielsweise bei der automatischen Anmeldung), ist es empfehlenswert, das Speichern der Spalteneinstellungen zu verhindern.

Workflow-Verknüpfung in der Eigenschaftsleiste.
Dialog zum Auschecken.

Wenn die Benutzer von M-Files Web schreibgeschützten Zugriff und keine Berechtigung zum Bearbeiten haben, ist es nicht nötig, das Dialogfeld Auschecken anzuzeigen.

Ausgeblendete Eigenschaften.

Einige Eigenschaften können für externe Benutzer ausgeblendet sein. Dann wird die (ausgeblendete) Information in der Eigenschaftsleiste oder im Metadatenformular angezeigt. Es wird empfohlen, die (ausgeblendete) Informationen auszublenden.

Metadatenformular.
Kontextmenü.
Erweiterte Suche.

Im Aufgabenbereich angezeigte Verknüpfungen

Sie können auch die Verknüpfungen festlegen, die im Aufgabenbereich angezeigt werden sollen, wenn diese Option in den Grundeinstellungen für Dokumentenverwaltungen nicht ausgeblendet wird.